แนวโน้มระบบสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์ในอนาคต

บทความนี้ผมตอบคำถามให้กับนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษาของนิด้าไว้เมื่อเดือนกันยายน 2552 ที่ผ่านมาครับ

ระบบสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์ในอนาคตจะมีการเปลี่ยนแปลงดังนี้คือ
1. เทคโนโลยีการเชื่อมโยงระบบสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์กับผู้ใช้
1.1 องค์การขนาดเล็กและกลางที่ใช้การบริหารงานแบบเก่าโดยเปลี่ยนแปลงการบริหารงานจากระบบครอบครัวไปสู่สากล ส่วนใหญ่จะเปลี่ยนแปลงจากการเก็บบันทึกข้อมูลแบบไร้การเชื่อมโยง (Standalone) เป็นระบบฐานข้อมูลแบบ Client-Server มาใช้งาน เพราะยังเชื่อว่าระบบนี้ยังมีประสิทธิภาพในเรื่องของความปลอดภัยของข้อมูล
1.2 องค์การขนาดเล็กที่มีความทันสมัยและมีสาขาการบริหารที่อยู่กันอย่างกระจัดกระจายหรือองค์การขนาดกลางและขนาดใหญ่ที่ต้องเติบโตข้ามชาติจะมีการนำสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์ในรูปแบบฐานข้อมูลบนเว็บ (Web-Based) มาใช้ และยังเชื่อมโยงไปยังระบบอื่นๆ เพื่อนำสารสนเทศไปใช้ในการบริหารในภาวะการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นตลอดเวลาได้อีกด้วย
1.3 จากวิวัฒนาการของเทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารแบบไร้สายที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วอาทิเช่น เทคโนโลยี 3G และ 4G จะส่งผลให้องค์การขนาดกลางและใหญ่ที่มีการใช้งานสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์ในแบบ Web-Based ขนาดใหญ่ที่เชื่อมต่อไปยังระบบอื่นทั่วทั้งองค์การ (ERP) จนชำนาญแล้ว จะมีการพัฒนารูปแบบการใช้งานไปในรูปแบบ Wireless Self Service System ผ่านทางเทคโนโลยีแบบ WAP เพื่อตอบสนองการทำงานของพนักงานที่เป็นพวก Gen Y และ Gen Net ทั้งหลาย โดยจะมีการสร้าง Mobile Application ขึ้นมาตอบสนองทั้งในลักษณะที่เป็น Application บนโทรศัพท์มือถือและการติดตั้งเทคโนโลยีบนยานพหานะอาทิเช่น จอ LCD ในรถยนต์ โดย Application เหล่านี้จะทำให้กลุ่มคนรุ่นใหม่เหล่านี้เข้าถึงระบบได้ง่ายและสามารถเข้าถึงได้จากที่ไหนก็ได้ในโลกนี้ ซึ่ง Application ต่างๆ เหล่านี้จะทำให้ผู้ใช้สามารถดำเนินการเอกสารต่างๆ เช่น การลา การอนุมัติเอกสารในระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ได้โดยไม่ต้อง Login ผ่านทางคอมพิวเตอร์
1.4 ต่อจากระบบไร้สายแล้วในขั้นถัดไปการที่ทุกๆ ที่ในโลกถูกเชื่อมต่อด้วยอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงมาก จะทำให้เกิดลักษณะการทำงานเป็นแบบ Virtual Office อย่างสมบูรณ์แบบ โดยมี Multi-Media-Mobile Application ช่วยสนองตอบการทำงานจากที่ทุกที่ในโลกในลักษณะเสมือนจริงเกิดขึ้นได้ อาทิเช่น การนั่งประชุมที่มองเห็นผู้เข้าร่วมประชุมเป็น 3 มิติ เสมือนหนึ่งนั่งประชุมกันในห้องประชุมจริง โดยบรรยากาศรอบห้องประชุมสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามใจชอบของผู้เข้าร่วมประชุม เป็นต้น โดยในอนาคตระบบนี้จะเชื่อมโยงเข้าสู่ระบบสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์เพื่อตอบสนองการทำงานของฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างครบถ้วน ตัวอย่างเช่น
· ระบบการคัดเลือกผู้สมัครแบบ 3 มิติ จะทำให้ผู้สมัครและผู้สัมภาษณ์สามารถพบปะสื่อสารกันด้วยระบบ Multi-Media-Mobile Application โดยไม่จำเป็นต้องเดินทาง ทำให้องค์การสามารถคัดเลือกคนได้อย่างหลากหลายจากที่ไหนก็ได้ในโลก และสามารถสังเกตอารมณ์การแสดงออกของผู้สมัครได้อย่างใกล้เคียงความจริง
· ระบบการฝึกอบรมและพัฒนาแบบ 3D Live คล้ายๆ กับ Academy Fantasia การติดตามการพัฒนาบุคลากรในองค์การสามารถทำได้ตลอดเวลา ทำให้ผู้ติดตามผลการพัฒนาสามารถประเมินผู้เข้าหลักสูตรได้อย่างใกล้ชิด ตลอดจนสามารถนำเอาไปใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากรผู้นั้นได้ด้วย

2. ผู้ใช้งานระบบ ในอนาคตนอกจากบุคลากรที่ทำงานในฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์จะเป็นผู้ใช้งานระบบหลักๆ เพื่อบำรุงรักษา เปลี่ยนแปลง ปรับปรุง พัฒนา และรักษาความปลอดภัยของระบบแล้ว จะมีผู้ใช้จากนอกฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์อีก 3 ส่วนคือ
2.1 ระบบการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล (Employee Self Service)
พนักงานทุกคนในองค์การจะได้รับสิทธิในการเข้าถึงและบริหารจัดการข้อมูลส่วนตัวของตัวเองได้ รวมถึงการทำกิจกรรมต่างๆ ในระบบได้ด้วยตนเอง เช่น การส่งใบลา การจัดการข้อมูลการทำงานล่วงเวลา การประเมินผลการปฏิบัติงาน การวางแผนพัฒนารายบุคคล การวางแผนพัฒนาสายอาชีพของตนเอง เป็นต้น
2.2 ระบบการเข้าถึงข้อมูลของพนักงานระดับบังคับบัญชา (Manager Self Service)
ผู้บังคับบัญชาจะสามารถจัดการและบริหารข้อมูลและสารสนเทศของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์โดยเชื่อมโยงการทำงานกับระบบอื่นๆ ในองค์การ เพื่อทำให้องค์การบรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งไว้ได้
2.3 ผู้ใช้จากผู้เชี่ยวชาญภายนอก (Outsource)
ซึ่งผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆ จะสามารถเข้าถึงสารสนเทศตามระดับสิทธิเพื่อนำสารสนเทศไปวิเคราะห์แล้วนำมาปรับปรุงและพัฒนาองค์การให้ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้รวดเร็วมากขึ้น ซึ่งผู้เชี่ยวชาญภายนอกเหล่านี้ ได้แก่ นักพัฒนาองค์การ นักบริหารค่าจ้างและสวัสดิการ นักพัฒนาความสามารถรายบุคคล เป็นต้น

3. การเปลี่ยนแปลงที่น่าจะเกิดขึ้นอย่างแน่นอน
คือเกิดการขาดแคลนนักพัฒนาและผู้เชี่ยวชาญระบบสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์ในประเทศไทย เพราะระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์มีความหลากหลาย การพัฒนาให้ผู้ใช้เกิดความเชี่ยวชาญต้องใช้เวลาและต้นทุนสูง ขณะที่องค์การต่างๆ จะมีขนาดแยกย่อยลงไปเพื่อให้เกิดความคล่องตัวต่อการบริหารจัดการ ยิ่งจะทำให้ผู้เชี่ยวชาญระบบเหล่านี้มีจำนวนเพิ่มขึ้นไม่ทันต่อการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น
ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบันสามารถแบ่งออกเป็น 3 กลุ่มคือ
1. ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์เพื่อการตัดสินใจ
เป็นระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ขนาดใหญ่ที่มีการเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ เช่น ระบบการผลิต ระบบบริหารบัญชีและการเงิน เป็นต้น โดยระบบสารสนเทศเหล่านี้จะช่วยสร้างรายงานสารสนเทศที่จำเป็นต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร และช่วยให้องค์การสามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งระบบในลักษณะนี้มักจะเป็นระบบขนาดใหญ่ เช่น SAP, Oracle HRMS, PeopleSoft เป็นต้น
2. ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์เพื่อตอบสนองบทบาทพื้นฐานขององค์การ
คือระบบที่มีการนำมาใช้ในองค์การแล้วมีการปรับปรุงหรือพัฒนาเพิ่มเติมเพื่อให้ตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งมักจะเริ่มจากระบบพื้นฐานง่ายๆ คือระบบ Payroll แต่ยังไม่สามารถเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ ได้อย่างสมบูรณ์ การนำระบบสารสนเทศมาใช้จึงเป็นการพัฒนารายงานตามความต้องการของผู้บริหารเป็นครั้งคราวไป ซึ่งระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ในกลุ่มนี้ มักจะเป็นซอฟท์แวร์ที่ได้รับการพัฒนาโดยนักพัฒนาโปรแกรมของไทย อาทิเช่น TJS, HRII, myHR เป็นต้น
3. ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์เพื่อตอบสนองความต้องการพื้นฐานของพนักงานในองค์การ
คือระบบที่มุ่งเน้นการตอบสนองความต้องการพื้นฐานของพนักงานในองค์การ คือการคิดเงินเดือนและสวัสดิการต่างๆ (Payroll) ให้ถูกต้องครบถ้วนไม่ผิดพลาด ระบบในกลุ่มนี้จึงยังไม่มุ่งเน้นในการนำเสนอรายงานที่เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร แต่จะมุ่งเน้นการจัดทำรายงานเพื่อการส่งต่อไปให้หน่วยงานราชการ อาทิเช่น ประกันสังคม กรมพัฒนาฝีมือแรงงานฯ สรรพากร เป็นต้น ให้ครบถ้วนเท่านั้น

บุคลากรด้าน HR ต้องเตรียมความพร้อมดังนี้

1. Generalist
ต้องเป็นผู้รู้รอบด้าน (Generalist) โดยต้องมีความรู้ความเข้าใจธุรกิจจนสามารถเชื่อมโยงและสืบค้นสารสนเทศเพื่อนำเสนอให้ผู้บริหารตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ตรงตามความต้องการ และทันต่อความต้องการ ซึ่งสิ่งที่ HR ควรรู้มีมากมาย เช่น ความรู้ด้านการบริหารการเงินและบัญชี การผลิต การตลาดและการขาย โดยจะต้องเข้าใจพื้นฐานในด้านบัญชีต้นทุนและการบริหารงบประมาณที่นำไปเชื่อมโยงกับระบบการประเมินผลและกลยุทธ์การบริหารขององค์การได้
2. Technology Oriented
ต้องเป็นผู้มีความเชี่ยวชาญในการใช้เทคโนโลยี (Technology Oriented) เพื่อทำให้ HR สามารถนำระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. Change Management
ต้องเป็นผู้มีประสาทสัมผัสรับรู้และตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว (Change Management) เช่น ทันทีที่เกิดปัญหาด้านเศรษฐกิจของโลก ควรเตรียมความพร้อมของข้อมูลและสารสนเทศด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ให้กับผู้บริหารให้ทราบได้ทันทีว่า มีส่วนไหนที่จะสามารถลดค่าใช้จ่ายลงไปได้โดยมีผลกระทบกับองค์การและพนักงานน้อยที่สุด เป็นต้น
4. Cross Cultural / Cultural Balancing
ต้องเป็นผู้สามารถเรียนรู้และปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมที่หลากหลายได้ (Cross Cultural / Cultural Balancing) เพราะในอนาคต HR จะต้องทำงานร่วมกับคนจากสองฝั่งโลกคือโลกตะวันตกคือกลุ่มยุโรป และสหรัฐอเมริกา กับอีกฝั่งคือฝั่งตะวันออก อาทิเช่น จีน เกาหลี ไต้หวัน ญี่ปุ่น เป็นต้น สิ่งสำคัญที่ตามมาคือการที่ HR จะต้องสามารถสื่อสารได้ไม่ต่ำกว่า 3 ภาษา คือ ไทย อังกฤษ/ฝรั่งเศส/รัสเซีย/สเปน/เยอรมัน กับจีน/ญี่ปุ่น/เกาหลี/เวียดนาม เป็นต้น