MS-Excel: การสร้างฐานข้อมูลการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีแบบง่าย - Force Ranking Chart (2)

ตามตัวอย่างต่อไปนี้สมมติให้พนักงานในฝ่ายนี้มีรายชื่อตั้งแต่แถวที่ 9 ถึง 105 i;,
           ขอเริ่มจากตัวอย่างการประเมินผลการปฏิบัติงานที่ได้ระดับคะแนนแบ่งออกเป็น 4 ระดับคือ A, B, C และ D ในที่นี้กำหนดให้ A คือระดับผลการประเมินที่ดีที่สุด แล้วลดหลั่นกันลงมาจนถึง D คือผลการประเมินที่ต่ำกว่ามาตรฐาน จากนั้นเราก็สร้างตารางเพื่อแสดงผลและสร้างกราฟควบคุมขึ้นมา ตามตัวอย่างในเซล A2:D6 โดยในเซล C3 ถึง C6 คือจำนวนพนักงานที่จะได้รับผลการประเมินตามนโยบายการจ่ายตามระดับผลการประเมินที่มีผลคะแนน A-D ในคอลัมน์ A3 ถึง A6 และเมื่อผู้ประเมินให้คะแนนกับพนักงานจำนวนพนักงานที่ได้ผลการประเมินจริงจะถูกนับมาแสดงในคอลัมน์ D2 ถึง D6
          การที่นำฟังก์ชั่น ROUND มาใช้ในเซล C3 ถึง C6 เนื่องจากบางครั้งจำนวนพนักงานที่ถูกนับตามเปอร์เซนต์ของนโยบายการจ่ายจะหารออกมาเป็นเศษส่วนซึ่งจำนวนคนควรเป็นจำนวนเต็มก็เลยเอาฟังก์ชั่นนี้มาช่วย ส่วนฟังก์ชั่น COUNT คือให้ไปนับจำนวนพนักงานทั้งหมดจากรหัสพนักงาน ซึ่งในที่นี้กำหนดให้รายชื่อพนักงานอยู่ในเซล A9 ถึง A105 เมื่อได้จำนวนพนักงานทั้งหมดมาแล้วก็นำไปคูณกับนโยบายการจ่าย (%) ในเซล A3 ถึง A6 ก็จะได้จำนวนพนักงานตามระดับประเมินผลออกมา

        จากนั้นในเซล D3 ถึง D6 เราใช้ฟังก์ชั่น COUNTIF ให้ไปทำการนับจำนวนพนักงานที่ได้ผลการประเมินเท่ากับระดับคะแนนประเมินผลในเซล B3 ถึง B6 ซึ่งก็คือเกรด A-D นั่นเอง โดยให้ไปนับจำนวนพนักงานที่ได้ผลการประเมินแต่ละระดับจากผลการประเมินในเซล B9 ถึง B105 รวม 97 คน แต่จำนวนรวมในเซล C3 ถึง C6 มี 98 คนเนื่องจากเป็นจำนวนที่ถูกปัดเศษเพิ่มขึ้นมา 1 คน

MS-Excel: การสร้างฐานข้อมูลการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีแบบง่าย-ตอนที่ 2

เมื่อได้จัดเตรียมข้อมูลเบื้องต้นเพื่อการประเมินผลแล้วเราก็มาต่อกันด้วยการแสดงผลคะแนนการประเมินที่ได้จากแบบฟอร์มการประเมินผลซึ่งผู้บังคับบัญชาของแต่ละฝ่ายได้นำไปประเมินให้คะแนนผู้ใต้บังคับบัญชาแล้ว ออกมาเป็นเกรดหรือมาตรวัดตามที่แต่ละบริษัทใช้อยู่ ตามตัวอย่างต่อไปนี้

คะแนน                 เกรด                ผลการประเมิน  
85-100                 A                     ยอดเยี่ยม
80-84                   B                     ดีกว่ามาตรฐาน
60-79                   C                    ปานกลาง
<=59                     D                     ต่ำกว่ามาตรฐาน

ตามประสบการณ์แล้วการกำหนดคะแนนเป็นเกรดจะทำให้ใช้สูตร Excel ได้ง่ายกว่าครับ ในขั้นตอนการคิดคะแนนออกมาเป็นเกรดนี้ สามารถใช้สูตร IF มาใช้ในการตัดเกรดก็ได้ ดังภาพ

จากนั้นก็นำเกรดไปคิดเทียบโบนัสที่จะได้รับและคิดอัตราการขึ้นเงินเดือนตามเกรดประเมินผล โดยใช้ฟังก์ชั่น Vlookup

ในลำดับสุดท้ายในการขึ้นอัตราเงินเดือนมักจะใช้วิธีการปัดเศษแบบง่ายโดยใช้ฟังก์ชั่น Round แต่เราสามารถใช้ฟังก์ชั่น Ceiling มาช่วยได้หากต้องการปัดเศษให้ไปอยู่ในหลักที่ง่ายต่อการบันทึกและจดจำ อาทิเช่น หลัก 5 บาท ดังตัวอย่างในภาพ

MS-Excel: การสร้างฐานข้อมูลการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีแบบง่าย-ตอนที่ 1 (ภาพ)

ดูภาพประกอบได้จากตรงนี้ครับ