MS-Excel: การสร้างฐานข้อมูลการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีแบบง่าย-ตอนที่ 1 (ภาพ)

ดูภาพประกอบได้จากตรงนี้ครับ

MS-Excel: การสร้างฐานข้อมูลการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีแบบง่าย-ตอนที่ 1

          ถึงช่วงปลายปีทีไรงาน HR ยุ่งทุกทีนะครับ ไหนจะเตรียมของขวัญแจกพนักงาน เตรียมจัดงานปีใหม่ ออกไปเยี่ยมเยือนบรรดาผู้ช่วยเหลืองานต่างๆ เช่น สำนักงานประกันสังคม จัดหางาน ส่วนงานบริหารท้องถิ่นต่างๆ และอีกเยอะแยะมากมาย แต่งานที่มักจะทำให้ลุกไปปไหนไม่ค่อยได้เห็นจะเป็นงานนี้ครับ "การประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปี" หรือ Performance Appraisal หรือบางคนก็เรียกเป็นประเมินผลขึ้นเงินเดือนจ่ายโบนัส

        ผมได้มีโอกาสได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับ HR หลายๆ ท่าน และบางส่วนก็มาจากการสอบถามช่วงที่เคยสอนที่ HR Center ก็ได้รับเสียงสะท้อนกลับมาที่ไม่ต่างกันมากก็คือส่วนใหญ่ใช้ Microsoft Excel นี่ละครับในการประเมินผลขึ้นเงินเดือน เพราะแต่ละบริษัทมีข้อจำกัดและความต้องการใช้ที่แตกต่างกัน ผมเชื่อได้ว่าไม่มีระบบไหนที่ดีที่สุดที่สามารถมาสนองตอบต่อความต้องการของผู้บริหารในประเทศไทยได้ครบถ้วนทุกอย่าง หากผู้บริหารเองไม่ปรับตัวเข้ากับระบบและใช้ระบบที่ซื้อมาแพงๆ อย่างจริงจัง

       แล้วในแต่ละปีก็จะมีผู้โชคดีหน้าใหม่ที่ไม่เคยสัมผัสงานด้าน HR มาโดยตรงได้รับการมอบหมายให้มาทำการคิดเงินเดือนขึ้นและโบนัสเป็นประจำ บางคนก็ทำๆ ไปเพื่อให้มันเสร็จ ผมก็เลยอยากแบ่งปันความรู้ที่พอมีอยู่บ้างให้กับคนที่พึ่งเริ่มต้นมาจับงานนี้ หรือบางทีเทคนิคหรือสูตรที่ผมใช้ก็อาจจะเป็นประโยชน์กับ HR มือเก๋าบางท่าน ในขณะเดียวกันผมก็ยินดีแลกเปลี่ยนกับท่านผู้เชี่ยวชาญทั้งหลายหากจะมีเทคนิคที่ดีกว่ามาเผื่อแผ่ให้ HR ของไทยไปสู่ระดับโลกได้ (แม้ว่าบอลไทยจะหมดหวังไปบอลโลกมานานแล้วก็ตาม)

      ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจเบื้องต้นก่อนว่าข้อมูลที่ได้จากระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS) ทั้งหลายสามารถแสดงรายงานหรือ Export รายงานออกมาได้ต่างกัน เราจึงต้องมาจัดหน้าตาให้ดูแล้วเข้าตรรกะและเชื่อมโยงการใช้งานในรูปแบบของการประเมินผลประจำปีเสียก่อน

         เริ่มจากการจัดกลุ่มพนักงานใหม่ เพราะเวลาคิดเงินขึ้นกับโบนัสพนักงานแต่ละกลุ่มมักจะใช้วิธีการหรือสูตรคิดหรือ Scheme แตกต่างกัน เช่น กลุ่มพนักงานทั่วไปให้โบนัสเฉลี่ย 4.5 เดือน พนักงานระดับหัวหน้างานให้โบนัส 4.25 เดือน เป็นต้น เราจึงต้องหาหลักเกณฑ์ให้ระบบจัดกลุ่มพนักงานให้ใหม่ โดยใช้ระดับ (Job Grade หรือ Job Level) เป็นตัวกำหนด ดูสูตรการใช้ได้ตามเซล H12 ครับ

         จากนั้นเราก็มานับอายุงานกันโดยใช้สูตร DATEDIF ซึ่งจะนับอายุงานแบบวันชนวันให้ ผมแยกการนับอายุงานไว้คนละคอลัมน์เพื่อให้ง่ายต่อการดูและอธิบายครับ โดยวันสุดท้ายที่นับอายุงานก็คือวันสุดท้ายของรอบการประเมินผล ตามนโยบายของแต่ละบริษัท ดูสูตรการใช้ได้ตามเซล J12 (นับปี) และ K12 (นับเดือน) ครับ
         ส่วน การตั้งค่าวันที่จะเริ่มและสิ้นสุดการประเมินผลก่อน จากนั้นดูว่าตามนโยบายของท่านเขาจ่ายเงินโบนัสหรือปรับเงินขึ้นแบบไหน ตามตัวอย่างผมตัด ณ วันที่ 30 มิถุนายน นั่นคือคนที่มาเริ่มงานกับบริษัทก่อน 1 มกราคม 2552 จะได้รับการประเมินผลขึ้นเงินเดือนและรับเงินโบนัสเต็มจำนวน ส่วนคนที่มาเริ่มงานตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม - 30 มิถุนายน 2552 จะได้รับผลแบบตามสัดส่วน (Prorata) ส่วนคนไหนมาเริ่มงานหลังวันที่ 30 มิถุนายน 2552 จะถูกเอาส่วนที่เหลือไปนับรวมจ่ายกับปีหน้า 

วันนี้ขอแค่นี้ก่อนครับ จะมาต่อตอนที่ 2 เร็วๆ นี้

MS-Excel: การนับจำนวนวันทำงานในรอบเดือน/ไตรมาส/ปี

พอจะถึงปีใหม่ชาว HR หลายคนก็ต้องทำการคำนวณหาจำนวนวันทำงานในรอบเดือนหรือไตรมาสหรือทั้งปี
ใน Excel มีฟังก์ชั่นอันหนึ่งมาช่วยในการนับจำนวนวันโดยหักวันหยุดนักขัตฤกษ์ให้ด้วย โดยใช้ฟังก์ชั่น NETWORKDAYS ตามตัวอย่างครับ
ลองเอาไปปรับใช้ดู น่าจะพอช่วยงานได้บ้างนะครับ

สงวนลิขสิทธิ์ โดยนายเสกสิทธิ  คูณศรี (30 พ.ย.2552)

แรงงานสัมพันธ์และกฏหมายแรงงาน

แรงงานสัมพันธ์และกฏหมายแรงงาน

(บทความนี้ได้รับมาจากคุณ Vichate Nilkaopeeb และได้รับอนุญาตให้นำมาเผยแพร่ทั่วไปจากผู้เขียนแล้ว)


แรงงานสัมพันธ์ (Labor Relation) หรืออาจจะเรียกได้ว่า พนักงานสัมพันธ์ (Employee Relation) หรืออุตสาหกรรมสัมพันธ์ (Industrial Relation) เป็นความสัมพันธ์ ความเกี่ยวข้อง หรือการปฏิบัติต่อกันระหว่างบุคคล 2 ฝ่าย กล่าวคือ ฝ่ายนายจ้าง หรือฝ่ายบริหาร หรือฝ่ายจัดการฝ่ายหนึ่ง กับฝ่ายลูกจ้าง หรือฝ่ายพนักงาน หรือฝ่ายผู้ปฏิบัติงานอีกฝ่ายหนึ่ง

แรงงานสัมพันธ์ เป็นอีกประเด็นหนึ่งที่สำคัญในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เพราะความสัมพันธ์ระหว่างฝ่ายนายจ้างและฝ่ายลูกจ้าง จะส่งผลทั้งในทางบวกและทางลบต่อกระบวนการบริหารงานภายในองค์การ กระบวนการผลิต และการดำเนินธุรกิจของนายจ้าง ส่งต่อสภาพการทำงานและชีวิตความเป็นอยู่ของฝ่ายลูกจ้าง รวมทั้งส่งผลต่อสภาวการณ์ทางการเมือง เศรษฐกิจ และสังคมของประเทศด้วยเช่นกัน ลักษณะงานของนักแรงงานสัมพันธ์ จะเกี่ยวข้องกับการลงโทษ การเลิกจ้าง การลดกำลังคน การเปลี่ยนหรือลดสภาพการจ้าง การเจรจาต่อรอง ข้อพิพาทแรงงาน การปิดงานและการนัดหยุดงาน และการสู้คดีในศาล เป็นต้น

ภารกิจของนักแรงงานสัมพันธ์จึงเป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดี เพื่อให้เกิดความสมดุลระหว่างความต้องการของนายจ้าง และความต้องการของลูกจ้าง

บทบาทของนักแรงงานสัมพันธ์ที่ดี จะต้องพยายามให้เกิดการยอมรับจากบุคคล 4 ฝ่าย อันได้แก่

· นายจ้าง

· ผู้บังคับบัญชา

· สหภาพแรงงาน

· ลูกจ้าง

จนเกิดเป็น “4 ความเชื่อ” กล่าวคือ

1. ต้องทำให้นายจ้างเกิดความเชื่อใจ

2. ทำให้ผู้บังคับบัญชาเกิดความเชื่อมือ

3. ทำให้สภาพแรงงานเกิดความเชื่อถือ

4. ทำให้ลูกจ้างเกิดความเชื่อมั่นในการทำงาน

สำหรับกฎหมายแรงงาน ( Labor Law) หมายถึง กฎหมายที่บัญญัติถึงสิทธิและหน้าที่ของนายจ้าง ลูกจ้าง องค์การของนายจ้าง และองค์การของลูกจ้าง รวมทั้งมาตรการที่กำหนดให้นายจ้าง ลูกจ้าง และองค์การดังกล่าวต้องปฏิบัติต่อกันและต่อรัฐ ทั้งนี้เพื่อให้การจ้างงาน การใช้แรงงาน การประกอบกิจการ และความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและลูกจ้างเป็นไปอย่างเหมาะสม ต่างได้รับประโยชน์ที่พอเพียง อันจะมีผลทำให้เกิดความสงบสุข ความเจริญ และความมั่นคงแก่นายจ้าง ลูกจ้าง สังคม และประเทศชาติ

ในการศึกษาความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและลูกจ้างนี้ จำเป็นต้องทราบถึงกฎหมายที่เกี่ยวข้องโดยสังเขป กฎหมายแรงงานของประเทศไทยที่ใช้บังคับอยู่ในปัจจุบันมีอยู่หลายฉบับ และมีการเปลี่ยนแปลงบทบัญญัติอยู่เสมอ กฎหมายแรงงานที่สำคัญและควรรู้มีอยู่ 6 ฉบับดังต่อไปนี้

1. ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ บรรพ 3 เอกเทศสัญญา ลักษณะ 6 การจ้างแรงงาน เป็นกฎหมายที่กล่าวถึงลักษณะความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างกับลูกจ้างที่ถือว่าเป็นการจ้างแรงงาน เงื่อนไขในการจ่ายค่าจ้าง และเงื่อนไขในการเลิกจ้างแรงงานต่อกัน ทั้งนี้ถือว่าการจ้างแรงงานเป็นสัญญาต่างตอบแทนชนิดหนึ่งที่ทั้งสองฝ่ายมีสิทธิและหน้าที่อันจะต้องปฏิบัติต่อกัน

2. พระราชบัญญัติแรงงานสัมพันธ์ พ.ศ.2518 เป็นการกำหนดขั้นตอนและวิธีการที่นายจ้างและลูกจ้างจะยื่นข้อเรียกร้องต่อกัน กระบวนการในการเจรจาต่อรอง ขั้นตอนในการระงับข้อพิพาทแรงงาน เงื่อนไขในการนัดหยุดงานหรือปิดงาน และบทบาทของรัฐในการระงับข้อพิพาทแรงงาน นอกจากนี้ยังรวมถึงการก่อตั้งและการดำเนินงานขององค์การนายจ้าง องค์การลูกจ้าง และการกระทำอันไม่เป็นธรรมด้วย ในส่วนของพนักงานรัฐวิสาหกิจได้มีการออกพระราชบัญญัติแรงงานรัฐวิสาหกิจสัมพันธ์ พ.ศ.2543 กำหนดความสัมพันธ์ของพนักงานรัฐวิสาหกิจและฝ่ายบริหารไว้ต่างหาก

3. พระราชบัญญัติจัดตั้งศาลแรงงานและวิธีพิจารณาคดีแรงงาน พ.ศ.2522 เป็นกฎหมายที่กำหนดกระบวนการฟ้องคดีในศาลแรงงาน และวิธีที่ศาลแรงงานจะพิจารณาคดี ซึ่งเน้นในหลักการสะดวก รวดเร็ว ประหยัด และเป็นธรรม เพื่อผดุงไว้ซึ่งความเป็นธรรม และความสงบสุขด้านแรงงานสัมพันธ์ของประเทศ

4. พระราชบัญญัติประกันสังคม พ.ศ.2533 เป็นกฎหมายที่กำหนดถึงการจัดตั้งกองทุนประกันสังคม การส่งเงินสมทบของผู้ประกันตน และการให้ประโยชน์ทดแทนแก่ผู้ประกันตนในลักษณะต่างๆ

5. พระราชบัญญัติเงินทดแทน พ.ศ.2537 เป็นกฎหมายที่กำหนดถึงหน้าที่นายจ้างในการจ่ายเงินทดแทนให้แก่ลูกจ้างที่ประสบอันตรายหรือเจ็บป่วยเนื่องจากการทำงาน และในการจ่ายเงินสมทบเข้ากองทุนเงินทดแทน

6. พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ.2551 เป็นกฎหมายที่กำหนดมาตรฐานแรงงานในกิจการ รวมถึงชั่วโมงทำงาน เวลาพัก วันหยุด วันลา การคุ้มครองความปลอดภัยในการทำงาน ค่าจ้างขั้นต่ำ เงินชดเชย ระเบียบข้อบังตับ หลักเกณฑ์การจ่ายเงินค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา และอำนาจพนักงานตรวจแรงงาน

ประเด็นเรื่องแรงงานสัมพันธ์และกฎหมายแรงงาน เป็นเรื่องที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เพราะความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างฝ่ายนายจ้าง และฝ่ายลูกจ้าง จะทำให้บุคคลและองค์การทั้งสองฝ่ายได้รับประโยชน์ร่วมกัน อันจะก่อให้เกิดความสุข ความเจริญ และความมั่นคงทั้งแก่นายจ้าง ลูกจ้าง สังคม และประเทศชาติ

โดยคุณ Vichate Nilkaopeeb วันที่ 30 พ.ย. 2552

MS-Excel: การนับอายุงาน (Year of Service) หรือายุพนักงาน (Age)

การนับอายุงาน (Year of Service) หรืออายุพนักงานทำได้โดยการใช้ฟังก์ชั่น Datedif ซึ่งโปรแกรมจะคำนวณวันเริ่มต้นจนถึงวันสุดท้ายให้โดยนับแบบวันชนวัน เพราะฉะนั้นการนับแบบนี้จะไม่มีโอกาสผิดพลาด และหากให้โปรแกรมนับถึงวันปัจจุบัน (สูตรคือ TODAY()) เมื่อเปิดไฟล์ขึ้นมาโปรแกรมก็จะนับอายุถึงตอนที่เปิดโปรแกรมให้เองอัตโนมัติ

การคิดอัตราการมาทำงาน (Attendant Rate) กับอัตราการขาดงาน (Absenteeism Rate)

มีอีกหลายคนที่ยังไม่รู้ว่าจะคิดอัตราการมาทำงาน (Attendant Rate) กับอัตราการขาดงาน (Absenteeism Rate) อย่างไร ก็ดูวิธีคิดคามตัวอย่างเลยครับ

การคิดอัตราการลาออก (Turnover Rate)

มีเพื่อนๆ พี่ๆ น้องๆ และนิสิต นักศึกษา HR หลายคนส่งคำถามเกี่ยวกับวิธีการคิด Turnover หรืออัตราการลาออกมา ผมก็เลยเอามาสรุปให้ใน Sheet อันเดียวจะได้เห็นเปรียบเทียบ ว่ามีหลายวิธีในการคิดอัตราการลาออก ส่วนจะใช้แบบไหนก็ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ครับ

MS-Excel: การรวมวันที่มากกว่า 1 วันไว้ใน Cell เดียวกัน

มีนิสิตเขียนมาถามผมตามนี้ครับ

สวัสดีค่ะ อาจารย์ที่เคารพ

หนูมีเรื่องจะขอปรึกษาเกี่ยวกับการใช้ Excel ค่ะ ตามเอกสารแนบ มีสูตรอะไรบ้างที่สามารถนำข้อความ (วันที่) 3 Columns มารวมเป็น Column เดียว โดยที่ค่าของวันที่ ไม่เปลี่ยนแปลงคะ หนูลองใช้สูตร =L91 & "-" &N91 แล้ว แต่ว่าวันที่มันเปลี่ยนเป็นตัวเลขอื่น ค่ะ

ขอให้อาจารย์ช่วยแนะนำด้วยนะคะ ขอขอบพระคุณเป็นอย่างสูงค่ะ

วิธีการก็คือใช้ฟังก์ชั่น TEXT มาช่วยดูตามรูปภาพครับ ขอให้ใช้งาน Excel ในงาน HR อย่างสนุกนะครับ

8. การจัดเวทีการแสดงเพื่อประชาสัมพันธ์รับสมัครงาน (Performance Show & Job Promotion)

7. การแจกใบปลิวรับสมัครงานตามสถานีขนส่ง (Leaflet Distribution in Public Transportation)

6. การแจกใบปลิวรับสมัครงานในโรงเรียนที่มีชื่อเสียงในต่างจังหวัด (Leaflet Distribution in Local School)

5. ร่วมประชุมประจำเดือนกับตัวแทนชุมชน (Join Government Officer Monthly Meeting)

4. ประชาสัมพันธ์และรับสมัครผ่านตัวแทนชุมชน (Community Leader Recruitment)

3. ตั้งศูนย์รับสมัครงานต่างจังหวัด (Remote Recruitment Office)

2. ป้ายประกาศรับสมัครงานขนาดใหญ่ (Sign Board)

1. การมอบรางวัลแนะนำผู้สมัครให้พนักงาน (Employee Referrals)

กลยุทธ์การรับสมัครงานในสถานการณ์ที่เกิดวิกฤติขาดแคลนแรงงาน กรณีการรับสมัครแรงงานภายในประเทศ

• ในภาวะปัจจุบันเกิดการเปลี่ยนแปลงของภาวะตลาดแรงงานในประเทศไทยเป็นอย่างมาก ตั้งแต่ช่วงปลายปี 2551 ถึงกลางปี 2552 มีการเลิกจ้างพนักงานเป็นจำนวนมาก แต่ในช่วง 2-3 เดือนมานี้หลายบริษัทเกิดปัญหาการขาดแคลนแรงงานเป็นอย่างมาก อันเนื่องมาจากแรงงานที่ถูกเลิกจ้างส่วนหนึ่งไปประกอบอาชีพส่วนตัว อีกส่วนหนึ่งอายุเกินกว่าที่ตลาดแรงงานส่วนใหญ่ต้องการ อีกส่วนหนึ่งสามารถปรับระดับตำแหน่งของตนเองไปทำงานในตำแหน่งที่สูงขึ้น และอีกส่วนหนึ่งกลับไปทำนา เพราะราคาข้าวมีราคาสูงขึ้นเป็นอย่างมาก



• ในฐานะที่ผมเองเคยทำงานด้านการรับสมัครงานมาระยะเวลาหนึ่ง ในช่วงที่บริษัทที่ทำงานในขณะนั้นต้องการพนักงานใหม่สัปดาห์ละ 350 คน ผมจึงมีโอกาสได้ทำกิจกรรมการสรรหาผู้สมัครงานมาหลากหลาย บ้างเป็นไปตามตำราและหลักทฤษฎี และมีไม่น้อยที่คิดค้นหาวิธีกันเอง จึงคิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านทุกท่านไม่มากก็น้อย โดยได้คัดเลือกกิจกรรมที่ทำแต่เฉพาะเวลาที่ขาดแคลนแรงงานในระดับพนักงานปฏิบัติการทั่วไปมานำเสนอ และเอาแต่เฉพาะแรงงานภายในประเทศก่อน ส่วนแรงงานต่างด้าวผมก็เคยมีประสบการณ์มาแบ่งปันให้ทุกท่านเหมือนกัน แต่ขอเป็นครั้งหน้านะครับ

1. การมอบรางวัลแนะนำผู้สมัครให้พนักงาน (Employee Referrals)
คือ การสรรหาโดยผ่านการแนะนำของพนักงานที่ทำงานอยู่ในปัจจุบัน โดยออกประกาศแจ้งพนักงานในการให้รางวัลแนะนำผู้สมัครงาน ทั้งนี้ รางวัลแนะนำผู้สมัครงานนี้อาจเป็นเงินหรือสิ่งของหรืออาจจะไม่ต้องมีอะไรให้เลยก็ได้ แต่บริษัทควรมีการแสดงความขอบคุณต่อพนักงานโดยวิธีใดวิธีหนึ่ง ซึ่งหากให้รางวัลเป็นเงิน เงินรางวัลนี้จะให้ตามระดับของตำแหน่งที่ขาดแคลน เช่น ระดับพนักวานทั่วไปให้ผู้แนะนำคนละ 500 บาทต่อผู้สมัครที่ผ่านเกณฑ์การคัดเลือก 1 คน เป็นต้น ทั้งนี้บริษัทต้องกำหนดหลักเกณฑ์การจ่ายเงินให้ชัดเจนเพื่อป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น เช่น จ่ายเงินหรือให้ของขวัญ เช่น ผ้าขนหนู หรือเสื้อยืด หรือเงินให้ผู้แนะนำส่วนหนึ่งทันทีเมื่อผู้สมัครที่แนะนำมาผ่านการคัดเลือก (ผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกแล้วไม่มาเริ่มงาน จะไม่ถือรวมในเกณฑ์การจ่ายนี้) และจ่ายเงินส่วนที่เหลือเมื่อพนักงานใหม่ผ่านทดลองงาน นอกจากนี้ควรระบุให้ชัดเจนด้วยว่าหากพนักงานผู้แนะนำลาออกก่อนที่พนักงานใหม่ที่แนะนำมาจะครบทดลองงาน พนักงานผู้นั้นจะได้รับเงินอย่างไร

2. ป้ายประกาศรับสมัครงานขนาดใหญ่ (Sign Board)

คือ การจัดทำป้ายประกาศรับสมัครงานขนาดใหญ่ปิดตามจุดที่มีกลุ่มแรงงานเป้าหมายผ่าน เช่น หากต้องการแรงงานภาคกลางและภาคอีสานอาจปิดตรงสามแยกถนนมิตรภาพจังหวัดสระบุรี หรือถ้าต้องการแรงงานที่อยู่ภาคอีสานก็อาจปิดป้ายที่ถนนมิตรภาพ อ.สีคิ้ว จ.นครราชสีมา เป็นต้น ซึ่งการจ้างทำป้ายโฆษณานี้จะมีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง ดังนั้น หากรวมกลุ่มหลายๆ บริษัทช่วยกันออกค่าใช้จ่ายก็จะมีภาระค่าใช้จ่ายลดลงได้ ซึ่งป้ายที่ปิดประกาศนี้ควรมีข้อความสั้นๆ กระชับ ได้ใจความ ใช้เวลาอ่านไม่มาดก็เข้าใจและจำได้ เพราะผู้อ่านจะมองผ่านเพียงแวบเดียวในระหว่างที่เดินทางผ่านป้ายประกาศไป

3. ตั้งศูนย์รับสมัครงานต่างจังหวัด (Remote Recruitment Office)

คือ การตั้งศูนย์รับสมัครงานในจังหวัดที่มีแรงงานเป้าหมายจำนวนมาก เช่น อุบลราชธานี อุดรธานี ร้อยเอ็ด นครราชสีมา นครสวรรค์ พิษณุโลก สุพรรณบุรี เป้นต้น ทั้งนี้ บริษัทอาจใช้วิธีการจ้าง Outsource ช่วยรับสมัครแล้วให้เงินค่าจ้างเป็นรายหัวก็ได้ โดยบริษัทอาจนัดหมายวันที่จะมาทำการสัมภาษณ์ผู้สมัครสัปดาห์หรือเดือนละครั้งก็ได้

4. ประชาสัมพันธ์และรับสมัครผ่านตัวแทนชุมชน (Community Leader Recruitment)

คือ การไปสร้างความสัมพันธ์กับตัวแทนชุมชนต่างๆ ที่อยู่ห่างไกลจากบริษัท แต่มีกลุ่มเป้าหมายที่มีแรงงานอยู่ เช่น กำนัน ผู้ใฆญ่บ้าน แล้วตั้งให้ตัวแทนชุมชนช่วยหาคนและรับสมัครงานไว้ จากนั้นบริษัทจึงไปทำการคัดเลือกพนักงาน โดยอาจกำหนดเป็นช่วงเวลา สัปดาห์หรือเดือนละครั้ง จากนั้นบริษัทก็ให้ค่าหัวผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกกับกำนัน ผู้ใหญ่บ้าน ซึ่งกิจกรรมนี้ผู้ที่จะไปทำการคัดเลือกผู้สมัครควรเดินทางไปด้วยรถตู้เพื่อรับผู้ผ่านการคัดเลือกไปเริ่มงานได้ทันที
สำหรับชุมชนที่จะเดินทางไปติดต่อรับสมัครงานนี้ บริษัทอาจใช้การติดต่อผ่านทางพนักงานปัจจุบันที่ทำงานอยู่ในบริษัทแนะนำให้ก็ได้

5. ร่วมประชุมประจำเดือนกับตัวแทนชุมชน (Join Government Officer Monthly Meeting)

คือ การเข้าร่วมประชุมประจำเดือน ช่วงต้นเดือนของทุกเดือน ซึ่งโดยปกติผู้ว่าราชการจังหวัดจะมีการเชิญประชุมกำนัน ผู้ใหญ่บ้าน เป็นประจำเดือนละครั้ง บริษัทสามารถขอเวลาของที่ประชุมเพื่อประชาสัมพันธ์การรับสมัครผ่านทางเวทีนี้ได้ โดยปกติจะใช้วิธีการนี้ร่วมกับวิธีที่ 4 โดยการให้ค่าหัวผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกกับกำนัน ผู้ใหญ่บ้าน ซึ่งเจ้าหน้าที่บริษัทควรนัดหมายกับกำนัน ผู้ใหญ่บ้าน เพื่อไปทำการคัดเลือกผู้สมัครในชุมชนนั้นๆ สัปดาห์หรือเกือนละครั้ง ในการติดต่อขอเข้าร่วมประชุมนี้บริษัทอาจติดต่อไปที่หน้าห้องผู้ว่าฯ เพื่อตรวจสอบและนัดหมายขอเข้าร่วมประชุมก่อนเพื่อให้การเข้าร่วมกิจกรรมเป็นไปด้วยความเรียบร้อย

6. การแจกใบปลิวรับสมัครงานในโรงเรียนที่มีชื่อเสียงในต่างจังหวัด (Leaflet Distribution in Local School)
คือ การขอเข้าไปแจกใบปลิวรับสมัครงานในโรงเรียนที่มีชื่อเสียงในต่างจังหวัด เพื่อให้นักเรียนได้นำใบปลิวกลับไปให้ผู้ปกครองที่บ้าน และบริษัทอาจขอโอกาสทางโรงเรียนเพื่อประชาสัมพันธ์การรับสมัครงานในช่วงเช้าตอนประชุมเคารพธงชาติของโรงเรียนด้วยก็ได้ ทั้งนี้ ควรเลือกโรงเรียนที่มีนักเรียนจำนวนมากๆ เพื่อให้การกระจายข่าวเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และควรฝากใบปลิวส่วนหนี่งไว้ที่โรงเรียนด้วย

7. การแจกใบปลิวรับสมัครงานตามสถานีขนส่ง (Leaflet Distribution in Public Transportation)

คือ การทำหนังสือขอไปแจกใบปลิวรับสมัครงานตามสถานีขนส่งสำคัญๆ ต่างๆ เช่น หัวลำโพง หมอชิต สถานีรถไฟดอนเมือง ชุมทางภาชี หรือสถานีขนส่งสายใต้ เป็นต้น บริษัทอาจจ้าง Outsource ไปช่วยแจกใบปลิวให้ก็ได้

8. การจัดเวทีการแสดงเพื่อประชาสัมพันธ์รับสมัครงาน (Performance Show & Job Promotion)

คือ การว่าจ้างวงดนตรี หรือการแสดงไปแสดงในชุมชนเป้าหมายในต่างจังหวัด แล้วใช้เวทีดังกล่าวประชาสัมพันธ์และแจกใบปลิวรับสมัครงาน โดยการประสานงานร่วมกับกำนัน ผู้ใหญ่บ้านของชุมชนล่วงหน้า และเจ้าหน้าที่บริษัทอาจอยู่ในชุมชนต่อเพื่อรับสมัครงานในวันรุ่งขึ้นได้

สงวนลิขสิทธิ์ โดย นายเสกสิทธิ คูณศรี

ผลกระทบของ 3G ต่อระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลในอนาคต

คิดว่าผู้อ่านหลายๆ ท่านคงจะได้ยินคำว่า 3G มากันบ้างแล้ว และผมได้เกริ่นไว้ในผลกระทบของ 3G ต่อระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลไปบ้างแล้ว คราวนี้เรามาลงลึกในรายละเอียดเพิ่มเติมว่า 3G จะมีผลอย่างไรต่อ HRIS

รู้จักกับ 3G
3G หรือ Third Generation เป็นเทคโนโลยีสื่อสารในยุคที่ 3 ซึ่งระบบ 3G ( UMTS ) นั้นคือการนำเอาข้อดีของ ระบบ CDMA มาปรับใช้กับ GSM เรียกว่า W-CDMA ซึ่งถูกพัฒนาโดยบริษัท NTT DoCoMo ของญี่ปุ่นสำหรับเมืองไทยนั้น ระบบ 3G จะเป็น เทคโนโลยีแบบ HSPA ซึ่งแยกย่อยได้เป็น HSDPA , HSUPA และ HSPA+HSDPA นั้นจะสามารถ รับส่งข้อมูลได้สูงสุดที่ Download 14.4 Mbps / Upload 384 Kbps. ( ปัจจุบันผู้ให้บริการทั่วโลกยังให้บริการอยู่ที่ Download 7.2Mbps เท่านั้น )HSUPA จะเหมือนกับ HSDPA ทุกอย่างแต่การ Upload ข้อมูลจะวิ่งที่ความเร็วสูงสุด 5.76 MbpsHSPA+ เป็นระบบในอนาคต การ Download ข้อมูลจะอยู่ที่ 42 Mbps / Upload 22 Mbpsสำหรับในเมืองไทยนั้น ระบบ 3G ( HSPA ) ที่ Operator AIS หรือ DTAC นำมาใช้จะเป็น HSDPA โดยการ Download จะอยู่ที่ 7.2Mbps

3G ที่ใช้กันทั่วโลก จะใช้อยู่ 3 ความถี่ที่เป็นมาตราฐานคือ 850 , 1900 และ 2100 ซึ่งเมืองไทยจะแบ่งเป็นดังนี้ คลื่นความถี่ ( band ) 850 จะถูกพัฒนาโดย Dtac และ True คลื่นความถี่ ( band ) 2100 จะถูกพัฒนาโดย AISคลื่นความถี่ ( band ) 1900
(ที่มา : thaigaming.com)

ลักษณะการทำงานของ 3G
เมื่อเปรียบเทียบเทคโนโลยี 2G กับ 3G แล้ว 3G มีช่องสัญญาณความถี่ และ ความจุในการรับส่งข้อมูลที่มากกว่า ทำให้ประสิทธิภาพในการรับส่งข้อมูลแอพพลิเคชั่น รวมทั้งบริการระบบเสียงดีขึ้น พร้อมทั้งสามารถใช้ บริการมัลติมีเดียได้เต็มที่ และ สมบูรณ์แบบขึ้น เช่น บริการส่งแฟกซ์, โทรศัพท์ต่างประเทศ ,รับ-ส่งข้อความที่มีขนาดใหญ่ ,ประชุมทางไกลผ่านหน้าจออุปกรณ์สื่อสาร, ดาวน์โหลดเพลง, ชมภาพยนตร์แบบสั้นๆ

เทคโนโลยี 3G น่าสนใจอย่างไร
จากการที่ 3G สามารถรับส่งข้อมูลในความเร็วสูง ทำให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปได้ อย่างรวดเร็ว และ มีรูปแบบใหม่ๆ มากขึ้น ประกอบกับอุปกรณ์สื่อสารไร้สายในระบบ 3G สามารถให้บริการระบบเสียง และ Application รูปแบบใหม่ เช่น จอแสดงภาพสี, เครื่องเล่น mp3, เครื่องเล่นวีดีโอ การดาวน์โหลดเกม, แสดงกราฟฟิก และ การแสดงแผนที่ตั้งต่างๆ ทำให้การสื่อสารเป็นแบบอินเตอร์แอคทีฟ ที่สร้างความสนุกสนาน และ สมจริงมากขึ้น
3G ช่วยให้ชีวิตประจำวันสะดวกสบายและคล่องตัวขึ้น โดย โทรศัพท์เคลื่อนที่เปรียบเสมือน คอมพิวเตอร์แบบพกพา, วิทยุส่วนตัว และแม้แต่กล้องถ่ายรูป ผู้ใช้สามารถเช็คข้อมูลใน account ส่วนตัว เพื่อใช้บริการต่างๆ ผ่านโทรศัพท์เคลื่อนที่ เช่น self-care (ตรวจสอบค่าใช้บริการ), แก้ไขข้อมูลส่วนตัว และ ใช้บริการข้อมูลต่างๆ เช่น ข่าวเกาะติดสถานการณ์, ข่าวบันเทิง, ข้อมูลด้านการเงิน, ข้อมูลการท่องเที่ยว และ ตารางนัดหมายส่วนตัว “Always On” คุณสมบัติหลักของ 3G คือ มีการเชื่อมต่อกับระบบเครือข่ายของ 3G ตลอดเวลาที่เราเปิดเครื่องโทรศัพท์ (always on) นั่นคือไม่จำเป็นต้องต่อโทรศัพท์เข้าเครือข่าย และ log-in ทุกครั้งเพื่อใช้บริการรับส่งข้อมูล ซึ่งการเสียค่าบริการแบบนี้ จะเกิดขึ้นเมื่อมีการเรียกใช้ข้อมูลผ่านเครือข่ายเท่านั้น โดยจะต่างจากระบบทั่วไป ที่จะเสียค่าบริการตั้งแต่เราล็อกอินเข้าในระบบเครือข่าย อุปกรณ์สื่อสารไร้สายระบบ 3G สำหรับ 3G อุปกรณ์สื่อสารไม่ได้จำกัดอยู่เพียงแค่โทรศัพท์เท่านั้น แต่ยังปรากฏในรูปแบบของอุปกรณ์ สื่อสารอื่น เช่น Palmtop, Personal Digital Assistant (PDA), Laptop และ PC
(ที่มา: tp://www.hutch.co.th/msites/a01_aboutcdma/03.html)

ผลกระทบจะเกิดเมื่อไหร่
การเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นกับ Application ต่างๆ ของ HRIS จะยังไม่เกิดขึ้นใน 1-2 ปีนี้ แม้ว่าขณะนี้ทาง DTAC กำลังอัพเกรด 1,200 สถานีฐาน โดยจะลงทุนที่ กรุงเทพฯ สมุทรปราการ ปทุมธานี ชลบุรี ขอนแก่น นครราชสีมา ลำพูน พิษณุโลก และหาดใหญ่
กสท.โทรคมนาคม ได้อัพเกรด 656 สถานีฐาน โดยให้ TRUE MOVE เป็นผู้ทำการตลาดให้ โดยจะลงทุนในกรุงเทพ มากที่สุด รองลงมาก็จะเป็น ภูเก็ต เชียงใหม่ ขอนแก่น หาดใหญ่ และมหาสารคาม
AIS เองก็ได้อัพเกรดทั้งสิ้น 400 สถานีฐาน ให้บริการในพื้นที่ กรุงเทพฯ เชียงใหม่ เชียงราย สงขลา ภูเก็ต ชลบุรี ประจวบคีรีขันธ์ นครราชสีมา และ ขอนแก่น
(ที่มา: IT Update - Thairath Online )
ซึ่งการพัฒนา Application ของระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลสำหรับใช้บนหน้าจอเครื่องมือสื่อสาร (WAP) เช่น มือถือ หรือ PDA จะต้องใช้เวลาอีกไม่น้อยกว่า 2-3 ปี เนื่องจากยังมีปัญหาในเรื่องของความปลอดภัยของข้อมูลและพัฒนากระบวนการอนุมัติเอกสาร (Workflow) ให้มีประสิทธิภาพและทำงานร่วมกันได้ทั้งแบบ Web และ Wap

3G จะสร้างผลกระทบอย่างไรต่อ HRIS

อย่างที่ทราบกันดีว่างานทางด้าน HR มักจะเกี่ยวข้องกับการดำเนินการด้านเอกสารจำนวนมาก อาทิเช่น ใบลา ใบขออนุมัติทำงานล่วงเวลา การขอหนังสือรับรองเงินเดือน การขออนุมัติการใช้รถบริษัท การขอไปฝึกอบรมทั้งในและนอกสถานที่ ซึ่งการดำเนินการเอกสารเหล่านี้หากใช้เป็นกระดาษบางครั้งจะต้องไปหยุดพักรอในบางขั้นตอนที่จะต้องขออนุมัติไปถึงผู้บริหารเพราะผู้บริหารมักจะไม่ค่อยมีเวลาหรือเดินทางอยู่ตลอดเวลา ซึ่งการมี 3G จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถเข้าถึงระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลได้โดยง่ายจากที่ไหนก็ได้ทั่วโลก โดย Application ที่น่าจะออกมาตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าแรกๆ น่าจะเป็นระบบ Employee/Manager Self Service เพราะตรงกับความต้องการของผู้ใช้ที่อยู่ในกรุงเทพหรือผู้ใช้ที่ต้องเดินทางต่างจังหวัดหรือต่างประเทศเป็นประจำ ซึ่งการที่ระบบจะสนองตอบต่อการดำเนินการทางด้านเอกสารผ่านทางเว็บได้โดยไม่ต้องรอให้ผู้ใช้ไป Login ที่สำนักงาน จึงสร้างความสะดวกให้กับผู้ใช้และยังสามารถจูงใจให้องค์กรลงทุนเพิ่มได้เพราะช่วยให้การดำเนินการเอกสารเป็นไปอย่างถูกต้องรวดเร็วมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น

อีกส่วนหนึ่งการที่ทุกองค์กรต้องตระหนักถึงความประหยัดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ ทำให้การใช้เทคโนโลยีเพื่อลดเวลาและค่าใช้จ่ายเพื่อเดินทางไปประชุมกันได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งเทคโนโลยีของ 3G กับเทคโนโลยีของเครื่องมือสื่อสารในปัจจุบันได้ช่วยให้การประชุม Online สามารถทำได้อย่างง่ายดาย มีความรวดเร็ว และประหยัดค่าใช้จ่ายมากกว่าการเดินทางไปพบกันโดยตรง

นี้เป้นส่วนหนึ่งเท่านั้นที่เทคโนโลยีที่เปลี่ยนไปกำลังจะสร้างผลกระทบต่อระบบและคนที่ทำงานในด้าน HR เพราะฉะนั้น คนที่ทำงานในด้าน HR จึงจำเป็นต้องหาความรู้ใหม่เพิ่มขึ้นอยู่ตลอดเวลาครับ

ความหมายของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS หรือ HRMS)

ผมได้เข้าไปอ่าน Blog ของคุณ CreativeWay ตามลิงก์ด้านบนแล้วก็เลยฝากให้เธอช่วยวิจารณ์การให้คำจำกัดความของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS หรือ HRMS) ซึ่งผมได้ให้ไว้ตั้งแต่ปี 2003 ก็เลยอยากให้ทุกท่านได้ช่วยวิจารณ์และเติมเต็มให้สมบูรณ์ด้วยครับ

คำจำกัดความของ HRIS ที่คุณ CW ให้ไว้คือ กรรมวิธีเชิงระบบสำหรับจัดการข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับทรัพยากรบุคคลและกิจกรรมด้านงานบุคคลที่จำเป็นต่อองค์กร ซึ่งกรรมวิธีดังกล่าวประกอบด้วยการรวบรวม การจัดเก็บ การรักษา และการเรียกข้อมูลต่างๆ กลับมาใช้ โดยจะนำเอาโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ซับซ้อนมาช่วยในการทำงาน หรือจะใช้โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสเซอร์ธรรมดาเพื่อบันทึกรายงานการทำเงินเดือน บันทึกเวลาทำงานของพนักงานก็ได้ การนำเอาซอฟท์แวร์และเทคโนโลยีต่างๆ มาใช้ในระบบ HRIS ก็เพื่อให้กระบวนการจัดการข้อมูลเหล่านี้มีความรวดเร็วยิ่งขึ้น มีต้นทุนในการดำเนินงานลดลง เพราะโดยปกติแล้วแอพพลิเคชั่นต่างๆ มักจะทำงานด้านธุรการได้เร็วกว่าคน โดยใช้กระดาษน้อยกว่าและอาจต้องการคนทำงานน้อยลงกว่าเดิมด้วย ซึ่งระบบ HRIS ในส่วนที่เป็นเทคโนโลยีนี้เราเรียกว่า e-HR แต่ก็มีคนจำนวนไม่น้อยเข้าใจว่า e-HR กับ HRIS คือสิ่งเดียวกันHRIS ที่ดีจะมีประโยชน์ต่อการวางแผนกำลังคน การคาดคะเนความต้องการกำลังคน และการจัดเตรียมโปรแกรมการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรขององค์กรในระยะยาวได้ นอกจากนี้มันยังทำให้เราสามารถกำหนดค่าจ้างและจัดสวัสดิการที่แข่งขันกับองค์กรอื่นๆ ได้ด้วย ซึ่งจากที่กล่าวมาจะเห็นได้ว่าจุดประสงค์ของระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลนั้นก็คือ เพื่อจัดเตรียมข้อมูลที่จำเป็นต่อการตัดสินใจด้านทรัพยากรบุคคลและข้อมูลที่คนในองค์กรต้องการ (Kovach, Kenneth A, Cathcart, Charles E Jr, Human resource information systems (HRIS): Providing business with rapid data access, information exchange and strategic advantage, 1999)

ส่วนของผม HRIS คือ กลุ่มของระบบงานที่ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์หรือตัวอุปกรณ์และซอฟท์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ทำหน้าที่รวบรวม ประมวลผล วิเคราะห์ จัดเก็บ และกระจายข้อมุล ข่าวสาร รายงาน ที่มีความถูกต้อง รวดเร็ว ตรงเวลาให้กับผู้ใช้ เพื่อการนำไปวิเคราะหืในการสนับสนุนการตัดสินใจ การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ การควบคุมบริหารทรัพยากรุมนษยืในองค์กร และการปรับเปลี่ยนวิสัยทัศน์ในการบริหารงานของผุ้บริหารในส่วนที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรมนุษย์ทั้งในปัจจุบันและในอนาคต นอกจากนี้ยังช่วยประสานงาน วิเคราะห์ปัญหา การสร้างแบบจำลองธุรกิจที่มีความซับซ้อน และการก่อให้เกิดหลักการและกลยุทธ์ในการบริหารทรัพยากรมนุย์ใหม่ๆ

ไม่ทราบว่าผู้อ่านคิดเห็นยังไงครับ

HRIS หรือ HRMS

คุณ ton010721@hotmail.com ได้ไป post คำถามนนี้ไว้ที่ pantip แล้วผมได้ไปตอบไว้ ก็เลยเก็บมาให้อ่านกันครับ

คำถาม
คุณคิดว่า การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ หรือการสร้างโปรแกรม คอมพิวเตอร์มาใช้ในการบริหาร จัดการ วิเคราะห์งาน เก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงานHR ไม่ว่าจะเป็นการสรรหา คัดเลือก วันเวลาทำงาน พิจารณาเลื่อนเงินเดือน ลาออก กฎหมาย การพัฒนา ฯลฯ เกี่ยวกับงาน HR จะมีแนวโน้มไปในทิศทางไหน และมีวิธี กระบวนการอย่างไร

คำตอบ
แนวโน้มจะเป็น ERP (ไปอ่านบทความ ERP เพิ่มเติมในหัวข้อ "บทความ" ก็ได้ สำหรับคนที่ยังไม่รู้ว่า ERP คืออะไร) มากขึ้นครับ คือ รวมกันกับระบบการบริหารทรัพยากรในองค์กรด้านอื่นๆ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการนำสารสนเทศมาตัดสินใจของผู้บริหารให้รวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ บนพื้นฐานของปัจจัยต่างๆที่มีผลในองค์กรมากที่สุด ในส่วนที่เป็นซอฟท์แวร์ที่เกี่ยวกับ HR มีแนวโน้มในการนำมาใช้ในการประเมินผลเพื่อวิเคราะห์หาคนที่มีความสามารถในองค์กร เพื่อนำไปพัฒนาและจูงใจแรงๆ ให้เขาอยู่กับองค์กรให้นานที่สุด ซึ่งนั่นก็คือซอฟท์แวร์จะมาทำหน้าที่ในเรื่องของ Performance Management, Assessment Center และ Talent Management ส่วนต่อมาซอฟท์แวร์ HR จะเป็นแบบ Web-Based คือเป็นฐานข้อมูลที่เชื่อมต่อการทำงานและเชื่อมโยงการทำงานกันผ่านเทคโนโลยีของเว็บ ซึ่งจะทำให้ระบบของ HR ไม่เพียงแต่ใช้กันเฉพาะในองค์กรเท่านั้น อาจมีการเชื่อมโยงกับระบบหรือเว็บอื่นๆ นอกองค์กรได้ด้วย เช่น เชื่อมต่อและดำเนินการกับระบบการจองบัตรโดยสารเครื่องบินหากพนักงานจะเดินทางไปติดต่องานต่างประเทศ หรือการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลของบริษัทผู้บริหารกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เพื่อให้พนักงานสามารถตรวจสอบยอดสะสมของตนเองได้ เป็นต้นซอฟท์แวร์ในอนาคตของ HR จะสามารถทำการจำลอง เพื่อปรับโครงสร้างองค์กร เพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงได้ บางยี่ห้ออาจถึงขั้นให้ user สามารถสร้างแบบจำลองเก็บรอไว้ให้ผู้บริหารสามารถเลือกใช้กลยุทธ์ได้หลายๆ แบบ เพื่อให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพมากที่สุดด้านต่อมาซอฟท์แวร์ HR จะทำหน้าที่ในการช่วยวิเคราะห์หาโอกาสที่เพื่อทำการพัฒนาองค์กรอย่างต่อเนื่อง (Continuous Organization Development) เพราะองค์กรในอนาคตจะต้องสนองตอบต่อการเปลี่ยนแปลงของโลกได้อย่างรวดเร็ว ส่วนสุดท้ายซอฟท์แวร์ของ HR จะมีแนวโน้มในการกระจายความรับผิดชอบไปสู่ผู้ใช้งานหรือเจ้าของข้อมูลที่แท้จริงมากยิ่งขึ้น ซึ่งนั่นก็คือระบบ Employee Self Service และ/หรือ Manager Self Service นั่นเอง ทั้งนี้ก็เพื่อควบคุมจำนวนเจ้าหน้าที่ HR ไม่ให้มีมากเกินไป และยังเป็นการทำให้เจ้าหน้าที่ของ HR เอาเวลาไปทำการพัฒนาองค์กรให้สามารถสนองตอบต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วเพิ่มขึ้นอีกด้วย

การประเมินผลการปฏิบัติงานแบบ 360 องศาในประเทศไทย

ความเป็นมา
เมื่อประมาณ 7-8 ปีที่ผ่านมา แนวคิดในเรื่องการประเมินผลงานแบบ 360 องศาได้มีการพูดถึงในวงการนักบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นอย่างกว้างขวาง ทั้งๆ ที่ยังไม่รู้ที่มาที่ไปหลายๆ องค์กรก็นำเครื่องมือนี้ไปวัดผลการปฏิบัติงานเพื่อปรับขึ้นเงินเดือนตลอดจนการจ่ายเงินโบนัส ต่อมาไม่นานก็เริ่มมีเสียงสะท้อนถึงปัญหาในทางปฏิบัติที่ขัดแย้งกับวัฒนธรรมของคนไทยจนท้ายที่สุดก็เริ่มสร่างซาไป ผมก็เลยอยากนำเสนอประเด็นให้ผู้อ่านได้ลองช่วยกันหาข้อมูลสนับสนุนกันว่าแนวคิดนี้จริงๆ แล้วใช้ได้หรือไม่ในประเทศไทย

อะไรคือ 360-degree Feedback
การประเมินผลแบบรอบด้าน (360-degree feedback) หรือรู้จักกันในอีกชื่อหนึ่งคือ การแสดงให้คะแนนจากผู้ประเมินรอบด้าน (Multi-rater feedback) หรือ การประเมินผลจากผู้ประเมินหลายแหล่ง (Multisource Feedback, Multisource Assessment) คือการแสดงความคิดเห็นหรือประเมินผลจากผู้เกี่ยวข้องรอบตัวพนักงานผู้ถูกประเมิน ซึ่ง 360 มาจากรอบวงกลมซึ่งมี 360 องศา โดยผู้ประเมินจะมาจากผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อนร่วมงาน และผู้บังคับบัญชา ซึ่งบางครั้งก็รวมเอาคะแนนที่ผู้ถูกประเมินประเมินผลตัวเองด้วย แถมช่วงหลังๆ ยังมีการเอาบุคคลภายนอกองค์กร เช่น ลูกค้า บริษัทคู่ค้า ที่ปรึกษา ผู้ตรวจสอบ (Auditor) หรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องและได้ประสานงานกับพนักงานผู้นั้น ได้ประเมินแล้วเอาคะแนนประเมินมาคิดร่วมด้วย
ในบางองค์กรนำเอาระบบการประเมินบุคคลแบบรอบด้านนี้ไปใช้ในการจัดทำแผนเพื่อการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานผู้นั้นให้มีความสามารถในการทำงานสูงขึ้นด้วย แถมบางองค์กรยังเอาเครื่องมือนี้ไปใช้ในการประเมินเพื่อเพิ่มเงินเดือนและการจ่ายโบนัสอีกด้วย

ประวัติ
การประเมินบุคคลแบบรอบด้านหรือ 360 Degree Feedback นี้ ได้ถูกนำไปใช้ครั้งแรกในกองทัพเยอรมันเพื่อประเมินผลการปฏิบัติการของกองทัพในการทำสงครามโลกครั้งที่ 2 (Fleenor & Prince, 1997) โดยการรวบรวมความคิดเห็นจากบุคคลที่เกี่ยวข้องและได้รับผลกระทบจากสงครามโลกครั้งนั้นเพื่อนำมาประเมินผลเพื่อปรับปรุงกองทัพเยอรมัน ซึ่งในช่วงเวลาเดียวกันในปี 1947 ที่สหรัฐอเมริกาสำนักงานวิจัยราชนาวีร่วมกับสมาคมการศึกษาแห่งชาติก็ได้ค้นพบวิธีการพัฒนาบุคคลที่ชื่อว่า T-Groups โดยการให้ผู้เรียนสามารถแสดงความคิดเห็นต่อผู้อื่น คิดหาวิธีการแก้ปัญหา และการแสดงบทบาทเป็นตัวละครที่ตนเองเห็นว่าจะช่วยให้ตนเอง คนที่อยู่รอบข้าง และสมาชิกในกลุ่มปรับเปลี่ยนมาตรฐานในการเรียน ทัศนคติ และพฤติกรรม ทั้งนี้การแสดงความคิดเห็นจะเป็นไปอย่างอิสระ โดยมีการดูแลอย่างใกล้ชิดจากผู้เชี่ยวชาญของทั้งสองสถาบัน

บริษัทเอสโซ่วิจัยและวิศวกรรมคือองค์กรเอกชนแรกที่ได้มีการทำการสำรวจและเก็บรวบรวมข้อมูลของการประเมินผลแบบรอบด้านของพนักงานในปี 1950 จากนั้นก็มีการนำไปใช้ในองค์กรต่างๆ อย่างแพร่หลายและยิ่งเป็นที่กล่าวขานอย่างมากในวงการ HR ในปี 1990 แต่ประเด็นปัญหาที่พบกันก็คือการเก็บรวบรวมข้อมูลและความคิดเห็นต่างๆ จำนวนมหาศาลเพื่อมาทำการวิเคราะห์ได้ส่งผลให้การวิเคราะห์ข้อมูลมีความล่าช้า องค์กรต่างๆ จึงชะลอการนำเครื่องมือนี้ไปใช้ แต่ต่อมาเมื่อมีการพัฒนาการเก็บรวบรวมข้อมูลในฐานข้อมูลบนเว็บ (Web-Based) สามารถร่นเวลาในการวิเคราะห์ข้อมูลลงไปได้อย่างมาก การประเมินผลบุคคลแบบรอบด้านนี้จึงกลับมาได้รับความนิยมจากองค์กรตะวันตกมากขึ้น

เครื่องมือนี้น่าเชื่อถือขนาดไหน
จากผลการวิจัยของไอชินเกอร์ในปี 2004 พบว่าความเที่ยงตรงในการให้คะแนนประเมินผลจะขึ้นอยู่กับระยะเวลาที่ผู้ประเมินกับผู้ถูกประเมินรู้จักกัน โดยกลุ่มที่รู้จักกันมาก่น 1-3 ปีผู้ประเมินจะสามารถให้คะแนนได้อย่างเที่ยงตรงที่สุด จากนั้นก็ "รู้จักกัน น้อยกว่า 1 ปี", "รู้จักกันมา 3-5 ปี และ "รู้จักกันมา มากกว่า 5 ปี" มีความเที่ยงตรงรองลงไปตามลำดับ


ครั้งต่อไปเรามาดูกันว่างานวิจัยที่เกี่ยวข้องกับ 360-degree feedback ทั้งในและต่างประเทศเขาค้นพบอะไรที่น่าสนใจ เพื่อนำมาปรับใช้กับองค์กรของเราบ้าง แล้วพบกันครับ

อ้างอิง
Eichinger, Robert. (2004). Patterns of Rater Accuracy in 360-degree Feedback. Perspectives, 27, 23-25.
Fleenor, J. W., & Prince, J. M. (1997). Using 360-degree feedback in organizations: An annotated bibliography. Greensboro, NC: Center for Creative Leadership

Effectively Engage Employees: High Performance or High Loyalty

ใช้หัวข้อเป็นภาษาอังกฤษ แต่เนื้อหาขอเป็นภาษาไทยนะครับ

ในห้วง 4-5 ปีที่ผ่านมากระแสของการสร้างความผูกพันต่อองค์กร (Engagement) ให้กับพนักงานถือเป็นเรื่องใหญ่ โดยเฉพาะองค์กรใหญ่หรือองค์กรข้ามชาติฝั่งตะวันตกทั้งหลายให้ความสำคัญ ซึ่งกลุ่มองค์กรเหล่านี้มักจะมุ่งเน้นที่จะธำรงค์รักษาคนที่เรียกว่าเป็นดาวเด่น (Talent) หรือพวกพนักงานที่สร้างผลงานได้อย่างโดดเด่น (High Performer) เอาไว้ให้ได้ มีทั้งโปรแกรมการพัฒนาที่เรียกว่าเป็นระดับ Executive ให้ มีการให้ทุนการศึกษา มีการให้ทำงานในตำแหน่งที่ท้าทายและเติบโตเร็วกว่าพนักงานคนอื่นๆ หรือแม้แต่กระทั่งให้ค่าจ้างและสวัสดิการที่พิเศษสุดๆ กว่าคนอื่น

แต่ท้ายที่สุดหลายองค์กรก็ล้มเหลวในการรักษาคนเก่งๆ เหล่านั้นไว้ เพราะยิ่งเก่งยิ่งดีก็ยิ่งมีคนมาเชื้อเชิญไปทำงานด้วย แถมยังสู้ราคาค่าตัวแบบชนิดที่เรียกว่าไม่เกี่ยวถ้าเก่งจริง เพราะอย่างน้อยเขาก็ประหยัดทั้งเวลาและงบประมาณในการพัฒนาพนักงานคนนั้นไปได้ ถ้าเทียบกับผลตอบแทนที่องค์กรนั้นจะได้รับ จากการศึกษาและติดตามข้อมูลเชิงคุณภาพ (ยังไม่ได้รวบรวมเป็นเชิงปริมาณ) ผมจึงได้ข้อสังเกตอย่างหนึ่งสำหรับสังคมไทยว่า "ยิ่งเก่งยิ่งรักษายาก" ซึ่งแนวคิดและกระบวนการในการรักษาคนไว้ในองค์กรแบบตะวันตกนี่ ก็ยังไม่มีคำตอบที่สามารถโต้แย้งปัญหานี้ได้อย่างหมดจด

ในอีกทางหนึ่ง ผมมีข้อสังเกตจากองค์กรในระดับ SME ในประเทศไทย โดยเฉพาะองค์กรที่เป็นธุรกิจแบบครอบครัว (Family Business) เขาจะไม่ค่อยอยากรับคนที่เก่งมากๆ เข้ามาไว้ในองค์กร และคนที่เก่งๆ เองก็มักจะไม่มององค์กรในกลุ่มนี้เป็นตัวเลือกในการสมัครเข้าไปทำงาน เพราะความคาดหวังค่าตัวของพวกดาวเด่นทั้งหลายมักจะสูงตามเกรดหรือความเก่งของตนเอง สิ่งที่น่าสนใจคือองค์กรแบบไทยๆ นี้มักจะมองคนที่พอจะทำงานกับเขาได้และอยู่ได้นานๆ โดยเขาพยายามมองหาความซื่อสัตย์และจงรักภักดีต่อองค์กร (Loyalty) มากกว่า ส่วนตัวของพนักงานที่พร้อมจะซื่อสัตย์ต่อองค์กรก็มักจะมองหาความจริงใจ ความสบายใจในการทำงาน และการดูแลแลและทำงานร่วมกันแบบพี่น้องหรือเป็นครอบครัวเดียวกันจากผู้บริหารของบริษัท ค่าจ้างสวัสดิการก็พออยู่ได้แต่เมื่อไหร่ลำบากมากๆ ไม่มีใครพอจะช่วยเหลือได้บริษัทก็ช่วยดูแลกันไป เป็นต้นว่า ตอนเปิดเทอมมีเงินค่าเทอมไม่พอ บริษัทก็ช่วยออกทุนการศึกษาหรือให้กู้ยืมแบบดอกเบี้ยต่ำ เป็นต้น ทั้งสองฝ่ายจึงผูกพันกันได้โดยมีสิ่งที่เรียกว่า "อยู่กันแบบพี่น้อง" ซึ่งในความคิดผมมันตราตรึงและมีความแข็งแกร่งของความสัมพันธ์มากกว่าคำว่า "จ้างให้อยู่"
ดังนั้น พี่น้องชาว HR ทั้งหลายที่ทำงานในองค์กรใหญ่ๆ ก็คงต้องศึกษา คิด ไตร่ตรอง และสังเคราะห์สิ่งต่างๆ ที่มาจากฝั่งตะวันตกให้ดีก่อนนำมาใช้ ซึ่งความท้าทายของการสร้างความผูกพันต่อองค์กรในวิถีไทยก็ยังเป็นสิ่งที่พวกเราต้องช่วยกันคิดค้นและสังเคราะห์ออกมาให้ได้ เราจะทำอย่างไรให้คนที่เก่งอยู่กับเราโดยที่เขารู้สึกว่าเขาได้อยู่อย่างเป็นพี่น้องกัน เพราะหากเราไปสร้างเงื่อนไขของการอยู่ร่วมกันโดยใช้เงินแล้วละก็ไม่มีวันที่องค์กรจะสามารถจ่ายเงินให้เขาอยู่กับเราได้ตลอดไป แต่ถ้าเขาทำงานก็เก่งช่วยให้องค์กรเติบโตได้อย่างต่อเนื่องและตัวพนักงานเองก็มีความสุขกับการทำงานแถมยังอยู่และผูกพันกันแบบครอบครัวไทยด้วย ก็จะทำให้เราได้ทั้งคนเก่งและคนที่ซื่อสัตย์ต่อองค์กรอยู่ในองค์กรได้นานมากขึ้น

รวมเว็บไซต์ระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลในประเทศไทย (Local HRIS Websites)

ผมพยายามรวบรวมเว็บไซต์ของระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลที่มีขายอยู่ในประเทศไทยมาไว้ เพื่อให้ทุกท่านได้ประโยชน์ร่วมกันครับ

HRMS in Thailad

http://www.powervision.co.th/index.asp
http://www.bhatarapro.com/productview.aspx?id=6
http://www.tjs.co.th/?gclid=CMX70KqNsJwCFUwwpAod9kOkjw
http://www.i-admin.com/solutions_ehr.jsp?_kk=hrms&_kt=39b470f5-f46f-4844-b384-1abd4f73b9aa&gclid=CN_Y3tyNsJwCFZcwpAod4glAiQ
http://www.slc1998.com/products_hrms.html
http://www.prosoft.co.th/index.php?option=com_content&task=view&id=101&Itemid=825&gclid=CJTP8sWRsJwCFZcwpAod4glAiQ
http://www.innova.co.th/innova/solution_hrm_th.aspx
http://www.orisoft.com.my/paywin.asp?product=PAYWIN
http://www.controla.co.th/pd_outpay_edcompare.php



http://www.bbs.co.th/OtherSystem_PR.html
http://www.joincsclub.com/Smartpayroll.html
http://www.profit-account.com/product_page11.htm
http://www.accusoft.co.th/Software/Payroll10ExDetail.htm
http://www.pichayasolution.com/%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%9A%E0%B8%9A%E0%B9%80%E0%B8%87%E0%B8%B4%E0%B8%99%E0%B9%80%E0%B8%94%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%99-Wealth-Payroll.html
http://www.businessplus.co.th/products.php?p_cat_id=3
http://www.tigersoft.co.th/Software/Software.php
http://www.controla.co.th/pd_outpay_ent.php
http://www.crystalformula.co.th/formula_payroll.asp
http://www.balanceaccount.com/system8.html
http://www.yingyongsoft.com/payroll.htm
http://www.88ware.com/index.php/%E0%B9%82%E0%B8%9B%E0%B8%A3%E0%B9%81%E0%B8%81%E0%B8%A3%E0%B8%A1%E0%B9%80%E0%B8%87%E0%B8%B4%E0%B8%99%E0%B9%80%E0%B8%94%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%99-hrmi/
http://www.software.co.th/productdetail.asp?id=9474
http://www.dbdmart.com/foxdatasystem/product.detail.php?lang=th&cat=93670&id=480736
http://www.as.co.th/HRPro_Payroll.asp
http://www.thaifreelancebid.com/projectdetail.php?project_id=1172
http://www.programautoflight.info/index.php?mo=3&art=298818
http://plusmainfotech.com/payrollsoftware.php
http://www.programbunchee.com/businessplus-pr.html
http://www.panyame.com/
http://www.microsoft.com/thailand/isv_new/industry.aspx?isv_id=1401
http://www.jookku.com/market/mbdetail.php?id=A0304732
http://www.businesstech.co.th/viewpage.php?page_id=41
http://www.smese.net/software_detail.php?id=569
http://www.ssb.co.th/indexauto.php?targetpage=Overview_In_PR&userlanguage=
http://www.triplebridge.co.th/businessplus/products-bp_payroll.html
http://www.trianglesoft.co.th/product/Feature%20Payroll.pdf
http://www.nanosoft.co.th/payrollnetstruc.htm
http://www.amandaaccounting.com/?tag=%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%9A%E0%B8%9A-%E0%B8%9A%E0%B8%B1%E0%B8%8D%E0%B8%8A%E0%B8%B5-%E0%B9%80%E0%B8%87%E0%B8%B4%E0%B8%99%E0%B9%80%E0%B8%94%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%99-%E0%B8%84%E0%B9%88%E0%B8%B2
http://www.smlsoft.com/
http://www.hpssolution.com/index.php?option=com_content&task=view&id=21&Itemid=22
http://www.siamsd.com/index.php?lay=show&ac=article&Id=357747
http://www.genius.in.th/s0105/index.php?pgid=index



Payroll & Talent Mgnthttp://www.humanic.com/

การคิดอัตราการหยุดงาน (Absenteeism Rate)

อัตราการหยุดงานมีการคิด 3 แบบดังนี้

1. อัตราการหยุดงานรวม คืออัตราชั่วโมงหรือวันที่พนักงานไม่ได้มาทำงานทั้งหมดต่อจำนวนชั่วโมงหรือวันที่พนักงานมาทำงานแบบเต็มจำนวน เช่น หากบริษัทแห่งหนึ่งมีพนักงาน 100 คน ทำงานวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 8.00-17.00 น. มีพนักงานไม่มาทำงานในเดือนพฤษภาคม 2552 รวมทั้งสิ้น 80 วัน สูตรการคำนวณก็จะเป็น อัตราการหยุดงานของเดือนพฤษภาคม 2552 = (80 วัน x 100) / (19 วันทำงานในเดือนพฤษภาคม x พนักงาน 100 คน) = 4.21% แต่หากคิดแบบละเอียดมากขึ้นจะคิดในฐานของชั่วโมงการทำงาน โดยนับรวมการลาหรือขาดงานนับเป็นชั่วโมง เช่น หากบริษัทแห่งหนึ่งมีพนักงาน 100 คน ทำงานวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 8.00-17.00 น. มีพนักงานไม่มาทำงานในเดือนพฤษภาคม 2552 รวมทั้งสิ้น 300 ชั่วโมง สูตรการคำนวณก็จะเป็น อัตราการหยุดงานของเดือนพฤษภาคม 2552 = (300 ชั่วโมง x 100) / (19 วันทำงานในเดือนพฤษภาคม x 8 ชั่วโมงทำงานต่อวัน x พนักงาน 100 คน) = 1.97%

2. อัตราการหยุดงานแบบมีการวางแผนการลาล่วงหน้า คืออัตราชั่วโมงหรือวันที่พนักงานลางานโดยมีการวางแผนล่วงหน้าไว้ก่อน (เช่น การลาพักร้อน การลาบวช การลาเพื่อฝึกอบรม) ต่อจำนวนชั่วโมงหรือวันที่พนักงานมาทำงานแบบเต็มจำนวน ซึ่งคำนวณอัตราการหยุดงานแบบที่ 2 นี้ จะใช้ในการวัดว่าประสิทธิภาพในการจัดการของหัวหน้างานดีเพียงใด เพราะยิ่งหัวหน้างานสามารถบริหารการลาแบบทราบล่วงหน้าได้อย่างลงตัวจะทำให้มีชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาอยู่ในปริมาณที่เหมาะสมได้ วิธีการคำนวณก็เหมือนแบบที่ 1 แต่เปลี่ยนจำนวนการไม่มาทำงานรวม เป็นนับเฉพาะการไม่มาทำงานโดยการวางแผนการลาล่วงหน้าเท่านั้น

3. อัตราการขาดงาน (ไม่มีการวางแผนการลา) คืออัตราชั่วโมงหรือวันที่พนักงานลางานโดยไม่มีการวางแผนล่วงหน้าไว้ก่อน (เช่น การลาป่วย การขาดงาน เป็นต้น) ต่อจำนวนชั่วโมงหรือวันที่พนักงานมาทำงานแบบเต็มจำนวน ซึ่งคำนวณอัตราการหยุดงานแบบที่ 3 นี้ จะใช้ในการวัดในเรื่องสุขภาพของพนักงานกับการวัดความผิดปกติที่อาจเกิดจากการดูแลลูกน้องของหัวหน้างานว่าดีเพียงใด เพราะยิ่งหัวหน้างานสามารถขจัดการลาแบบไม่มีการวางแผนล่วงหน้าออกไปได้มากเพียงใด นั่นหมายถึงประสิทธิภาพในการวางแผนการผลิตจะทำได้ดีมากขึ้น เพราะจะสามารถคาดการณ์ได้อย่างแม่นยำมากขึ้นว่าพนักงานจะมาทำงานคิดเป็นกี่เปอร์เซนต์และไม่มากี่เปอร์เซ็นต์ และต้องวางแผนจ่าย OT ไว้เท่าไหร่ ซึ่งหากอัตราการขาดงานในข้อ 3 สูงมากๆ จะทำให้การวางแผนงบประมาณในจ่ายค่าล่วงเวลาทำได้ยาก เพราะไม่สามารถคาดคะเนตัวเลขอัตราการหยุดงานแบบที่ 3 ได้อย่างแน่นอน สำหรับการคิดคำนวณอัตราขาดงานนี้ก็คิดแบบเดียวกันกับแบบที่ 1 แต่เปลี่ยนชั่วโมงการขาดงานปกติเป็นชั่วโมงการขาดงานแบบไม่มีการวางแผนล่วงหน้าเท่านั้น

ในการใช้อัตราการหยุดงานอย่างถูกต้องควรดูทั้ง 3 ส่วนประกอบกัน โดยดูในภาพรวมว่าบริษัทของเรามีพฤติกรรมการหยุดงานของพนักงานอย่างไร เป็นแบบวางแผนล่วงหน้าได้หรือแบบไม่มีการวางแผนล่วงหน้ามากกว่ากัน เพราะหากพบว่าพนักงานมีการหยุดงานแบบไม่มีการวางแผนล่วงหน้ามากๆ อาจมีการส่งสัญญาณที่ไม่ดี อาทิเช่น มีโรคระบาดหรือโรคที่เกิดจากการทำงานหรือไม่ หรือมีการจงใจป่วยการเมืองเพราะหัวหน้างานหรือไม่ เป็นต้น

จะสอบให้ผ่านวิชา...ยากๆ ได้อย่างไร

มีนักศึกษาที่เข้าเรียนกับผมหลายคนส่ง Email มาถามหรือโทรมาให้ผมช่วยแนะนำว่า "จะสอบวิชา...ยากๆ ให้ผ่านได้อย่างไร"

(ผมขอละไว้ว่าวิชาอะไรนะครับเพราะไม่อยากพาดพิงถึงอาจารย์ที่สอนวิชานั้น ซึ่งก็ไม่ใช่วัตถุประสงค์ของผมในการที่จะตอบคำถามนี้แล้วสร้างความขัดแย้งกับท่านอาจารย์ผู้นั้น เพียงแต่ต้องการสร้างกำลังใจให้กับนักศึกษาที่มาเรียนกับผมให้ตั้งใจเรียนเพื่อจบการศึกษาเท่านั้น)



เอาละมาดูกันว่าวิธีนี้จะช่วยแก้ปัญหาวิชา...ยากๆ ได้หรือเปล่า ก่อนอื่นพวกเราต้องเข้าใจก่อนว่าอาจารย์ก็คือคนๆ หนึ่งมีชิวิตจิตใจ มีพื้นฐานที่มาแตกต่างกัน เพื่อนของผมบางคนเรียนจบเกียรตินิยมแล้วไปเรียนต่อจากนั้นก็มาเป็นอาจารย์ เวลาเรียนเขาก็ไม่ค่อยเข้าสังคมกับใครไม่ค่อยชอบทำกิจกรรมหรืองานสังคมใดๆ เพราะเขาคิดว่าการไปทำกิจกรรมจะทำให้เขาเสียเวลาในการดูตำรา เขามุ่งมั่นที่จะเรียนให้ได้เกรดดีที่สุดเพราะคิดว่าการได้เกรดดีๆ จะทำให้เขามีโอกาสต่างๆ ในอนาคตหน้าที่การงานดีกว่าเพื่อนๆ ในรุ่นหรือในกลุ่มเดียวกัน ต่อมาพอเรียนจบเพื่อนผมคนนั้นก็เรียนจบ 3 ปีครึ่ง พร้อมเกรดเกียรตินิยมอันดับ 1 จากนั้นก็ไปเรียนต่อปริญญาโทด้วยเกรดเกียรตินิยมอันดับ 1 อีก จบโทออกมาก็ไปเป็นอาจารย์สอนในสถาบันการศึกษาแห่งหนึ่งด้วยความภาคภูมิใจในผลการเรียนที่ได้รับก็คาดหวังกับนักศึกษาที่มาเรียนกับตัวเอง แล้วก็ถือทิฐิมากสอนอยู่เกือบ 10 ปีมีคนเรียนผ่านครั้งเดียวแค่ไม่กี่คน เพราะเธอคิดว่าสมัยเรียนในระดับปริญญาตรีเธอเองต้องใช้ความมานะพยายามอย่างมากต้องอ่านหนังสืออย่างหนักทำแบบฝึกหัดเช้ายันเย็นกว่าจะได้เกรด A มา เธอก็เลยคาดหวังว่านักศึกษาที่เป็นลูกศิษย์ต้องทำอย่างเธอถึงจะได้เกรด A หรือสอบผ่าน หากใครไม่ทำอย่างที่เธอคาดหวังเธอก็คิดง่ายๆ ว่า “พวกเด็กเหล่านี้ไม่ผ่านเกณฑ์มาตรฐานของฉัน ก็ไม่สมควรเรียนจบออกไปและมาบอกว่าเป็นลูกศิษย์ฉัน” ในห้วงเวลาเดียวกันเพื่อนผมอีกหลายๆ คนที่เรียนมากกว่า 4 ปีกว่าจะจบ จบออกมาด้วยเกรดปากการอตตริ๊ง ก็คือจบแบบ 2.01 หรือ 2.02 อะไรทำนองนั้น คนพวกนี้ส่วนใหญ่เรียนนานเพราะชอบทำกิจกรรมจึงมีโอกาสเรียนรู้ชีวิตมากและมีโอกาสในการปรับตัวให้เข้ากับสังคมนานกว่า พอเรียนจบออกมาส่วนใหญ่ก็ไปทำงานเป็น Sale ขายอาหารสัตว์ ปุ๋ย หรือยารักษาสัตว์และพืช เป็นต้น พอได้เริ่มงานคนกลุ่มนี้มีความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้ามีลูกล่อลูกชนทำให้ลูกค้าเองอุดหนุนสินค้าในเวลาอันรวดเร็ว มีคนหนึ่งที่ประสบความสำเร็จสูงมากโดยได้เป็นผู้จัดการหลังจากจบมาไม่ถึง 10 ปี เงินเดือนก็สูงกว่าใครๆ ในรุ่น แต่มันเองไม่เคยทิ้งเพื่อนใครมีอะไรให้ช่วยเหลือมันก็ไปช่วยหมด เพื่อนๆ พี่ๆ น้องๆ ก็ส่งเสริมให้มันเติบโตอย่างรวดเร็ว คราวนี้มีอยู่ครั้งหนึ่งในงานเลี้ยงรุ่นคนที่เป็นอาจารย์กับคนที่เป็นผู้จัดการก็มาเจอกัน หลังจากได้พูดคุยกันเพื่อนคนที่เป็นอาจารย์ก็เปรยขึ้นมาว่า “ทำไมเราเรียนได้เกรดดี แต่ตอนนี้เป็นข้าราชการเงินเดือนไม่กี่บาท แต่ไอ้เพื่อนเราคนนั้นมันเรียนตั้ง 7 ปีกว่าจะจบ แต่ตอนนี้มันเป็นผู้จัดการได้เงินเดือนเยอะกว่าเราตั้งเยอะ เราก็ไม่เข้าใจเหมือนกันทำไมเขาให้คนที่เรียนไม่ดีได้เติบโตก็ไม่รู้” จากนั้นเพื่อนคนนี้ก็กลับไปสอนโดยมีความเข้มงวดกับนักศึกษามากขึ้น เพราะเธอคิดว่าในเมื่อเธอมีรายได้น้อยกว่าเพื่อน แต่เธอมีอำนาจในการให้เกรดกับลูกศิษย์ได้ เธอก็จะบอกกับสังคมทางอ้อมว่าเธอเองก็มีความสามารถ (พิเศษเหนือกว่าผู้อื่น) ใครจะว่ายังไงก็ไม่สนใจ ยิ่งมีคนต่อว่าเยอะยิ่งทำให้เธอภูมิใจเพราะเธออยากบอกกับสังคมว่าเธอมีความรู้เหนือผู้อื่น นี่เป็นตัวอย่างที่จะบอกว่าอาจารย์ทุกคนก็เป็นมนุษย์เหมือนๆ กัน และแต่ละคนก็มีภูมิหลังที่แตกต่างกันไป แต่นี่เป้นตัวอย่างหนึ่งเท่านั้นอาจารย์ที่เก่งและดีก็มีอีกมากมายมหาศาล อาจารย์บางท่านทั้งเรียนเก่งได้เกียรตินิยมแถมยังทำกิจกรรมทุกรูปแบบและช่วยเหลือสังคมด้วย อาจารย์บางท่านเรียนเก่งแถมมีเทคนิคการสอนที่เยี่ยมยอดก็มีเยอะ เพราะฉะนั้นอยากให้เข้าใจก่อนว่าอาจารย์ก็คือคนทั่วๆ ไป นี่เองไม่ใช่คนที่พวกเราจะต้องไปมองว่าเขาเป็นตัวประหลาดอะไร แต่ในฐานะที่ผมก็เป็นอาจารย์คนหนึ่งผมบอกได้เลยว่าผมเองยินดีให้เกรดที่เหมาะสมกับคนที่ตั้งใจเรียน มาเข้าเรียนสม่ำเสมอ ทำรายงานส่งด้วยความใส่ใจ เพราะอย่างน้อยเราได้แสดงให้เห็นว่าเรามี "ความรับผิดชอบ" ซึ่งสำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่าความรู้ที่ผมตั้งใจนำมาสอนให้กับคนที่มาเรียนกับผม


เอาละลองมาดูว่าถ้าพวกเราจะลองดูวิธีนี้จะช่วยให้เราสอบผ่านวิชา...ยากๆ ได้หรือเปล่า เริ่มจากถ้าจะสอบให้ผ่าน สำหรับคนที่สอบไม่ผ่านก็ต้องลงทะเบียนเรียนใหม่ก่อน จากนั้นตั้งแต่ชั่วโมงแรกที่เริ่มเรียนเลยให้ทุกคนอ่านเนื้อหามาก่อนแล้วสอบถามอาจารย์ในสิ่งที่ไม่เข้าใจโดยตลอด และอย่าลืมพูดกับอาจารย์เลยว่า “ถ้าหากพวกเราจะทำคะแนนเรียนให้ประสบผลสำเร็จในวิชานี้จะต้องทำอย่างไร” คิดว่าอาจารย์เขาน่าจะบอกว่า “พวกคุณก็ต้องทำแบบฝึกหัดเยอะๆ” คราวนี้ก็ให้พวกเราเตรียมทำแบบฝึกหัดมาก่อนแล้วเอาแบบฝึกหัดมาถามอาจารย์เพื่อให้อาจารย์แนะนำว่าพวกเราทำถูกหรือผิด จากนั้นก็ทำอย่างนี้ทุกๆ ชั่วโมง หรือแม้กระทั่งหลังเลิกเรียนก็เอาแบบฝึกหัดไปถามอาจารย์ด้วย ยิ่งจะสอบ Midterm หรือ Final ก็ยิ่งต้องทำแบบฝึกหัดแล้วเอาไปให้อาจารย์ช่วยตรวจทาน ผมเชื่อว่าวิธีนี้น่าจะได้ผล เพราะหากสิ่งที่อาจารย์ช่วยแนะนำแล้วบอกว่าถูกต้องและพอสอบแล้วพวกเราทำได้ แต่กลับได้คะแนนน้อยเราก็จะสามารถแย้งกับอาจารย์ได้ว่าตามตัวอย่างแบบฝึกหัดที่อาจารย์บอกว่าถูกต้อง เพราะฉะนั้นสิ่งที่เราทำลงในข้อสอบก็น่าจะถูกต้อง และพวกเราเองก็มีหลักฐานพอที่จะขอตรวจสอบได้



ท้ายนี้ก็ขอให้ทุกคนที่ยังสอบวิชา...ยากๆ ไม่ผ่านสอบผ่านโดยเร็ว สำหรับเรื่องเกรดวิชา HRIS คิดว่าทุกคนจะได้เกรดตามที่ตนเองคาดหวัง สวัสดี อ.เสก

แนวโน้มระบบสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์ในอนาคต

บทความนี้ผมตอบคำถามให้กับนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษาของนิด้าไว้เมื่อเดือนกันยายน 2552 ที่ผ่านมาครับ

ระบบสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์ในอนาคตจะมีการเปลี่ยนแปลงดังนี้คือ
1. เทคโนโลยีการเชื่อมโยงระบบสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์กับผู้ใช้
1.1 องค์การขนาดเล็กและกลางที่ใช้การบริหารงานแบบเก่าโดยเปลี่ยนแปลงการบริหารงานจากระบบครอบครัวไปสู่สากล ส่วนใหญ่จะเปลี่ยนแปลงจากการเก็บบันทึกข้อมูลแบบไร้การเชื่อมโยง (Standalone) เป็นระบบฐานข้อมูลแบบ Client-Server มาใช้งาน เพราะยังเชื่อว่าระบบนี้ยังมีประสิทธิภาพในเรื่องของความปลอดภัยของข้อมูล
1.2 องค์การขนาดเล็กที่มีความทันสมัยและมีสาขาการบริหารที่อยู่กันอย่างกระจัดกระจายหรือองค์การขนาดกลางและขนาดใหญ่ที่ต้องเติบโตข้ามชาติจะมีการนำสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์ในรูปแบบฐานข้อมูลบนเว็บ (Web-Based) มาใช้ และยังเชื่อมโยงไปยังระบบอื่นๆ เพื่อนำสารสนเทศไปใช้ในการบริหารในภาวะการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นตลอดเวลาได้อีกด้วย
1.3 จากวิวัฒนาการของเทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารแบบไร้สายที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วอาทิเช่น เทคโนโลยี 3G และ 4G จะส่งผลให้องค์การขนาดกลางและใหญ่ที่มีการใช้งานสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์ในแบบ Web-Based ขนาดใหญ่ที่เชื่อมต่อไปยังระบบอื่นทั่วทั้งองค์การ (ERP) จนชำนาญแล้ว จะมีการพัฒนารูปแบบการใช้งานไปในรูปแบบ Wireless Self Service System ผ่านทางเทคโนโลยีแบบ WAP เพื่อตอบสนองการทำงานของพนักงานที่เป็นพวก Gen Y และ Gen Net ทั้งหลาย โดยจะมีการสร้าง Mobile Application ขึ้นมาตอบสนองทั้งในลักษณะที่เป็น Application บนโทรศัพท์มือถือและการติดตั้งเทคโนโลยีบนยานพหานะอาทิเช่น จอ LCD ในรถยนต์ โดย Application เหล่านี้จะทำให้กลุ่มคนรุ่นใหม่เหล่านี้เข้าถึงระบบได้ง่ายและสามารถเข้าถึงได้จากที่ไหนก็ได้ในโลกนี้ ซึ่ง Application ต่างๆ เหล่านี้จะทำให้ผู้ใช้สามารถดำเนินการเอกสารต่างๆ เช่น การลา การอนุมัติเอกสารในระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ได้โดยไม่ต้อง Login ผ่านทางคอมพิวเตอร์
1.4 ต่อจากระบบไร้สายแล้วในขั้นถัดไปการที่ทุกๆ ที่ในโลกถูกเชื่อมต่อด้วยอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงมาก จะทำให้เกิดลักษณะการทำงานเป็นแบบ Virtual Office อย่างสมบูรณ์แบบ โดยมี Multi-Media-Mobile Application ช่วยสนองตอบการทำงานจากที่ทุกที่ในโลกในลักษณะเสมือนจริงเกิดขึ้นได้ อาทิเช่น การนั่งประชุมที่มองเห็นผู้เข้าร่วมประชุมเป็น 3 มิติ เสมือนหนึ่งนั่งประชุมกันในห้องประชุมจริง โดยบรรยากาศรอบห้องประชุมสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามใจชอบของผู้เข้าร่วมประชุม เป็นต้น โดยในอนาคตระบบนี้จะเชื่อมโยงเข้าสู่ระบบสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์เพื่อตอบสนองการทำงานของฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างครบถ้วน ตัวอย่างเช่น
· ระบบการคัดเลือกผู้สมัครแบบ 3 มิติ จะทำให้ผู้สมัครและผู้สัมภาษณ์สามารถพบปะสื่อสารกันด้วยระบบ Multi-Media-Mobile Application โดยไม่จำเป็นต้องเดินทาง ทำให้องค์การสามารถคัดเลือกคนได้อย่างหลากหลายจากที่ไหนก็ได้ในโลก และสามารถสังเกตอารมณ์การแสดงออกของผู้สมัครได้อย่างใกล้เคียงความจริง
· ระบบการฝึกอบรมและพัฒนาแบบ 3D Live คล้ายๆ กับ Academy Fantasia การติดตามการพัฒนาบุคลากรในองค์การสามารถทำได้ตลอดเวลา ทำให้ผู้ติดตามผลการพัฒนาสามารถประเมินผู้เข้าหลักสูตรได้อย่างใกล้ชิด ตลอดจนสามารถนำเอาไปใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากรผู้นั้นได้ด้วย

2. ผู้ใช้งานระบบ ในอนาคตนอกจากบุคลากรที่ทำงานในฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์จะเป็นผู้ใช้งานระบบหลักๆ เพื่อบำรุงรักษา เปลี่ยนแปลง ปรับปรุง พัฒนา และรักษาความปลอดภัยของระบบแล้ว จะมีผู้ใช้จากนอกฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์อีก 3 ส่วนคือ
2.1 ระบบการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล (Employee Self Service)
พนักงานทุกคนในองค์การจะได้รับสิทธิในการเข้าถึงและบริหารจัดการข้อมูลส่วนตัวของตัวเองได้ รวมถึงการทำกิจกรรมต่างๆ ในระบบได้ด้วยตนเอง เช่น การส่งใบลา การจัดการข้อมูลการทำงานล่วงเวลา การประเมินผลการปฏิบัติงาน การวางแผนพัฒนารายบุคคล การวางแผนพัฒนาสายอาชีพของตนเอง เป็นต้น
2.2 ระบบการเข้าถึงข้อมูลของพนักงานระดับบังคับบัญชา (Manager Self Service)
ผู้บังคับบัญชาจะสามารถจัดการและบริหารข้อมูลและสารสนเทศของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์โดยเชื่อมโยงการทำงานกับระบบอื่นๆ ในองค์การ เพื่อทำให้องค์การบรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งไว้ได้
2.3 ผู้ใช้จากผู้เชี่ยวชาญภายนอก (Outsource)
ซึ่งผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆ จะสามารถเข้าถึงสารสนเทศตามระดับสิทธิเพื่อนำสารสนเทศไปวิเคราะห์แล้วนำมาปรับปรุงและพัฒนาองค์การให้ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้รวดเร็วมากขึ้น ซึ่งผู้เชี่ยวชาญภายนอกเหล่านี้ ได้แก่ นักพัฒนาองค์การ นักบริหารค่าจ้างและสวัสดิการ นักพัฒนาความสามารถรายบุคคล เป็นต้น

3. การเปลี่ยนแปลงที่น่าจะเกิดขึ้นอย่างแน่นอน
คือเกิดการขาดแคลนนักพัฒนาและผู้เชี่ยวชาญระบบสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์ในประเทศไทย เพราะระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์มีความหลากหลาย การพัฒนาให้ผู้ใช้เกิดความเชี่ยวชาญต้องใช้เวลาและต้นทุนสูง ขณะที่องค์การต่างๆ จะมีขนาดแยกย่อยลงไปเพื่อให้เกิดความคล่องตัวต่อการบริหารจัดการ ยิ่งจะทำให้ผู้เชี่ยวชาญระบบเหล่านี้มีจำนวนเพิ่มขึ้นไม่ทันต่อการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น
ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบันสามารถแบ่งออกเป็น 3 กลุ่มคือ
1. ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์เพื่อการตัดสินใจ
เป็นระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ขนาดใหญ่ที่มีการเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ เช่น ระบบการผลิต ระบบบริหารบัญชีและการเงิน เป็นต้น โดยระบบสารสนเทศเหล่านี้จะช่วยสร้างรายงานสารสนเทศที่จำเป็นต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร และช่วยให้องค์การสามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งระบบในลักษณะนี้มักจะเป็นระบบขนาดใหญ่ เช่น SAP, Oracle HRMS, PeopleSoft เป็นต้น
2. ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์เพื่อตอบสนองบทบาทพื้นฐานขององค์การ
คือระบบที่มีการนำมาใช้ในองค์การแล้วมีการปรับปรุงหรือพัฒนาเพิ่มเติมเพื่อให้ตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งมักจะเริ่มจากระบบพื้นฐานง่ายๆ คือระบบ Payroll แต่ยังไม่สามารถเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ ได้อย่างสมบูรณ์ การนำระบบสารสนเทศมาใช้จึงเป็นการพัฒนารายงานตามความต้องการของผู้บริหารเป็นครั้งคราวไป ซึ่งระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ในกลุ่มนี้ มักจะเป็นซอฟท์แวร์ที่ได้รับการพัฒนาโดยนักพัฒนาโปรแกรมของไทย อาทิเช่น TJS, HRII, myHR เป็นต้น
3. ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์เพื่อตอบสนองความต้องการพื้นฐานของพนักงานในองค์การ
คือระบบที่มุ่งเน้นการตอบสนองความต้องการพื้นฐานของพนักงานในองค์การ คือการคิดเงินเดือนและสวัสดิการต่างๆ (Payroll) ให้ถูกต้องครบถ้วนไม่ผิดพลาด ระบบในกลุ่มนี้จึงยังไม่มุ่งเน้นในการนำเสนอรายงานที่เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร แต่จะมุ่งเน้นการจัดทำรายงานเพื่อการส่งต่อไปให้หน่วยงานราชการ อาทิเช่น ประกันสังคม กรมพัฒนาฝีมือแรงงานฯ สรรพากร เป็นต้น ให้ครบถ้วนเท่านั้น

บุคลากรด้าน HR ต้องเตรียมความพร้อมดังนี้

1. Generalist
ต้องเป็นผู้รู้รอบด้าน (Generalist) โดยต้องมีความรู้ความเข้าใจธุรกิจจนสามารถเชื่อมโยงและสืบค้นสารสนเทศเพื่อนำเสนอให้ผู้บริหารตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ตรงตามความต้องการ และทันต่อความต้องการ ซึ่งสิ่งที่ HR ควรรู้มีมากมาย เช่น ความรู้ด้านการบริหารการเงินและบัญชี การผลิต การตลาดและการขาย โดยจะต้องเข้าใจพื้นฐานในด้านบัญชีต้นทุนและการบริหารงบประมาณที่นำไปเชื่อมโยงกับระบบการประเมินผลและกลยุทธ์การบริหารขององค์การได้
2. Technology Oriented
ต้องเป็นผู้มีความเชี่ยวชาญในการใช้เทคโนโลยี (Technology Oriented) เพื่อทำให้ HR สามารถนำระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. Change Management
ต้องเป็นผู้มีประสาทสัมผัสรับรู้และตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว (Change Management) เช่น ทันทีที่เกิดปัญหาด้านเศรษฐกิจของโลก ควรเตรียมความพร้อมของข้อมูลและสารสนเทศด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ให้กับผู้บริหารให้ทราบได้ทันทีว่า มีส่วนไหนที่จะสามารถลดค่าใช้จ่ายลงไปได้โดยมีผลกระทบกับองค์การและพนักงานน้อยที่สุด เป็นต้น
4. Cross Cultural / Cultural Balancing
ต้องเป็นผู้สามารถเรียนรู้และปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมที่หลากหลายได้ (Cross Cultural / Cultural Balancing) เพราะในอนาคต HR จะต้องทำงานร่วมกับคนจากสองฝั่งโลกคือโลกตะวันตกคือกลุ่มยุโรป และสหรัฐอเมริกา กับอีกฝั่งคือฝั่งตะวันออก อาทิเช่น จีน เกาหลี ไต้หวัน ญี่ปุ่น เป็นต้น สิ่งสำคัญที่ตามมาคือการที่ HR จะต้องสามารถสื่อสารได้ไม่ต่ำกว่า 3 ภาษา คือ ไทย อังกฤษ/ฝรั่งเศส/รัสเซีย/สเปน/เยอรมัน กับจีน/ญี่ปุ่น/เกาหลี/เวียดนาม เป็นต้น

นิทานอีสป เรื่องจริงที่พบได้ในองค์กรคุณ

ผมได้รับ Presentation นี้จากเพื่อนมาอีกที ก็เลยอยากแชร์มุมมองของผมครับ และยินดีถ้าหากมีท่านผู้ใดอยากแชร์ความคิดด้วยก็จะเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านครับ

เป็น Presentation ที่ดีและน่าสนใจมากครับ ในมุมมองของผมในฐานะที่ทำงานในด้านบริหารทรัพยากรบุคคลมากกว่า 13 ปี ขอวิเคราะห์องค์กรนี้เบื้องต้นในมุมมองของการพัฒนาองค์กรดังนี้ครับ

1. องค์กร (สิงห์โต) ขาดการตั้งวิสัยทัศน์ (Vision) ที่จะนำองค์กรและทุกคนให้เห็นเป้าหมายร่วมกัน ทำให้คนที่ทำงานวัดผลงานกันที่ใครทำงานหนักกว่ากัน ไม่ใช่งานที่สอดคล้องและสนับสนุนต่อการเจริญเติบโตขององค์กร ซึ่งการขาดวิสัยทัศน์นี้ก็คล้ายกับการที่เรานั่งในรถยนต์ไปด้วยกันโดยที่ทุกคนในรถไม่รู้ว่ากำลังจะเดินทางไปที่ไหน รู้เพียงแต่ว่าขับไปข้างหน้าอย่างเดียว ตอนขับรถออกไปแรกๆ ก็รู้สึกตื่นเต้นกระฉับกระเฉงเพราะรู้ว่ารถกำลังเคลื่อนไปข้างหน้า แต่พอผ่านไปได้สักพักแต่ละคนก็เริ่มเบื่อ งอแง หรือแม้กระทั่งการโต้เถียงกันเมื่อเวลาขับรถผิดพลาดไปชนหรือมีอุบัติเหตุเข้า เพราะฉะนั้นหากผู้นำองค์กรบอกทุกคนว่าเรากำลังจะไปที่ไหน จะเริ่มมีการเตรรียมการที่ดี มีการช่วยกันคิดช่วยกันทำงานเพื่อให้รถสามารถขับเคลื่อนไปถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้

2. องค์กรนี้ขาดการวางแผนด้านทรัพยากรบุคคลที่ดี (Human Resources Planning) เพราะการที่จะมีการจ้างงานใหม่สัก 1 ตำแหน่งไม่ใช่ใครเห็นว่าอยากจะมีตำแหน่งงานไหนก็ขอกันขึ้นมา การวางแผนด้านกำลังคนที่ดีจะต้องมีการวิเคราะห์ก่อนว่าตำแหน่งงานใหม่นี้มีมาเพื่ออะไร และจะสร้างประโยชน์และมีความสำคัญต่อองค์กรอย่างไร ไม่ใช่การจ้างคนเพื่อมาช่วยงานคน จะต้องจ้างคนเพื่อมาทำกำไรหรือทำให้องค์กรสามารถพัฒนาได้

3. องค์กรนี้ขาดระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานที่เป็นที่ยอมรับของคนในองค์กรและส่งเสริมให้องค์กรเติบโต หากคนที่ทำงานในองค์กรมีระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานที่ดีจะทำให้ทุกคนทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายในการทำงานที่ตั้งไว้ขององค์กร มิใช่การทำงานเพื่อสร้างผลงานให้คนไม่กี่คนในองค์กรพอใจ

4. พนักงานในองค์กรขาดการพัฒนาและฝึกอบรมให้มีศักยภาพในการทำงานที่ดีขึ้น (Human Resource Development) บทบาทของคนที่ทำงานในด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลสมัยใหม่จะเข้าไปมีส่วนช่วยในการวิเคราะห์จุดแข็งจุดอ่อนของพนักงานแต่ละคน แล้วพยายามให้เขารักษาและแบ่งปันจุดแข็งของเขาให้คนในองค์กร ส่วนสิ่งที่เป็นจุดอ่อนก็ย่อมต้องได้รับการปรับปรุงแก้ไขให้ดีขึ้น เพื่อให้เขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลมากขึ้น ซึ่งหากพนักงานได้รับการพัฒนาที่ดีแล้วเขาก็จะสามารถทำงานได้มากขึ้นทั้งในแนวดิ่งและแนวขวาง ซึ่งแนวดิ่งก็คือเขาก็พร้อมมากขึ้นในการรับผิดชอบงานในตำแหน่งงานที่สูงขึ้น และแนวขวางก็คือการที่เขาทำงานได้มากกว่า 1 ด้าน เช่น คนที่ทำงานด้านบัญชีก็อาจสามารถขยายไปรับผิดชอบงานด้านการเงิน จัดซื้อ และการวางแผนงบประมาณได้

5. ผู้บริหารขององค์กรไม่มีการวางแผนให้มีผู้สืบทอดตำแหน่งในองค์กร (Succession Planning) ทำให้พนักงานในองค์กรขาดความตั้งใจ ขาดขวัญและกำลังใจที่ดีในการทำงาน ซึ่งหากผู้บริหารออกมาบอกว่าเอาละผู้ที่มีคุณสมบัติหรือความสามารถที่เหมาะสมที่จะมานั่งในตำแหน่งหัวหน้าแผนกเป็นอย่างไร แล้วกำหนดเกณฑ์การประเมินและคัดเลือกให้กับผู้ที่มีคุณสมบัติผ่านในเบื้องต้นทุกคนทราบ จากนั้นแจ้งให้ทุกคนทราบว่าพวกเขาคือผู้ที่จะได้รับการคัดเลือกเพื่อมาทำงานในตำแหน่งนี้ได้ แล้วให้เขาพิสูจน์ด้วยผลงานและความสามารถของเขาอย่างโปร่งใสแล้ว การได้รับการยอมรับของคนในองค์กรก็ย่อมเกิดขึ้น และผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งในตำแหน่งใหม่นั้นก็จะได้รับการสนับสนุนจากเพื่อนๆ พนักงานด้วย

6. ขาดการจัดทำและแบ่งรายละเอียดของงาน (Job Description) ที่ชัดเจน ทำให้พนักงานแต่ละคนรู้ว่าตนเองทำงานหนักแต่ไม่รู้ว่างานนั้นเป็นงานที่อยู่ในข่ายการทำงานที่จะได้รับการประเมินผลงานของตนเองหรือไม่ ซึ่งการจัดทำรายละเอียดของงานที่ดีนอกจากจะทำให้ทราบถึงรายละเอียดว่างานของตนเองต้องทำอะไรบ้างแล้ว ยังสามารถบอกถึงเกณฑ์การประเมินผลงาน ผู้ที่มีส่วนร่วมในการทำงาน ผู้ที่เขาจะต้องไปประสานงานด้วย ตลอดจนความรู้ความสามารถที่ตำแหน่งงานนั้นต้องการว่ามากน้อยขนาดไหน (Competency Based Job Description) เพื่อให้พนักงานผู้นั้นรู้ว่าตนเองจะต้องพัฒนามากน้อยเพียงใดเพื่อให้ทำงานได้ตามที่ตำแหน่งงานต้องการ นี่เป็นเพียงความคิดเห็นในมุมมองของผมซึ่งอาจจะไม่สมบูรณ์แบบที่สุด แต่ผมเชื่อว่าน่าจะมีส่วนเติมเต็มให้ภาพใน Presentation ข้างบนซึ่งเป็นเหตุการณ์ (Case) มีความสมบูรณ์ขององค์ความรู้เพื่อช่วยอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นได้นะครับ

พลิกโฉมการให้บริการงาน HR ด้วย Employee Service Center (4)

5. วางแผนงานโครงการ
เมื่อได้ทุกอย่างครบถ้วนแล้วก็ลองวางแผนงานโครงการดูครับ โดยใช้ Grant Chart ในรูปของโปรแกรม Microsoft Excel หรือ Microsoft Visio ก็ได้ครับ ซึ่งรายละเอียดคร่าวๆ ของเนื้องานที่จะต้องทำก็ให้เป็นไปตามขั้นตอนต่อไปนี้ครับ
การสำรวจระบบเพื่อการจัดตั้ง ESC
การวิเคราะห์และพัฒนาระบบ
กำหนดขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของ ESC
พัฒนาระบบทรัพยากรสนับสนุนอื่นๆ
การสื่อสารและการประชาสัมพันธ์
การเปิดดำเนินการ ESC
การติดตามผลและประเมินผลความสำเร็จของ ESC


ขั้นตอนที่ 4 การวิเคราะห์และพัฒนาระบบ เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง
อีกแล้วครับ ช่วงนี้งานยุ่งมากครับเลยเว้นไปเสียนาน ต้องขออภัยเป็นอย่างสูงที่ให้รอนานครับ ก่อนจะเริ่มขอประชาสัมพันธ์ให้ผู้อ่านทุกท่านลองเข้าไปติชมเว็บไซต์ของบริษัทหน่อยนะครับที่ www.e-hrit.com ครับ
มาต่อกันเลยนะครับ หลังจากที่เราได้ตั้งทีมงานขึ้นมาศึกษาระบบเบื้องต้นเสร็จแล้ว ตามที่ผมเขียนไว้ในตอนที่ 3 คราวนี้เราก็จะไปทำการวิเคราะห์ระบบของ HR ทั้งหมด เพื่อให้ทราบว่าระบบการทำงานของเราในปัจจุบันเป็นอย่างไร และหากจะตั้ง ESC ขึ้นมาจะต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง และที่สำคัญก็คือสิ่งที่จะปรับเปลี่ยนให้กระบวนการทำงานต่างๆ ดีขึ้น
สิ่งที่เราจะได้รับจากการศึกษาและวิเคราะห์สิ่งที่เราจะได้รับหลังจากการศึกษาและวิเคราะห์แบ่งเป็น 4 กลุ่มคือ
กระบวนการทางธุรกิจ (Business Process)
เอกสารและรายงานที่เกี่ยวข้อง (Forms and Reports)
เทคโนโลยี (Technology)
ผู้เกี่ยวข้อง (Stakeholders)
ในการที่เราจะจัดตั้ง ESC ขึ้นมาได้จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องการสำรวจดูก่อนว่ากระบวนการทำงานของงานแต่ละอย่างในปัจจุบันเป็นอย่างไร มีใครเกี่ยวข้องบ้าง ใช้เอกสารอะไรในการดำเนินการแต่ละขั้นตอน และที่สำคัญข้อมูลที่เกิดขึ้นในแต่ละกระบวนการถูกบันทึกหรือเก็บไว้ในรูปที่เป็นไฟล์ หรือฐานข้อมูลแบบใด
วิธีการในการวิเคราะห์กระบวนการทำงานนี้เราจะใช้วิธีการเขียนแผนภาพกระบวนการทำงานแบบลู่ หรือ Swim Lane
ซึ่งจะทำให้เราเห็นว่ามีใครเกี่ยวข้องกับขั้นตอนในการทำงานแต่ละขั้นตอน ซึ่งมีขั้นตอนในการทำดังนี้ครับ
ขั้นตอนที่ 1 สำรวจและทำความเข้าใจระบบและกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องฝ่ายทรัพยากรมนุษย์
ผลที่คาดว่าจะได้รับ
• เข้าใจว่ากระบวนการทำงานในปัจจุบันว่าเป็นอย่างไร เอกสารและคนที่เกี่ยวข้องมีใครบ้าง ตลอดจนระบบที่ใช้สนับสนุนว่าเป็นอย่างไร และเรามีโอกาสมากน้อยแค่ไหนที่จะทำการพัฒนา
คำแนะนำ วาดแผนภาพกระบวนการทำงานที่ได้พบ โดยใช้สัญลักษณ์ตามที่ปรากฏด้านล่าง พร้อมกับแบ่งขอบเขตของผู้เกี่ยวข้องเป็นแนวตามขวาง เพื่อให้ทราบว่าการเดินทางของเอกสารเริ่มต้นจากที่ไหนและไปสิ้นสุดที่ไหน

พลิกโฉมการให้บริการงาน HR ด้วย Employee ServiceCenter (3)

Balance Scorecard ของ ESC

Financial
ลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นพิ่มประสิทธิภาพการลงทุน

Customer
เพิ่มความพึงพอใจในการบริการให้กับพนักงานสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้แก่องค์กร พนักงานมีส่วนร่วมในการดูแลข้อมูลส่วนตัว

Internal Processes
ลดขั้นตอนในการทำงานลงลดเวลาที่ใช้ในการทำงานเกี่ยวกับเอกสารเพิ่มจำนวนการใช้ Outsource มากขึ้น

Learning & Growth
เสริมสร้างการเรียนรู้ด้านเทคโนโลยีให้แก่ HR ยกระดับความรู้ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศให้แก่พนักงาน พนักงานมีส่วนร่วมในการดูแลข้อมูลส่วนตัว


พอเราได้ Concept ที่ว่า ESC มีความสำคัญอย่างไรกับงานของ HR อย่างไรแล้ว เราก็ต้องมาทำการเตรียมการเพื่อจัดตั้ง ESC กันเลยครับ
ขั้นตอนที่ 2 การเตรียมการเพื่อการจัดตั้ง ESC
ในการจัดตั้ง ESC สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ จะต้องได้รับการสนับสนุนแนวความคิดจากผู้บริหารทั้งในส่วนของ HR เอง และผู้บริหารระดับสูงขององค์กรด้วย เพราะการจัดตั้ง ESC ก็เหมือนกับการแบ่งความรับผิดชอบในงานของ HR ออกมาเป็นอีกแผนกหนึ่ง ซึ่งจำเป็นจะต้องมีคนหรือเจ้าหน้าที่มาทำงานประจำเต็ม 100% เพราะฉะนั้น จึงไม่ใช่เรื่องเล็กๆ แต่อย่างที่ผมได้กล่าวไปในบทที่แล้ว เราสามารถนำเอาแนวความคิดในเรื่องของ ESC ไปนำเสนอให้ผู้บริหารยอมรับได้ไม่ยากนัก
ในขั้นตอนการเตรียมการเพื่อการจัดตั้ง ESC นี้จึงต้องอาศัยขั้นตอนในการทำงาน 5 ขั้นตอนย่อยดังต่อไปนี้
1. หาเสียงสนับสนุน
พอเรามีแนวคิดในการจัดตั้ง ESC แล้ว ก็ลองขาย idea นี้ให้กับ ผู้บริหารของ HR ก่อนเลยครับ อาจจะทำโดยการทำ Presentation ใน PowerPoint ขึ้นมาสักอัน แล้วนำเสนอให้ผู้บริหารฟัง หรือลองเอาแนวความคิดนี้ไปคุยกับเพื่อนๆ ในกลุ่ม HR ดู หากมีเสียงตอบรับในเชิงบวกก็ค่อยนำเสนอผู้บริหารก็ได้ครับ ในขั้นตอนนี้เป้าหมายของเราก็คือเราต้องการให้ผู้บริหารของ HR ยืนอยู่เคียงข้างเรา และเป็นปากเป็นเสียงแทนเราในการนำเสนอการจัดตั้ง ESC หากมีเสียงสนับสนุนที่ไม่หนักแน่นพอ ขอเสนอให้ใช้วิธีการทำแบบสำรวจความพึงพอใจต่อการให้บริการของ HR ขึ้นมา แล้วสำรวจตัวอย่างจากพนักงานสัก 10% ของพนักงานทุกระดับก็พอแล้วครับ โดยในแบบสำรวจก็ขอให้มีแบบสอบถามอยู่ 2 ส่วนดังนี้
ส่วนแรก สำรวจความพึงพอใจต่อการให้บริการของ HR ในปัจจุบัน ซึ่งอาจจะสอบถามในเรื่องต่อไปนี้ ความรวดเร็วในการให้บริการ ความสะดวกในการรับบริการ ความซับซ้อนของขั้นตอนต่างๆ สถานที่ในการให้บริการ และความพึงพอใจต่อการบริการ
ส่วนที่สอง สอบถามความคิดเห็นหากมีการนำแนวความคิดในการปรับปรุงการให้บริการในลักษณะที่เป็น ESC มาให้พนักงานเลือก (มั่นใจได้ว่าพนักงานส่วนใหญ่คงอยากให้มีการปรับปรุงการให้บริการให้เป็น ESC อย่างแน่นอน)
พอได้ผลจากการสำรวจมาแล้วก็ลองนำเสนอผู้บริหารและเพื่อนๆ HR อีกทีครับ เราจะได้ชี้ให้ทุกคนเห็นว่าเกิดปัญหาในการให้บริการกับพนักงานเกิดขึ้น โดยอาศัยเสียงจากพนักงานเป็นตัวสนับสนุน ดีกว่าเสียงจากเราคนเดียวครับ
2. ตั้งทีมงานรับผิดชอบ
พอเราได้รับเสียงสนับสนุนจากทุกกลุ่มแล้ว ก็คงต้องมาจัดตั้งทีมงานขึ้นมาเพื่อรับผิดชอบในการดำเนินการจัดตั้ง ESC ขึ้นมา ซึ่งสมาชิกในทีมจะประกอบไปด้วย
ผู้จัดการโครงการ (Project Manager) มีหน้าที่ในการจัดการโครงการทั้งหมดทั้งในด้าน กำลังคน และทรัพยากรสนับสนุนอื่นๆ เช่น งบประมาณ เทคโนโลยีสนับสนุน การประชาสัมพันธ์ เป็นต้น เพื่อให้เกิดผลทั้งในทางด้านของการสนับสนุนและการได้รับการยอมรับ ตำแหน่งนี้ก็น่าจะเหมาะกับผู้บริหารของ HR
ผู้ประสานงาน (Coordinator) มีหน้าที่ประสานงานกับทุกส่วนที่เกี่ยวข้องกับโครงการนี้ ซึ่งคงต้องเป็นบุคคลที่ทุกคนใน HR รู้จัก คุ้นเคย และมีความเชี่ยวชาญในการประสานงานและต่อรองกับคนอื่นๆ
ผู้เชี่ยวชาญระบบ (System Analyst) มีหน้าที่ในการสำรวจและออกแบบระบบเพื่อรองรับการทำงานของ ESC และยังต้องสามารถประสานงานกับเจ้าหน้าที่ฝ่าย IT ได้ด้วย ซึ่งผู้ที่จะทำงานในตำแหน่งนี้ อาจจะมาจากฝ่าย IT (Information Technology) ก็ได้ หากบุคลากรใน HR เองไม่มีใครเชี่ยวชาญงานด้าน IT
นักพัฒนาโครงสร้างองค์กร (Organization Developer) มีหน้าที่ในการศึกษาผลกระทบต่องานของแผนกต่างๆ ใน HR และโครงสร้างองค์กรของ HR และทำหน้าที่ในการจัดการประชุมเพื่อการจัดแบ่งกลุ่มงานใหม่เมื่อมี ESC เกิดขึ้น
นักพัฒนากระบวนการทำงาน (Business Process Developer) มีหน้าที่ในการศึกษาและปรับปรุงกระบวนการทำงานเมื่อมีการจัดตั้ง ESC แล้ว ซึ่งผู้ที่ทำหน้าที่นี้จะต้องเป็นผู้ที่มีหน้าที่ในการปรับปรุงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับระบบเอกสารคุณภาพอื่นๆ ด้วย เช่น Work Procedure, ISO 9000 เป็นต้น
คำถาม หากมีสมาชิกไม่ครบตามตำแหน่งข้างต้นจะมีผลอย่างไร
คำตอบ ไม่มีผลครับ หากสมาชิกของทีมสามารถจัดการกับงานทั้งหมดที่ได้บอกไว้ใน แต่ละตำแหน่ง นี้ได้ ซึ่งอาจจะมีสมาชิกแค่ 2-3 คน ก็ได้
3. สำรวจทรัพยากรขององค์กร
เมื่อมีการตั้งทีมงานแล้ว ก็มาทำการสำรวจดูครับว่าทรัพยากรที่เรามีเป็นอย่างไรบ้าง ซึ่งทรัพยากรที่ว่านี้ได้แก่
ฮาร์ดแวร์ ซึ่งได้แก่ อุปกรณ์ที่สามารถจับต้องได้ทั้งหมดใน HR เช่น อุปกรณ์ทางด้าน IT และอุปกรณ์สำนักงานต่างๆ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องแฟกซ์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องโทรศัพท์ เป็นต้น การสำรวจฮาร์ดแวร์นี้จะทำให้ทราบว่า หากจะมีการนำเครื่องคอมพิวเตอร์ไปตั้งไว้ให้พนักงานมาใช้งานด้วยตนเอง จะสามารถทำได้หรือไม่ และมีเครื่องเพียงพอสำหรับบุคลากรของ ESC และ HR หรือไม่
ซอฟท์แวร์ โดยสำรวจดูว่าโปรแกรมที่ติดตั้งในเครื่องคอมพิวเตอร์ ใช้ระบบปฏิบัติการอะไรบ้าง และมีซอฟท์แวร์อื่นๆ อะไรบ้าง การสำรวจซอฟท์แวร์จะทำให้ทราบข้อจำกัดของการนำเอาซอฟท์แวร์ทางด้าน HR อื่นๆ มาช่วยในการทำงาน
ระบบเครือข่าย จะทำการสำรวจจุดที่ตั้งพอร์ทคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์เป็นหลัก เพื่อจะได้ทราบว่ามีหากเราจะปรับปรุงที่ทำงานของ ESC ขึ้นมาจะต้องเดินสาย LAN หรือสายโทรศัพท์ใหม่หรือไม่
บุคลากร แน่นอนว่าเราจะต้องรู้ว่าเรามีกำลังคนอยู่เท่าไหร่ในปัจจุบัน และใครมีคุณสมบัติที่ตรงกับงานของ ESC รวมถึงความถนัดของแต่ละบุคคลด้วย
งบประมาณ ธรรมดาครับกองทัพต้องเดินด้วยท้อง เพราะฉะนั้นคงต้องดูแล้วละว่า หากจะตั้ง ESC ขึ้นมาจะอาศัยงบประมาณจากไหน ในระหว่างที่ ESC ยังไม่มีค่าใช้จ่ายเป็นของตัวเอง
4. นำเสนอแผนการจัดตั้ง ESC
เมื่อรวบรวมข้อมูลมาแล้วลองใช้แบบฟอร์มต่อไปนี้ นำเสนอแผนเพื่อการจัดตั้ง ESC ต่อผู้บริหารดูครับ
แผนโครงการจัดตั้ง Employee Service Center

1. ความเป็นมาของโครงการ …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
2. วัตถุประสงค์ของโครงการ
1 ……………………………………………..
2 ……………………………………………..
3 ……………………………………………..
4 ……………………………………………..
5 ……………………………………………..
3. ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ ทางตรง
1 ……………………………………………..
2 ……………………………………………..
3 ……………………………………………..
4 ……………………………………………..
5 ……………………………………………..
ทางอ้อม
1 ……………………………………………..
2 ……………………………………………..
3 ……………………………………………..
4 ……………………………………………..
5 ……………………………………………..

4. ผู้รับผิดชอบโครงการ
1 …………………………………………….. ผู้จัดการโครงการ2 …………………………………………….. ผู้ประสานงาน3 …………………………………………….. ผู้เชี่ยวชาญระบบ4 …………………………………………….. นักพัฒนาโครงสร้างองค์กร5 …………………………………………….. นักพัฒนากระบวนการทำงาน
5. ทรัพยากรที่ต้องขอการสนับสนุน
ที่ตั้งสำนักงาน ESC คือ ………………………………………….อุปกรณ์สำนักงาน ได้แก่ …………………………………………
ด้านงบประมาณ
การปรับปรุงสถานที่ตั้ง ESC ………………. บาทเทคโนโลยีสนับสนุน
คอมพิวเตอร์ …. เครื่องราคาเครื่องละ ……….. บาท เป็นเงิน ……… บาท ระบบ Network เป็นเงิน …………………. บาทระบบโทรศัพท์ เป็นเงิน …………………. บาทพัฒนาเวบไซต์ เป็นเงิน ……...…………… บาทระบบ KIOSK เป็นเงิน ………………… บาท
การประชาสัมพันธ์ เป็นเงิน ………………………. บาทฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ เป็นเงิน ……...………………… บาทอุปกรณ์สำนักงาน เป็นเงิน ……...………………… บาท
ด้านบุคลากร
จำนวนบุคลากรของ ESC ........... คน ที่มาของบุคลากรจากแผนก ....... คน แผนก .....คน
6. แผนการดำเนินการ
เริ่มโครงการวันที่ ....... เดือน ................................ พ.ศ. .............. สิ้นสุดโครงการวันที่ ...... เดือน ............................. พ.ศ...............รายละเอียดของแผนงาน (Grant Chart)
7. การประเมินผลความสำเร็จ แบบประเมินผลตอบแทนของการปรับปรุงงานจากการทำงานแบบเดิมกับการสนับสนุนให้พนักงานสามารถดูแลข้อมูลของตนเอง
TASK ManualCost Self Service Cost %Saved
Benefit Processes
Open Enrollment
Personal Data Process
Payroll Processes
Time Attendance Processes
Manager Processes
Total

แบบประเมินผลตอบแทนจากการปรับปรุงกระบวนการในการทำงาน
TASK Manual Cycle Time (Days) Self Service Elapsed Time (Days) %Saved
Benefit Inquiry
Open Enrollment(New Hire)
Address Change
Records Request
Pay Advices
Exempt T&A
Status Change
Merit Increase

8. เงื่อนไขและข้อจำกัด
1 ……………………………………………..
2 ……………………………………………..
3 ……………………………………………..
4 ……………………………………………..
5 ……………………………………………..

พลิกโฉมการให้บริการงาน HR ด้วย Employee Service Center (2)

ขอขอบคุณท่านที่ให้ความสนใจติดตามเรื่องเกี่ยวกับ ESC และมีหลายท่านได้กรุณาฝากคำถามมาทาง Email ของผม ซึ่งคำถามส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่ผมกำลังจะเขียนให้ท่านได้อ่านทั้งนั้นเลยครับ สำหรับเนื้อหาที่ผมจะเขียนนี้ เป็นขั้นตอนของการจัดตั้ง ESC ตั้งแต่เริ่มต้นจนสามารถเปิดดำเนินการและติดตามผลความคืบหน้า ก็ช่วยติดตามอ่านไปเรื่อยๆ นะครับ และหากมีข้อแนะนำประการใดก็ส่งมาได้เลยนะครับ
อย่างไรก็ตาม หากท่านใดที่สนใจจะเรียนเนื้อหาทั้งหมดพร้อมทดลองทำด้วยตนเอง เป็นการสัมมนาเชิงปฏิบัติการอย่างรวบรัดภายใน 1 วัน ก็ดูรายละเอียดในหัวข้อการสัมมนาประจำเดือนมิถุนายน ของ hrcenter เรื่อง Employee Service Center Workshop ในวันที่ 11 มิถุนายนนี้ได้เลยนะครับ
สำหรับเนื้อหาเกี่ยวกับการจัดตั้ง ESC ผมขอแบ่งออกเป็น 11 เรื่อง ดังต่อไปนี้ [1]
1. การศึกษาแนวความคิดเกี่ยวกับ ESC
2. การเตรียมการเพื่อการจัดตั้ง ESC
3. การสำรวจระบบเพื่อการจัดตั้ง ESC
4. การวิเคราะห์และพัฒนาระบบ เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง
5. ขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของ ESC
6. ทรัพยากรสนับสนุนที่จำเป็น
7. การสื่อสารและการประชาสัมพันธ์
8. การเปิดดำเนินการ ESC
9. การติดตามผลและประเมินผลความสำเร็จของ ESC
10. ปัญหาที่พบในการดำเนินการ ESC
11. Case Study ในการดำเนินการ ESC
เอาละเรามาเริ่มกันเลยนะครับ
ขั้นตอนที่ 1 ศึกษาแนวความคิดเกี่ยวกับ ESC
แนวความคิดเกี่ยวกับ ESC มีความสัมพันธ์กันมากกับเรื่อง HR Transformation หรือการรื้อระบบการทำงานของ HR [2](หรืออาจจะเรียกว่าการปฏิวัติระบบการบริหารทรัพยากรมนุษย์น่าจะเหมาะสมกว่า แต่ไม่น่าใช้ เพราะฟังดูแล้วแรงไปหน่อย) เพราะ ESC ก็คือผลที่ได้จากการรื้อระบบการบริหารของ HR ดังกล่าว ซึ่งกลยุทธ์ที่ได้นำมาใช้ใน HR Transformation ก็คือ
• การรวบรวมเอาผู้ที่เชี่ยวชาญงานในเรื่องเฉพาะแต่ละอย่างมาไว้ด้วยกัน • การใช้ทรัพยากรร่วมเพื่อทำหน้าที่ดังนี้
• ให้บริการแก่ลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ• ยกระดับความพอใจของพนักงานในการใช้บริการให้สูงขึ้นเรื่อยๆ• อำนวยความสะดวกและจัดเตรียมข้อมูล สารสนเทศต่างๆ• พัฒนาและปรับปรุงกระบวนการในการทำงาน (Business Processes) ให้ดีขึ้นเรื่อยๆ
• มีหน่วยงานที่ทำหน้าที่รับผิดชอบงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลในทุกๆ เรื่อง สำหรับหน่วยงานหลัก (ฝ่ายผลิต) แต่ละหน่วย
จากกลยุทธ์ที่ใช้ในการทำให้เกิด HR Transformation นี้ได้ทำให้เกิดหน่วยงานหรือระบบขึ้นมา 5 ส่วนใหญ่ๆ คือ
HR Shared Service หรือ Employee Service Center (ESC) หรือ ศูนย์รวมการบริการของ HR เพื่อทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางที่รวบรวมเอางานบริการด้านเอกสารและกิจกรรมอื่นๆ ของฝ่ายทรัพยากรบุคคลมาไว้ด้วยกันเพียงแห่งเดียว
ระบบสนับสนุนการเป็นเจ้าของข้อมูล หรือ Employee Self Service (ESS) และ Manager Self Service (MSS) ระบบทั้ง 2 นี้จะช่วยให้พนักงานทุกระดับเกิดความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งในระบบงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล ทำให้พนักงานเห็นว่าฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีคุณค่าและมีความสำคัญต่อบริษัทและตัวพนักงานเอง และยังช่วยลดขั้นตอนในการทำงานลงได้
เกิดหน่วยงานทำหน้าที่ในลักษณะเป็น Business Partner (BP) โดยจะทำงานควบคู่ไปกับหน่วยธุรกิจแต่ละหน่วย ในลักษณะที่เป็นเพื่อนคู่หูที่สามารถให้คำปรึกษาในด้านต่างๆ ได้ และเป็นผู้เชื่อมโยงและประสานงานระหว่างฝ่ายทรัพยากรบุคคลกับพนักงานแต่ละระดับ
เกิดหน่วยงานที่รับผิดชอบในการทำให้องค์กรเป็น Learning Organization โดยใช้กลยุทธ์ในเรื่อง Knowledge Base มาใช้ ซึ่งจะทำให้การฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรมีช่องทางในการให้พนักงานได้เรียนรู้มากขึ้น ตรงกับความต้องการของแต่ละหน่วยงาน และสนับสนุนให้เกิดผลเชิงบวกกับธุรกิจมากยิ่งขึ้น
เกิดศูนย์รวมผู้เชี่ยวชาญงานในแต่ละเรื่องของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR Expert) ซึ่งจะทำให้เกิดการทำงานในลักษณะวิจัยและพัฒนา (Research & Development ) ในงานทรัพยากรบุคคลในแต่ละด้านในเชิงลึกมากขึ้น เช่น งานด้านค่าจ้างเงินเดือน งานด้านสวัสดิการต่างๆ และงานด้านพนักงานสัมพันธ์ เป็นต้น ผลจากการศึกษาและปรับปรุงข้อมูลอยู่ตลอดเวลาจะทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ได้รับทราบความเคลื่อนไหวต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกประเทศมากขึ้น อาทิเช่น งานด้านสวัสดิการ หากทำการศึกษาข้อมูลของตลาดและมีการติดตามข่าวสารจากทั้งภายในและภายนอกประเทศ จะทำให้เกิดการปรับปรุงสวัสดิการต่างๆ ให้เกิดประโยชน์ต่อบริษัทและพนักงานมากขึ้นเรื่อยๆ
ทีนี้ก็ทราบแล้วนะครับว่า ESC จริงๆ แล้วก็คือผลลัพธ์ที่ได้จากการทำ HR Transformation แต่ไม่จำเป็นนะครับว่า หากเราไม่ได้ทำ HR Transformation แล้วเราจะตั้ง ESC ขึ้นมาภายในบริษัทไม่ได้ อยู่ที่ว่าความพร้อมในการเริ่มปรับปรุงระบบการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีมากน้อยแค่ไหน
ก่อนที่จะเริ่มเข้าสู่วิธีการจัดตั้ง ESC ในบริษัท ผมอยากจะให้เห็นภาพเสียก่อนว่า ระหว่างบริษัทก่อนมีและหลังมี ESC เป็นอย่างไร โดยผมจะเปรียบเทียบให้เห็นผลกระทบใน 3 ด้านคือ ผลกระทบกับพนักงาน เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และทรัพยากรต่างๆ

เปรียบเทียบระหว่างก่อนมี ESC กับหลังมี ESC ในส่วนของพนักงาน
ดัชนีชี้วัด เปรียบเทียบ ไม่มี ESC - มี ESC
• ความสะดวกในการติดต่อของพนักงาน: ลูกค้าของฝ่าย HR ต้องไปติดต่องานกับแผนกที่เกี่ยวข้องในแต่ละเรื่องด้วยตนเอง - พนักงานสามารถติดต่องานกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้โดยไปติดต่องานที่ ESC เพียงจุดเดียว
• ช่องทางในการติดต่อของพนักงาน: พนักงานต้องไปติดต่องานด้วยตนเองหรือโทรศัพท์ไปหาเจ้าหน้าที่ HR โดยตรงเท่านั้น - พนักงานสามารถติดต่อหรือรับฟังข้อมูล ข่าวสาร ได้ทั้งโดยการเดินทางไปพบเจ้าหน้าที่ด้วยตนเอง โทรศัพท์สอบถามจากศูนย์ หรือค้นหาข้อมูลด้วยตนเองโดยทางอินทราเน็ตบนเว็บ
• ความรวดเร็วในการรับบริการ: ขึ้นอยู่กับว่าเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบจะว่างหรือไม่ หากว่างก็ได้รับบริการเร็ว หากไม่ว่างก็อาจจะจำเป็นต้องไปติดต่อวันถัดไป - ได้รับการบริการอย่างรวดเร็ว เพราะมีอุปกรณ์ต่างๆ และเอกสารจัดไว้ให้อย่างพร้อมเพรียง และมีเจ้าหน้าที่รับเอกสารโดยตรง
• การเข้าถึงข้อมูลส่วนตัว: ไม่สามารถทำได้ เพราะส่วนใหญ่บริษัทจะจัดเก็บข้อมูลพนักงานไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวเท่านั้น (Stand Alone) หรือใช้กันในเฉพาะกลุ่มเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล - สามารถทำได้มากขึ้น ทางระบบ ESS และ MSS โดยเฉพาะข้อมูลที่เป็นข้อมูลส่วนตัวทั่วๆ ไป เช่น ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ สถานภาพ วุฒิการศึกษา เป็นต้น และทำได้หลายทาง เช่น ผ่านทางอินทราเน็ต โทรศัพท์ไปที่ Employee Call Center หรือ แสดงบัตรพนักงานกับเจ้าหน้าที่ เพื่อขอตรวจสอบข้อมูลส่วนตัว
• ความพึงพอใจในการรับบริการ: ไม่ค่อยรับความสนใจ จะได้รับความสนใจก็ต่อเมื่อมีการร้องเรียนเกิดขึ้น - ดัชนีชี้วัดความสำเร็จในการทำงานของเจ้าหน้าที่ประจำ ESC ก็คือความพึงพอใจของพนักงาน ซึ่งจะต้องมีการสำรวจเป็นประจำ พนักงานจึงสามารถแสดงออกต่อการให้บริการได้อย่างสม่ำเสมอ

การเปรียบเทียบระหว่างก่อนมี ESC กับหลังมี ESC ในส่วนของบุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ดัชนีชี้วัด Competency Development ของพนักงานในฝ่าย HR เมื่อ ไม่มี ESC - มี ESC
• ความรู้ ความเชี่ยวชาญของบุคลากรในฝ่ายทรัพยากรบุคคล: เจ้าหน้าที่แต่ละแผนกในฝ่ายทรัพยากรมนุษย์มีความถนัดและเชี่ยวชาญในงานแตกต่างกันไป ขึ้นกับประสบการณ์ ความสามารถ และโอกาสของแต่ละคนในการได้เรียนรู้งานใหม่ๆ - เจ้าหน้าที่ของศูนย์บริการพนักงานมีความรู้ในงานใกล้เคียงกัน สามารถตอบคำถามในทุกเรื่องเกี่ยวกับ HR ด้วยมาตรฐานเดียวกัน

• สถานที่ที่ใช้ในติดต่อกับพนักงาน: ลูกค้าของฝ่าย HR ต้องไปติดต่องานกับแผนกที่เกี่ยวข้องในแต่ละเรื่องด้วยตนเอง - พนักงานสามารถติดต่องานกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้โดยไปติดต่องานที่ ESC เพียงจุดเดียว
• ช่องทางในการติดต่อ: พนักงานต้องไปติดต่องานด้วยตนเองหรือโทรศัพท์ไปหาโดยตรงเท่านั้น - พนักงานสามารถติดต่อหรือรับฟังข้อมูล ข่าวสาร ได้ทั้งโดยการเดินทางไปพบเจ้าหน้าที่ด้วยตนเอง โทรศัพท์สอบถามจากศูนย์ หรือค้นหาข้อมูลด้วยตนเองโดยทางอินทราเน็ตบนเว็บ
• การใช้เทคโนโลยีสนับสนุนการทำงาน: ใช้เทคโนโลยีมาช่วยในบางแผนก เช่น แผนกค่าจ้าง เงินเดือน สวัสดิการและผลประโยชน์ - ใช้เทคโนโลยีในเรื่อง ศูนย์บริการทางโทรศัพท์ และเว็บไซต์มาช่วย
• ความรวดเร็วในการให้บริการ: ขึ้นอยู่กับว่างานประจำที่ทำอยู่ยุ่งหรือไม่ หากไม่ยุ่งก็ให้บริการได้ทันที แต่หากยุ่ง (โดยเฉพาะ Payroll ) ก็อาจจะไม่สามารถคาดการณ์ได้ว่าจะเสร็จ เมื่อไหร่ - สามารถให้บริการอย่างรวดเร็ว เพราะเวลาที่ใช้ในการให้บริการแต่ละเรื่อง ถือเป็น KPI หนึ่งที่ชี้วัดประสิทธิภาพในการให้บริการของเจ้าหน้าที่ ESC คนนั้นๆ
• การสลับหน้าที่รับผิดชอบของบุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคล: ทำได้ยาก เพราะงานส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับคนที่รับผิดชอบเพียงคนเดียว - ทำได้ง่าย เพราะขั้นตอนการทำงานทุกอย่างมีเอกสารให้ศึกษา และผู้ที่ผ่านงานที่ ESC จะมีพื้นฐานความรู้ในทุกๆ ด้านของฝ่ายทรัพยากรบุคคล ซึ่งง่ายต่อการ เพิ่มเติมความรู้ในเชิงลึกของแต่ละเรื่อง
• หน้าที่รับผิดชอบ: ค่อนข้างจำกัดในแต่ละเรื่อง แต่จะต้องทำด้วยตนเองทั้งหมดทั้งการตอบคำถาม การดำเนินการเอกสารต่างๆ - เป็นไปในแนวกว้างและมีขั้นตอนการทำงานที่ไม่ซับซ้อนและชัดเจน จึงง่ายต่อการดำเนินการ
• ความสามารถในการดำเนินการเอกสารช่วยเจ้าหน้าที่คนอื่น: ทำได้ยาก เพราะไม่มีรับผิดชอบในเรื่องนั้นๆ - สามารถทำทดแทนกันได้ เกือบทั้งหมด ยกเว้น การดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับสิทธิการใช้งานในระบบที่ต่างระดับกัน
• การทำหน้าที่ทดแทนกัน เมื่ออีกคนหนึ่งไม่ว่าง: ทำได้ยาก เพราะไม่มีส่วนรับผิดชอบในเรื่องนั้นๆ - สามารถทำทดแทนกันได้ เกือบทั้งหมด ยกเว้น การดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับสิทธิการใช้งานในระบบที่ต่างระดับกัน
• ความสะดวกในการให้บริการ: บ่อยครั้งที่เจ้าหน้าที่ติดประชุม หรืองานอื่นๆ อยู่ไม่สามารถให้บริการพนักงานได้ - ในการดำเนินการของ ESC จะต้องมีเจ้าหน้าที่ประจำอยู่ตลอดเวลา โดยการผลัดเปลี่ยนกันไปทำกิจกรรมอื่นๆ เช่น เข้าประชุม หรือฝึกอบรม
• การพัฒนาศักยภาพของบุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคล: เป็นไปในเชิงลึก แต่ซ้ำซาก และจำเจ เพราะคนที่รับผิดชอบงานแต่ละเรื่อง ไม่มีโอกาสในการเรียนรู้งานใหม่ๆ - เจ้าหน้าที่ ESC ทุกคนจะต้องผ่านการฝึกอบรม วิธีในการดำเนินการกับเอกสารที่ให้บริการที่ ESC ทำให้มีความรู้ในแนวกว้าง และครอบคลุมทุกส่วนในฝ่ายทรัพยากรบุคคล และยังได้เรียนรู้ในด้านเทคโนโลยีที่จะมาช่วยงานอีกด้วย
• ความพึงพอใจในการให้บริการ: ไม่สามารถควบคุมได้ ขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อม ประสบการณ์ และนิสัยส่วนตัวของแต่ละคน - เจ้าหน้าที่ประจำ ESC ทุกคนต้องผ่านหลักสูตรการฝึกอบรมที่จำเป็นต่อการให้บริการเช่น Service Mind หรือการตอบรับโทรศัพท์ เพื่อให้ผู้รับพอใจ และยิ่งไปกว่านั้น Feedback ในการรับบริการจากพนักงานถือเป็น KPI ที่สำคัญของเจ้าหน้าที่ ESC
• การคิดค้นนวัตกรรมหรือกลยุทธ์ในการบริหารงาน: เกิดขึ้นได้ยาก เพราะจะต้องจัดการงานประจำวันให้เสร็จก่อน ถึงจะมีเวลาคิดถึงเรื่องอื่น - เกิดขึ้นได้อย่างสม่ำเสมอ เพราะบุคลากรที่ทำหน้าที่ประจำในแต่ละแผนก มีเวลามากขึ้นในการไปติดตามข่าวสาร เข้าร่วมฝึกอบรม หรือติดตาม พบปะพูดคุยกับพนักงานในแต่ละฝ่าย ซึ่งจะทำให้การทำงานแบบเป็น Business Partner เป็นจริงขึ้นมาได้
• การวัดประสิทธิภาพในการทำงาน: ทำได้ไม่ชัดเจน ขึ้นอยู่กับมาตรฐานของเครื่องมือวัดและประเมินผลการทำงาน - ทำได้อย่างชัดเจน เพราะสามารถวัดประสิทธิภาพในการทำงานออกมาเป็นตัวเลขได้ เช่น เปอร์เซนต์ของเอกสารที่เจ้าหน้าที่ ESC คนนั้นดำเนินการได้สำเร็จ เปอร์เซนต์ความพึงพอใจในการให้บริการของเจ้าหน้าที่ ESC แต่ละคน หรือจำนวนข้อร้องเรียนในการให้บริการของเจ้าหน้าที่ เป็นต้น
• การพัฒนาตนเอง: เกิดขึ้นได้น้อย ขึ้นอยู่กับการสนับสนุนของผู้บังคับบัญชาแต่ละท่าน
• การที่เจ้าหน้าที่ ESC ถูกวัดประสิทธิภาพในการทำงาน โดยมีผลแสดงให้เห็นเป็นตัวเลขที่ชัดเจน ทำให้เกิดการกระตุ้นให้เจ้าหน้าที่คนนั้นเกิดการพัฒนาตนเอง ทั้งในด้านการให้บริการ และการใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการทำงาน - การเปรียบเทียบระหว่างก่อนมี ESC กับหลังมี ESC ในส่วนของทรัพยากรสนับสนุน
ดัชนีชี้วัดระหว่างไม่มี ESC กับ มี ESC
• สถานที่ที่ใช้ในติดต่อกับพนักงาน: ลูกค้าของฝ่าย HR ต้องไปติดต่องานกับแผนกที่เกี่ยวข้องในแต่ละเรื่องด้วยตนเอง - พนักงานสามารถติดต่องานกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้โดยไปติดต่องานที่ ESC เพียงจุดเดียว
• ช่องทางในการติดต่อ: พนักงานต้องไปติดต่องานด้วยตนเองหรือโทรศัพท์ไปหาโดยตรงเท่านั้น - พนักงานสามารถติดต่อหรือรับฟังข้อมูล ข่าวสาร ได้ทั้งโดยการเดินทางไปพบเจ้าหน้าที่ด้วยตนเอง โทรศัพท์สอบถามจากศูนย์ หรือค้นหาข้อมูลด้วยตนเองโดยทางอินทราเน็ตบนเว็บ
• การใช้เทคโนโลยีสนับสนุนการทำงาน: ใช้เทคโนโลยีมาช่วยในบางแผนก เช่น แผนกค่าจ้าง เงินเดือน สวัสดิการและผลประโยชน์ - ใช้เทคโนโลยีในเรื่อง ศูนย์บริการทางโทรศัพท์ และเว็บไซต์มาช่วย
• การวัดประสิทธิภาพในการทำงาน: ทำได้ยาก เพราะวัดออกมาเป็นตัวเลขไม่ได้ - ทำได้ง่ายขึ้น เพราะสามารถวัดออกมาเป็นตัวเลขได้
• ความรวดเร็วในการประมวลผลข้อมูล: ไม่แน่นอน ขึ้นกับว่าได้เตรียม ข้อมูลนั้นไว้หรือยัง - สะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น เพราะได้มีการนำเอาเทคโนโลยีมาช่วยในการประมวลผลและออกรายงาน
• เวลาในการให้บริการ: เฉพาะวันที่เปิดทำการปกติเท่านั้น เช่น 8.00-17.00 น. จันทร์-ศุกร์ เป็นต้น - ขึ้นอยู่กับความต้องการของลูกค้า เช่น อาจจะต้องเปิด 24 ชั่วโมง ทุกวันที่มีการผลิตเกิดขึ้น เป็นต้น

คราวนี้ก็ไม่ต้องสงสัยแล้วนะครับว่ามี ESC แล้วเป็นประโยชน์ต่อองค์กร พนักงาน และฝ่ายทรัพยากรบุคคลอย่างไร แล้วพบกันสัปดาห์หน้านะครับ