MS-Excel: การสร้างฐานข้อมูลการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีแบบง่าย - Force Ranking Chart (1)

           มีส่วนต่อจากคราวก่อนโน้นเรื่องการสร้างฐานข้อมูลการประเมินผลประจำปีแบบง่าย ในกรณีที่เราต้องการนำเอาการควบคุมเกณฑ์การจ่ายโบนัสและเพิ่มเงินให้พนักงานที่มีผลการประเมินแต่ละระดับเป็นแบบกราฟรูประฆังคว่ำ (Bell Curve) ซึ่งโดยส่วนใหญ่จะกำหนดระดับผลการประเมินให้พนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานดีมีจำนวนน้อยกว่าพนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานอยู่ในระดับกลางๆ และพนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานต่ำกว่ามาตรฐานก็มีอยู่จำนวนหนึ่ง นั่นก็คือการนำเอาหลักการแบบ Force Ranking มาใช้นั่นเอง
         ในกรณีเช่นนี้เราสามารถใช้ MS-Excel มาช่วยแสดงเส้นแนวนโยบาย (Guideline) ให้กับผู้ประเมินแต่ละฝ่ายได้ โดยการสร้างกราฟแบบเส้นโค้งมาช่วย ซึ่งจะทำให้ผู้ประเมินสามารถมองเห็นภาพและควบคุมการประเมินให้อยู่ในเกณฑ์เส้นแนวนโยบายที่ผู้บริหารระดับสูงกำหนดมาให้ได้
         มาลองทำ Force Ranking Chart กันดูครับ

MS-Excel: การสร้างฐานข้อมูลการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีแบบง่าย-ตอนที่ 1

          ถึงช่วงปลายปีทีไรงาน HR ยุ่งทุกทีนะครับ ไหนจะเตรียมของขวัญแจกพนักงาน เตรียมจัดงานปีใหม่ ออกไปเยี่ยมเยือนบรรดาผู้ช่วยเหลืองานต่างๆ เช่น สำนักงานประกันสังคม จัดหางาน ส่วนงานบริหารท้องถิ่นต่างๆ และอีกเยอะแยะมากมาย แต่งานที่มักจะทำให้ลุกไปปไหนไม่ค่อยได้เห็นจะเป็นงานนี้ครับ "การประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปี" หรือ Performance Appraisal หรือบางคนก็เรียกเป็นประเมินผลขึ้นเงินเดือนจ่ายโบนัส

        ผมได้มีโอกาสได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับ HR หลายๆ ท่าน และบางส่วนก็มาจากการสอบถามช่วงที่เคยสอนที่ HR Center ก็ได้รับเสียงสะท้อนกลับมาที่ไม่ต่างกันมากก็คือส่วนใหญ่ใช้ Microsoft Excel นี่ละครับในการประเมินผลขึ้นเงินเดือน เพราะแต่ละบริษัทมีข้อจำกัดและความต้องการใช้ที่แตกต่างกัน ผมเชื่อได้ว่าไม่มีระบบไหนที่ดีที่สุดที่สามารถมาสนองตอบต่อความต้องการของผู้บริหารในประเทศไทยได้ครบถ้วนทุกอย่าง หากผู้บริหารเองไม่ปรับตัวเข้ากับระบบและใช้ระบบที่ซื้อมาแพงๆ อย่างจริงจัง

       แล้วในแต่ละปีก็จะมีผู้โชคดีหน้าใหม่ที่ไม่เคยสัมผัสงานด้าน HR มาโดยตรงได้รับการมอบหมายให้มาทำการคิดเงินเดือนขึ้นและโบนัสเป็นประจำ บางคนก็ทำๆ ไปเพื่อให้มันเสร็จ ผมก็เลยอยากแบ่งปันความรู้ที่พอมีอยู่บ้างให้กับคนที่พึ่งเริ่มต้นมาจับงานนี้ หรือบางทีเทคนิคหรือสูตรที่ผมใช้ก็อาจจะเป็นประโยชน์กับ HR มือเก๋าบางท่าน ในขณะเดียวกันผมก็ยินดีแลกเปลี่ยนกับท่านผู้เชี่ยวชาญทั้งหลายหากจะมีเทคนิคที่ดีกว่ามาเผื่อแผ่ให้ HR ของไทยไปสู่ระดับโลกได้ (แม้ว่าบอลไทยจะหมดหวังไปบอลโลกมานานแล้วก็ตาม)

      ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจเบื้องต้นก่อนว่าข้อมูลที่ได้จากระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS) ทั้งหลายสามารถแสดงรายงานหรือ Export รายงานออกมาได้ต่างกัน เราจึงต้องมาจัดหน้าตาให้ดูแล้วเข้าตรรกะและเชื่อมโยงการใช้งานในรูปแบบของการประเมินผลประจำปีเสียก่อน

         เริ่มจากการจัดกลุ่มพนักงานใหม่ เพราะเวลาคิดเงินขึ้นกับโบนัสพนักงานแต่ละกลุ่มมักจะใช้วิธีการหรือสูตรคิดหรือ Scheme แตกต่างกัน เช่น กลุ่มพนักงานทั่วไปให้โบนัสเฉลี่ย 4.5 เดือน พนักงานระดับหัวหน้างานให้โบนัส 4.25 เดือน เป็นต้น เราจึงต้องหาหลักเกณฑ์ให้ระบบจัดกลุ่มพนักงานให้ใหม่ โดยใช้ระดับ (Job Grade หรือ Job Level) เป็นตัวกำหนด ดูสูตรการใช้ได้ตามเซล H12 ครับ

         จากนั้นเราก็มานับอายุงานกันโดยใช้สูตร DATEDIF ซึ่งจะนับอายุงานแบบวันชนวันให้ ผมแยกการนับอายุงานไว้คนละคอลัมน์เพื่อให้ง่ายต่อการดูและอธิบายครับ โดยวันสุดท้ายที่นับอายุงานก็คือวันสุดท้ายของรอบการประเมินผล ตามนโยบายของแต่ละบริษัท ดูสูตรการใช้ได้ตามเซล J12 (นับปี) และ K12 (นับเดือน) ครับ
         ส่วน การตั้งค่าวันที่จะเริ่มและสิ้นสุดการประเมินผลก่อน จากนั้นดูว่าตามนโยบายของท่านเขาจ่ายเงินโบนัสหรือปรับเงินขึ้นแบบไหน ตามตัวอย่างผมตัด ณ วันที่ 30 มิถุนายน นั่นคือคนที่มาเริ่มงานกับบริษัทก่อน 1 มกราคม 2552 จะได้รับการประเมินผลขึ้นเงินเดือนและรับเงินโบนัสเต็มจำนวน ส่วนคนที่มาเริ่มงานตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม - 30 มิถุนายน 2552 จะได้รับผลแบบตามสัดส่วน (Prorata) ส่วนคนไหนมาเริ่มงานหลังวันที่ 30 มิถุนายน 2552 จะถูกเอาส่วนที่เหลือไปนับรวมจ่ายกับปีหน้า 

วันนี้ขอแค่นี้ก่อนครับ จะมาต่อตอนที่ 2 เร็วๆ นี้