ผมพยายามรวบรวมเว็บไซต์ของระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลที่มีขายอยู่ในประเทศไทยมาไว้ เพื่อให้ทุกท่านได้ประโยชน์ร่วมกันครับ
HRMS in Thailad
http://www.powervision.co.th/index.asp
http://www.bhatarapro.com/productview.aspx?id=6
http://www.tjs.co.th/?gclid=CMX70KqNsJwCFUwwpAod9kOkjw
http://www.i-admin.com/solutions_ehr.jsp?_kk=hrms&_kt=39b470f5-f46f-4844-b384-1abd4f73b9aa&gclid=CN_Y3tyNsJwCFZcwpAod4glAiQ
http://www.slc1998.com/products_hrms.html
http://www.prosoft.co.th/index.php?option=com_content&task=view&id=101&Itemid=825&gclid=CJTP8sWRsJwCFZcwpAod4glAiQ
http://www.innova.co.th/innova/solution_hrm_th.aspx
http://www.orisoft.com.my/paywin.asp?product=PAYWIN
http://www.controla.co.th/pd_outpay_edcompare.php
http://www.bbs.co.th/OtherSystem_PR.html
http://www.joincsclub.com/Smartpayroll.html
http://www.profit-account.com/product_page11.htm
http://www.accusoft.co.th/Software/Payroll10ExDetail.htm
http://www.pichayasolution.com/%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%9A%E0%B8%9A%E0%B9%80%E0%B8%87%E0%B8%B4%E0%B8%99%E0%B9%80%E0%B8%94%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%99-Wealth-Payroll.html
http://www.businessplus.co.th/products.php?p_cat_id=3
http://www.tigersoft.co.th/Software/Software.php
http://www.controla.co.th/pd_outpay_ent.php
http://www.crystalformula.co.th/formula_payroll.asp
http://www.balanceaccount.com/system8.html
http://www.yingyongsoft.com/payroll.htm
http://www.88ware.com/index.php/%E0%B9%82%E0%B8%9B%E0%B8%A3%E0%B9%81%E0%B8%81%E0%B8%A3%E0%B8%A1%E0%B9%80%E0%B8%87%E0%B8%B4%E0%B8%99%E0%B9%80%E0%B8%94%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%99-hrmi/
http://www.software.co.th/productdetail.asp?id=9474
http://www.dbdmart.com/foxdatasystem/product.detail.php?lang=th&cat=93670&id=480736
http://www.as.co.th/HRPro_Payroll.asp
http://www.thaifreelancebid.com/projectdetail.php?project_id=1172
http://www.programautoflight.info/index.php?mo=3&art=298818
http://plusmainfotech.com/payrollsoftware.php
http://www.programbunchee.com/businessplus-pr.html
http://www.panyame.com/
http://www.microsoft.com/thailand/isv_new/industry.aspx?isv_id=1401
http://www.jookku.com/market/mbdetail.php?id=A0304732
http://www.businesstech.co.th/viewpage.php?page_id=41
http://www.smese.net/software_detail.php?id=569
http://www.ssb.co.th/indexauto.php?targetpage=Overview_In_PR&userlanguage=
http://www.triplebridge.co.th/businessplus/products-bp_payroll.html
http://www.trianglesoft.co.th/product/Feature%20Payroll.pdf
http://www.nanosoft.co.th/payrollnetstruc.htm
http://www.amandaaccounting.com/?tag=%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%9A%E0%B8%9A-%E0%B8%9A%E0%B8%B1%E0%B8%8D%E0%B8%8A%E0%B8%B5-%E0%B9%80%E0%B8%87%E0%B8%B4%E0%B8%99%E0%B9%80%E0%B8%94%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%99-%E0%B8%84%E0%B9%88%E0%B8%B2
http://www.smlsoft.com/
http://www.hpssolution.com/index.php?option=com_content&task=view&id=21&Itemid=22
http://www.siamsd.com/index.php?lay=show&ac=article&Id=357747
http://www.genius.in.th/s0105/index.php?pgid=index
Payroll & Talent Mgnthttp://www.humanic.com/
วันจันทร์ที่ 28 กันยายน พ.ศ. 2552
การคิดอัตราการหยุดงาน (Absenteeism Rate)
อัตราการหยุดงานมีการคิด 3 แบบดังนี้
1. อัตราการหยุดงานรวม คืออัตราชั่วโมงหรือวันที่พนักงานไม่ได้มาทำงานทั้งหมดต่อจำนวนชั่วโมงหรือวันที่พนักงานมาทำงานแบบเต็มจำนวน เช่น หากบริษัทแห่งหนึ่งมีพนักงาน 100 คน ทำงานวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 8.00-17.00 น. มีพนักงานไม่มาทำงานในเดือนพฤษภาคม 2552 รวมทั้งสิ้น 80 วัน สูตรการคำนวณก็จะเป็น อัตราการหยุดงานของเดือนพฤษภาคม 2552 = (80 วัน x 100) / (19 วันทำงานในเดือนพฤษภาคม x พนักงาน 100 คน) = 4.21% แต่หากคิดแบบละเอียดมากขึ้นจะคิดในฐานของชั่วโมงการทำงาน โดยนับรวมการลาหรือขาดงานนับเป็นชั่วโมง เช่น หากบริษัทแห่งหนึ่งมีพนักงาน 100 คน ทำงานวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 8.00-17.00 น. มีพนักงานไม่มาทำงานในเดือนพฤษภาคม 2552 รวมทั้งสิ้น 300 ชั่วโมง สูตรการคำนวณก็จะเป็น อัตราการหยุดงานของเดือนพฤษภาคม 2552 = (300 ชั่วโมง x 100) / (19 วันทำงานในเดือนพฤษภาคม x 8 ชั่วโมงทำงานต่อวัน x พนักงาน 100 คน) = 1.97%
2. อัตราการหยุดงานแบบมีการวางแผนการลาล่วงหน้า คืออัตราชั่วโมงหรือวันที่พนักงานลางานโดยมีการวางแผนล่วงหน้าไว้ก่อน (เช่น การลาพักร้อน การลาบวช การลาเพื่อฝึกอบรม) ต่อจำนวนชั่วโมงหรือวันที่พนักงานมาทำงานแบบเต็มจำนวน ซึ่งคำนวณอัตราการหยุดงานแบบที่ 2 นี้ จะใช้ในการวัดว่าประสิทธิภาพในการจัดการของหัวหน้างานดีเพียงใด เพราะยิ่งหัวหน้างานสามารถบริหารการลาแบบทราบล่วงหน้าได้อย่างลงตัวจะทำให้มีชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาอยู่ในปริมาณที่เหมาะสมได้ วิธีการคำนวณก็เหมือนแบบที่ 1 แต่เปลี่ยนจำนวนการไม่มาทำงานรวม เป็นนับเฉพาะการไม่มาทำงานโดยการวางแผนการลาล่วงหน้าเท่านั้น
3. อัตราการขาดงาน (ไม่มีการวางแผนการลา) คืออัตราชั่วโมงหรือวันที่พนักงานลางานโดยไม่มีการวางแผนล่วงหน้าไว้ก่อน (เช่น การลาป่วย การขาดงาน เป็นต้น) ต่อจำนวนชั่วโมงหรือวันที่พนักงานมาทำงานแบบเต็มจำนวน ซึ่งคำนวณอัตราการหยุดงานแบบที่ 3 นี้ จะใช้ในการวัดในเรื่องสุขภาพของพนักงานกับการวัดความผิดปกติที่อาจเกิดจากการดูแลลูกน้องของหัวหน้างานว่าดีเพียงใด เพราะยิ่งหัวหน้างานสามารถขจัดการลาแบบไม่มีการวางแผนล่วงหน้าออกไปได้มากเพียงใด นั่นหมายถึงประสิทธิภาพในการวางแผนการผลิตจะทำได้ดีมากขึ้น เพราะจะสามารถคาดการณ์ได้อย่างแม่นยำมากขึ้นว่าพนักงานจะมาทำงานคิดเป็นกี่เปอร์เซนต์และไม่มากี่เปอร์เซ็นต์ และต้องวางแผนจ่าย OT ไว้เท่าไหร่ ซึ่งหากอัตราการขาดงานในข้อ 3 สูงมากๆ จะทำให้การวางแผนงบประมาณในจ่ายค่าล่วงเวลาทำได้ยาก เพราะไม่สามารถคาดคะเนตัวเลขอัตราการหยุดงานแบบที่ 3 ได้อย่างแน่นอน สำหรับการคิดคำนวณอัตราขาดงานนี้ก็คิดแบบเดียวกันกับแบบที่ 1 แต่เปลี่ยนชั่วโมงการขาดงานปกติเป็นชั่วโมงการขาดงานแบบไม่มีการวางแผนล่วงหน้าเท่านั้น
ในการใช้อัตราการหยุดงานอย่างถูกต้องควรดูทั้ง 3 ส่วนประกอบกัน โดยดูในภาพรวมว่าบริษัทของเรามีพฤติกรรมการหยุดงานของพนักงานอย่างไร เป็นแบบวางแผนล่วงหน้าได้หรือแบบไม่มีการวางแผนล่วงหน้ามากกว่ากัน เพราะหากพบว่าพนักงานมีการหยุดงานแบบไม่มีการวางแผนล่วงหน้ามากๆ อาจมีการส่งสัญญาณที่ไม่ดี อาทิเช่น มีโรคระบาดหรือโรคที่เกิดจากการทำงานหรือไม่ หรือมีการจงใจป่วยการเมืองเพราะหัวหน้างานหรือไม่ เป็นต้น
1. อัตราการหยุดงานรวม คืออัตราชั่วโมงหรือวันที่พนักงานไม่ได้มาทำงานทั้งหมดต่อจำนวนชั่วโมงหรือวันที่พนักงานมาทำงานแบบเต็มจำนวน เช่น หากบริษัทแห่งหนึ่งมีพนักงาน 100 คน ทำงานวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 8.00-17.00 น. มีพนักงานไม่มาทำงานในเดือนพฤษภาคม 2552 รวมทั้งสิ้น 80 วัน สูตรการคำนวณก็จะเป็น อัตราการหยุดงานของเดือนพฤษภาคม 2552 = (80 วัน x 100) / (19 วันทำงานในเดือนพฤษภาคม x พนักงาน 100 คน) = 4.21% แต่หากคิดแบบละเอียดมากขึ้นจะคิดในฐานของชั่วโมงการทำงาน โดยนับรวมการลาหรือขาดงานนับเป็นชั่วโมง เช่น หากบริษัทแห่งหนึ่งมีพนักงาน 100 คน ทำงานวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 8.00-17.00 น. มีพนักงานไม่มาทำงานในเดือนพฤษภาคม 2552 รวมทั้งสิ้น 300 ชั่วโมง สูตรการคำนวณก็จะเป็น อัตราการหยุดงานของเดือนพฤษภาคม 2552 = (300 ชั่วโมง x 100) / (19 วันทำงานในเดือนพฤษภาคม x 8 ชั่วโมงทำงานต่อวัน x พนักงาน 100 คน) = 1.97%
2. อัตราการหยุดงานแบบมีการวางแผนการลาล่วงหน้า คืออัตราชั่วโมงหรือวันที่พนักงานลางานโดยมีการวางแผนล่วงหน้าไว้ก่อน (เช่น การลาพักร้อน การลาบวช การลาเพื่อฝึกอบรม) ต่อจำนวนชั่วโมงหรือวันที่พนักงานมาทำงานแบบเต็มจำนวน ซึ่งคำนวณอัตราการหยุดงานแบบที่ 2 นี้ จะใช้ในการวัดว่าประสิทธิภาพในการจัดการของหัวหน้างานดีเพียงใด เพราะยิ่งหัวหน้างานสามารถบริหารการลาแบบทราบล่วงหน้าได้อย่างลงตัวจะทำให้มีชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาอยู่ในปริมาณที่เหมาะสมได้ วิธีการคำนวณก็เหมือนแบบที่ 1 แต่เปลี่ยนจำนวนการไม่มาทำงานรวม เป็นนับเฉพาะการไม่มาทำงานโดยการวางแผนการลาล่วงหน้าเท่านั้น
3. อัตราการขาดงาน (ไม่มีการวางแผนการลา) คืออัตราชั่วโมงหรือวันที่พนักงานลางานโดยไม่มีการวางแผนล่วงหน้าไว้ก่อน (เช่น การลาป่วย การขาดงาน เป็นต้น) ต่อจำนวนชั่วโมงหรือวันที่พนักงานมาทำงานแบบเต็มจำนวน ซึ่งคำนวณอัตราการหยุดงานแบบที่ 3 นี้ จะใช้ในการวัดในเรื่องสุขภาพของพนักงานกับการวัดความผิดปกติที่อาจเกิดจากการดูแลลูกน้องของหัวหน้างานว่าดีเพียงใด เพราะยิ่งหัวหน้างานสามารถขจัดการลาแบบไม่มีการวางแผนล่วงหน้าออกไปได้มากเพียงใด นั่นหมายถึงประสิทธิภาพในการวางแผนการผลิตจะทำได้ดีมากขึ้น เพราะจะสามารถคาดการณ์ได้อย่างแม่นยำมากขึ้นว่าพนักงานจะมาทำงานคิดเป็นกี่เปอร์เซนต์และไม่มากี่เปอร์เซ็นต์ และต้องวางแผนจ่าย OT ไว้เท่าไหร่ ซึ่งหากอัตราการขาดงานในข้อ 3 สูงมากๆ จะทำให้การวางแผนงบประมาณในจ่ายค่าล่วงเวลาทำได้ยาก เพราะไม่สามารถคาดคะเนตัวเลขอัตราการหยุดงานแบบที่ 3 ได้อย่างแน่นอน สำหรับการคิดคำนวณอัตราขาดงานนี้ก็คิดแบบเดียวกันกับแบบที่ 1 แต่เปลี่ยนชั่วโมงการขาดงานปกติเป็นชั่วโมงการขาดงานแบบไม่มีการวางแผนล่วงหน้าเท่านั้น
ในการใช้อัตราการหยุดงานอย่างถูกต้องควรดูทั้ง 3 ส่วนประกอบกัน โดยดูในภาพรวมว่าบริษัทของเรามีพฤติกรรมการหยุดงานของพนักงานอย่างไร เป็นแบบวางแผนล่วงหน้าได้หรือแบบไม่มีการวางแผนล่วงหน้ามากกว่ากัน เพราะหากพบว่าพนักงานมีการหยุดงานแบบไม่มีการวางแผนล่วงหน้ามากๆ อาจมีการส่งสัญญาณที่ไม่ดี อาทิเช่น มีโรคระบาดหรือโรคที่เกิดจากการทำงานหรือไม่ หรือมีการจงใจป่วยการเมืองเพราะหัวหน้างานหรือไม่ เป็นต้น
จะสอบให้ผ่านวิชา...ยากๆ ได้อย่างไร
มีนักศึกษาที่เข้าเรียนกับผมหลายคนส่ง Email มาถามหรือโทรมาให้ผมช่วยแนะนำว่า "จะสอบวิชา...ยากๆ ให้ผ่านได้อย่างไร"
(ผมขอละไว้ว่าวิชาอะไรนะครับเพราะไม่อยากพาดพิงถึงอาจารย์ที่สอนวิชานั้น ซึ่งก็ไม่ใช่วัตถุประสงค์ของผมในการที่จะตอบคำถามนี้แล้วสร้างความขัดแย้งกับท่านอาจารย์ผู้นั้น เพียงแต่ต้องการสร้างกำลังใจให้กับนักศึกษาที่มาเรียนกับผมให้ตั้งใจเรียนเพื่อจบการศึกษาเท่านั้น)
เอาละมาดูกันว่าวิธีนี้จะช่วยแก้ปัญหาวิชา...ยากๆ ได้หรือเปล่า ก่อนอื่นพวกเราต้องเข้าใจก่อนว่าอาจารย์ก็คือคนๆ หนึ่งมีชิวิตจิตใจ มีพื้นฐานที่มาแตกต่างกัน เพื่อนของผมบางคนเรียนจบเกียรตินิยมแล้วไปเรียนต่อจากนั้นก็มาเป็นอาจารย์ เวลาเรียนเขาก็ไม่ค่อยเข้าสังคมกับใครไม่ค่อยชอบทำกิจกรรมหรืองานสังคมใดๆ เพราะเขาคิดว่าการไปทำกิจกรรมจะทำให้เขาเสียเวลาในการดูตำรา เขามุ่งมั่นที่จะเรียนให้ได้เกรดดีที่สุดเพราะคิดว่าการได้เกรดดีๆ จะทำให้เขามีโอกาสต่างๆ ในอนาคตหน้าที่การงานดีกว่าเพื่อนๆ ในรุ่นหรือในกลุ่มเดียวกัน ต่อมาพอเรียนจบเพื่อนผมคนนั้นก็เรียนจบ 3 ปีครึ่ง พร้อมเกรดเกียรตินิยมอันดับ 1 จากนั้นก็ไปเรียนต่อปริญญาโทด้วยเกรดเกียรตินิยมอันดับ 1 อีก จบโทออกมาก็ไปเป็นอาจารย์สอนในสถาบันการศึกษาแห่งหนึ่งด้วยความภาคภูมิใจในผลการเรียนที่ได้รับก็คาดหวังกับนักศึกษาที่มาเรียนกับตัวเอง แล้วก็ถือทิฐิมากสอนอยู่เกือบ 10 ปีมีคนเรียนผ่านครั้งเดียวแค่ไม่กี่คน เพราะเธอคิดว่าสมัยเรียนในระดับปริญญาตรีเธอเองต้องใช้ความมานะพยายามอย่างมากต้องอ่านหนังสืออย่างหนักทำแบบฝึกหัดเช้ายันเย็นกว่าจะได้เกรด A มา เธอก็เลยคาดหวังว่านักศึกษาที่เป็นลูกศิษย์ต้องทำอย่างเธอถึงจะได้เกรด A หรือสอบผ่าน หากใครไม่ทำอย่างที่เธอคาดหวังเธอก็คิดง่ายๆ ว่า “พวกเด็กเหล่านี้ไม่ผ่านเกณฑ์มาตรฐานของฉัน ก็ไม่สมควรเรียนจบออกไปและมาบอกว่าเป็นลูกศิษย์ฉัน” ในห้วงเวลาเดียวกันเพื่อนผมอีกหลายๆ คนที่เรียนมากกว่า 4 ปีกว่าจะจบ จบออกมาด้วยเกรดปากการอตตริ๊ง ก็คือจบแบบ 2.01 หรือ 2.02 อะไรทำนองนั้น คนพวกนี้ส่วนใหญ่เรียนนานเพราะชอบทำกิจกรรมจึงมีโอกาสเรียนรู้ชีวิตมากและมีโอกาสในการปรับตัวให้เข้ากับสังคมนานกว่า พอเรียนจบออกมาส่วนใหญ่ก็ไปทำงานเป็น Sale ขายอาหารสัตว์ ปุ๋ย หรือยารักษาสัตว์และพืช เป็นต้น พอได้เริ่มงานคนกลุ่มนี้มีความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้ามีลูกล่อลูกชนทำให้ลูกค้าเองอุดหนุนสินค้าในเวลาอันรวดเร็ว มีคนหนึ่งที่ประสบความสำเร็จสูงมากโดยได้เป็นผู้จัดการหลังจากจบมาไม่ถึง 10 ปี เงินเดือนก็สูงกว่าใครๆ ในรุ่น แต่มันเองไม่เคยทิ้งเพื่อนใครมีอะไรให้ช่วยเหลือมันก็ไปช่วยหมด เพื่อนๆ พี่ๆ น้องๆ ก็ส่งเสริมให้มันเติบโตอย่างรวดเร็ว คราวนี้มีอยู่ครั้งหนึ่งในงานเลี้ยงรุ่นคนที่เป็นอาจารย์กับคนที่เป็นผู้จัดการก็มาเจอกัน หลังจากได้พูดคุยกันเพื่อนคนที่เป็นอาจารย์ก็เปรยขึ้นมาว่า “ทำไมเราเรียนได้เกรดดี แต่ตอนนี้เป็นข้าราชการเงินเดือนไม่กี่บาท แต่ไอ้เพื่อนเราคนนั้นมันเรียนตั้ง 7 ปีกว่าจะจบ แต่ตอนนี้มันเป็นผู้จัดการได้เงินเดือนเยอะกว่าเราตั้งเยอะ เราก็ไม่เข้าใจเหมือนกันทำไมเขาให้คนที่เรียนไม่ดีได้เติบโตก็ไม่รู้” จากนั้นเพื่อนคนนี้ก็กลับไปสอนโดยมีความเข้มงวดกับนักศึกษามากขึ้น เพราะเธอคิดว่าในเมื่อเธอมีรายได้น้อยกว่าเพื่อน แต่เธอมีอำนาจในการให้เกรดกับลูกศิษย์ได้ เธอก็จะบอกกับสังคมทางอ้อมว่าเธอเองก็มีความสามารถ (พิเศษเหนือกว่าผู้อื่น) ใครจะว่ายังไงก็ไม่สนใจ ยิ่งมีคนต่อว่าเยอะยิ่งทำให้เธอภูมิใจเพราะเธออยากบอกกับสังคมว่าเธอมีความรู้เหนือผู้อื่น นี่เป็นตัวอย่างที่จะบอกว่าอาจารย์ทุกคนก็เป็นมนุษย์เหมือนๆ กัน และแต่ละคนก็มีภูมิหลังที่แตกต่างกันไป แต่นี่เป้นตัวอย่างหนึ่งเท่านั้นอาจารย์ที่เก่งและดีก็มีอีกมากมายมหาศาล อาจารย์บางท่านทั้งเรียนเก่งได้เกียรตินิยมแถมยังทำกิจกรรมทุกรูปแบบและช่วยเหลือสังคมด้วย อาจารย์บางท่านเรียนเก่งแถมมีเทคนิคการสอนที่เยี่ยมยอดก็มีเยอะ เพราะฉะนั้นอยากให้เข้าใจก่อนว่าอาจารย์ก็คือคนทั่วๆ ไป นี่เองไม่ใช่คนที่พวกเราจะต้องไปมองว่าเขาเป็นตัวประหลาดอะไร แต่ในฐานะที่ผมก็เป็นอาจารย์คนหนึ่งผมบอกได้เลยว่าผมเองยินดีให้เกรดที่เหมาะสมกับคนที่ตั้งใจเรียน มาเข้าเรียนสม่ำเสมอ ทำรายงานส่งด้วยความใส่ใจ เพราะอย่างน้อยเราได้แสดงให้เห็นว่าเรามี "ความรับผิดชอบ" ซึ่งสำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่าความรู้ที่ผมตั้งใจนำมาสอนให้กับคนที่มาเรียนกับผม
เอาละลองมาดูว่าถ้าพวกเราจะลองดูวิธีนี้จะช่วยให้เราสอบผ่านวิชา...ยากๆ ได้หรือเปล่า เริ่มจากถ้าจะสอบให้ผ่าน สำหรับคนที่สอบไม่ผ่านก็ต้องลงทะเบียนเรียนใหม่ก่อน จากนั้นตั้งแต่ชั่วโมงแรกที่เริ่มเรียนเลยให้ทุกคนอ่านเนื้อหามาก่อนแล้วสอบถามอาจารย์ในสิ่งที่ไม่เข้าใจโดยตลอด และอย่าลืมพูดกับอาจารย์เลยว่า “ถ้าหากพวกเราจะทำคะแนนเรียนให้ประสบผลสำเร็จในวิชานี้จะต้องทำอย่างไร” คิดว่าอาจารย์เขาน่าจะบอกว่า “พวกคุณก็ต้องทำแบบฝึกหัดเยอะๆ” คราวนี้ก็ให้พวกเราเตรียมทำแบบฝึกหัดมาก่อนแล้วเอาแบบฝึกหัดมาถามอาจารย์เพื่อให้อาจารย์แนะนำว่าพวกเราทำถูกหรือผิด จากนั้นก็ทำอย่างนี้ทุกๆ ชั่วโมง หรือแม้กระทั่งหลังเลิกเรียนก็เอาแบบฝึกหัดไปถามอาจารย์ด้วย ยิ่งจะสอบ Midterm หรือ Final ก็ยิ่งต้องทำแบบฝึกหัดแล้วเอาไปให้อาจารย์ช่วยตรวจทาน ผมเชื่อว่าวิธีนี้น่าจะได้ผล เพราะหากสิ่งที่อาจารย์ช่วยแนะนำแล้วบอกว่าถูกต้องและพอสอบแล้วพวกเราทำได้ แต่กลับได้คะแนนน้อยเราก็จะสามารถแย้งกับอาจารย์ได้ว่าตามตัวอย่างแบบฝึกหัดที่อาจารย์บอกว่าถูกต้อง เพราะฉะนั้นสิ่งที่เราทำลงในข้อสอบก็น่าจะถูกต้อง และพวกเราเองก็มีหลักฐานพอที่จะขอตรวจสอบได้
ท้ายนี้ก็ขอให้ทุกคนที่ยังสอบวิชา...ยากๆ ไม่ผ่านสอบผ่านโดยเร็ว สำหรับเรื่องเกรดวิชา HRIS คิดว่าทุกคนจะได้เกรดตามที่ตนเองคาดหวัง สวัสดี อ.เสก
(ผมขอละไว้ว่าวิชาอะไรนะครับเพราะไม่อยากพาดพิงถึงอาจารย์ที่สอนวิชานั้น ซึ่งก็ไม่ใช่วัตถุประสงค์ของผมในการที่จะตอบคำถามนี้แล้วสร้างความขัดแย้งกับท่านอาจารย์ผู้นั้น เพียงแต่ต้องการสร้างกำลังใจให้กับนักศึกษาที่มาเรียนกับผมให้ตั้งใจเรียนเพื่อจบการศึกษาเท่านั้น)
เอาละมาดูกันว่าวิธีนี้จะช่วยแก้ปัญหาวิชา...ยากๆ ได้หรือเปล่า ก่อนอื่นพวกเราต้องเข้าใจก่อนว่าอาจารย์ก็คือคนๆ หนึ่งมีชิวิตจิตใจ มีพื้นฐานที่มาแตกต่างกัน เพื่อนของผมบางคนเรียนจบเกียรตินิยมแล้วไปเรียนต่อจากนั้นก็มาเป็นอาจารย์ เวลาเรียนเขาก็ไม่ค่อยเข้าสังคมกับใครไม่ค่อยชอบทำกิจกรรมหรืองานสังคมใดๆ เพราะเขาคิดว่าการไปทำกิจกรรมจะทำให้เขาเสียเวลาในการดูตำรา เขามุ่งมั่นที่จะเรียนให้ได้เกรดดีที่สุดเพราะคิดว่าการได้เกรดดีๆ จะทำให้เขามีโอกาสต่างๆ ในอนาคตหน้าที่การงานดีกว่าเพื่อนๆ ในรุ่นหรือในกลุ่มเดียวกัน ต่อมาพอเรียนจบเพื่อนผมคนนั้นก็เรียนจบ 3 ปีครึ่ง พร้อมเกรดเกียรตินิยมอันดับ 1 จากนั้นก็ไปเรียนต่อปริญญาโทด้วยเกรดเกียรตินิยมอันดับ 1 อีก จบโทออกมาก็ไปเป็นอาจารย์สอนในสถาบันการศึกษาแห่งหนึ่งด้วยความภาคภูมิใจในผลการเรียนที่ได้รับก็คาดหวังกับนักศึกษาที่มาเรียนกับตัวเอง แล้วก็ถือทิฐิมากสอนอยู่เกือบ 10 ปีมีคนเรียนผ่านครั้งเดียวแค่ไม่กี่คน เพราะเธอคิดว่าสมัยเรียนในระดับปริญญาตรีเธอเองต้องใช้ความมานะพยายามอย่างมากต้องอ่านหนังสืออย่างหนักทำแบบฝึกหัดเช้ายันเย็นกว่าจะได้เกรด A มา เธอก็เลยคาดหวังว่านักศึกษาที่เป็นลูกศิษย์ต้องทำอย่างเธอถึงจะได้เกรด A หรือสอบผ่าน หากใครไม่ทำอย่างที่เธอคาดหวังเธอก็คิดง่ายๆ ว่า “พวกเด็กเหล่านี้ไม่ผ่านเกณฑ์มาตรฐานของฉัน ก็ไม่สมควรเรียนจบออกไปและมาบอกว่าเป็นลูกศิษย์ฉัน” ในห้วงเวลาเดียวกันเพื่อนผมอีกหลายๆ คนที่เรียนมากกว่า 4 ปีกว่าจะจบ จบออกมาด้วยเกรดปากการอตตริ๊ง ก็คือจบแบบ 2.01 หรือ 2.02 อะไรทำนองนั้น คนพวกนี้ส่วนใหญ่เรียนนานเพราะชอบทำกิจกรรมจึงมีโอกาสเรียนรู้ชีวิตมากและมีโอกาสในการปรับตัวให้เข้ากับสังคมนานกว่า พอเรียนจบออกมาส่วนใหญ่ก็ไปทำงานเป็น Sale ขายอาหารสัตว์ ปุ๋ย หรือยารักษาสัตว์และพืช เป็นต้น พอได้เริ่มงานคนกลุ่มนี้มีความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้ามีลูกล่อลูกชนทำให้ลูกค้าเองอุดหนุนสินค้าในเวลาอันรวดเร็ว มีคนหนึ่งที่ประสบความสำเร็จสูงมากโดยได้เป็นผู้จัดการหลังจากจบมาไม่ถึง 10 ปี เงินเดือนก็สูงกว่าใครๆ ในรุ่น แต่มันเองไม่เคยทิ้งเพื่อนใครมีอะไรให้ช่วยเหลือมันก็ไปช่วยหมด เพื่อนๆ พี่ๆ น้องๆ ก็ส่งเสริมให้มันเติบโตอย่างรวดเร็ว คราวนี้มีอยู่ครั้งหนึ่งในงานเลี้ยงรุ่นคนที่เป็นอาจารย์กับคนที่เป็นผู้จัดการก็มาเจอกัน หลังจากได้พูดคุยกันเพื่อนคนที่เป็นอาจารย์ก็เปรยขึ้นมาว่า “ทำไมเราเรียนได้เกรดดี แต่ตอนนี้เป็นข้าราชการเงินเดือนไม่กี่บาท แต่ไอ้เพื่อนเราคนนั้นมันเรียนตั้ง 7 ปีกว่าจะจบ แต่ตอนนี้มันเป็นผู้จัดการได้เงินเดือนเยอะกว่าเราตั้งเยอะ เราก็ไม่เข้าใจเหมือนกันทำไมเขาให้คนที่เรียนไม่ดีได้เติบโตก็ไม่รู้” จากนั้นเพื่อนคนนี้ก็กลับไปสอนโดยมีความเข้มงวดกับนักศึกษามากขึ้น เพราะเธอคิดว่าในเมื่อเธอมีรายได้น้อยกว่าเพื่อน แต่เธอมีอำนาจในการให้เกรดกับลูกศิษย์ได้ เธอก็จะบอกกับสังคมทางอ้อมว่าเธอเองก็มีความสามารถ (พิเศษเหนือกว่าผู้อื่น) ใครจะว่ายังไงก็ไม่สนใจ ยิ่งมีคนต่อว่าเยอะยิ่งทำให้เธอภูมิใจเพราะเธออยากบอกกับสังคมว่าเธอมีความรู้เหนือผู้อื่น นี่เป็นตัวอย่างที่จะบอกว่าอาจารย์ทุกคนก็เป็นมนุษย์เหมือนๆ กัน และแต่ละคนก็มีภูมิหลังที่แตกต่างกันไป แต่นี่เป้นตัวอย่างหนึ่งเท่านั้นอาจารย์ที่เก่งและดีก็มีอีกมากมายมหาศาล อาจารย์บางท่านทั้งเรียนเก่งได้เกียรตินิยมแถมยังทำกิจกรรมทุกรูปแบบและช่วยเหลือสังคมด้วย อาจารย์บางท่านเรียนเก่งแถมมีเทคนิคการสอนที่เยี่ยมยอดก็มีเยอะ เพราะฉะนั้นอยากให้เข้าใจก่อนว่าอาจารย์ก็คือคนทั่วๆ ไป นี่เองไม่ใช่คนที่พวกเราจะต้องไปมองว่าเขาเป็นตัวประหลาดอะไร แต่ในฐานะที่ผมก็เป็นอาจารย์คนหนึ่งผมบอกได้เลยว่าผมเองยินดีให้เกรดที่เหมาะสมกับคนที่ตั้งใจเรียน มาเข้าเรียนสม่ำเสมอ ทำรายงานส่งด้วยความใส่ใจ เพราะอย่างน้อยเราได้แสดงให้เห็นว่าเรามี "ความรับผิดชอบ" ซึ่งสำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่าความรู้ที่ผมตั้งใจนำมาสอนให้กับคนที่มาเรียนกับผม
เอาละลองมาดูว่าถ้าพวกเราจะลองดูวิธีนี้จะช่วยให้เราสอบผ่านวิชา...ยากๆ ได้หรือเปล่า เริ่มจากถ้าจะสอบให้ผ่าน สำหรับคนที่สอบไม่ผ่านก็ต้องลงทะเบียนเรียนใหม่ก่อน จากนั้นตั้งแต่ชั่วโมงแรกที่เริ่มเรียนเลยให้ทุกคนอ่านเนื้อหามาก่อนแล้วสอบถามอาจารย์ในสิ่งที่ไม่เข้าใจโดยตลอด และอย่าลืมพูดกับอาจารย์เลยว่า “ถ้าหากพวกเราจะทำคะแนนเรียนให้ประสบผลสำเร็จในวิชานี้จะต้องทำอย่างไร” คิดว่าอาจารย์เขาน่าจะบอกว่า “พวกคุณก็ต้องทำแบบฝึกหัดเยอะๆ” คราวนี้ก็ให้พวกเราเตรียมทำแบบฝึกหัดมาก่อนแล้วเอาแบบฝึกหัดมาถามอาจารย์เพื่อให้อาจารย์แนะนำว่าพวกเราทำถูกหรือผิด จากนั้นก็ทำอย่างนี้ทุกๆ ชั่วโมง หรือแม้กระทั่งหลังเลิกเรียนก็เอาแบบฝึกหัดไปถามอาจารย์ด้วย ยิ่งจะสอบ Midterm หรือ Final ก็ยิ่งต้องทำแบบฝึกหัดแล้วเอาไปให้อาจารย์ช่วยตรวจทาน ผมเชื่อว่าวิธีนี้น่าจะได้ผล เพราะหากสิ่งที่อาจารย์ช่วยแนะนำแล้วบอกว่าถูกต้องและพอสอบแล้วพวกเราทำได้ แต่กลับได้คะแนนน้อยเราก็จะสามารถแย้งกับอาจารย์ได้ว่าตามตัวอย่างแบบฝึกหัดที่อาจารย์บอกว่าถูกต้อง เพราะฉะนั้นสิ่งที่เราทำลงในข้อสอบก็น่าจะถูกต้อง และพวกเราเองก็มีหลักฐานพอที่จะขอตรวจสอบได้
ท้ายนี้ก็ขอให้ทุกคนที่ยังสอบวิชา...ยากๆ ไม่ผ่านสอบผ่านโดยเร็ว สำหรับเรื่องเกรดวิชา HRIS คิดว่าทุกคนจะได้เกรดตามที่ตนเองคาดหวัง สวัสดี อ.เสก
แนวโน้มระบบสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์ในอนาคต
บทความนี้ผมตอบคำถามให้กับนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษาของนิด้าไว้เมื่อเดือนกันยายน 2552 ที่ผ่านมาครับ
ระบบสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์ในอนาคตจะมีการเปลี่ยนแปลงดังนี้คือ
1. เทคโนโลยีการเชื่อมโยงระบบสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์กับผู้ใช้
1.1 องค์การขนาดเล็กและกลางที่ใช้การบริหารงานแบบเก่าโดยเปลี่ยนแปลงการบริหารงานจากระบบครอบครัวไปสู่สากล ส่วนใหญ่จะเปลี่ยนแปลงจากการเก็บบันทึกข้อมูลแบบไร้การเชื่อมโยง (Standalone) เป็นระบบฐานข้อมูลแบบ Client-Server มาใช้งาน เพราะยังเชื่อว่าระบบนี้ยังมีประสิทธิภาพในเรื่องของความปลอดภัยของข้อมูล
1.2 องค์การขนาดเล็กที่มีความทันสมัยและมีสาขาการบริหารที่อยู่กันอย่างกระจัดกระจายหรือองค์การขนาดกลางและขนาดใหญ่ที่ต้องเติบโตข้ามชาติจะมีการนำสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์ในรูปแบบฐานข้อมูลบนเว็บ (Web-Based) มาใช้ และยังเชื่อมโยงไปยังระบบอื่นๆ เพื่อนำสารสนเทศไปใช้ในการบริหารในภาวะการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นตลอดเวลาได้อีกด้วย
1.3 จากวิวัฒนาการของเทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารแบบไร้สายที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วอาทิเช่น เทคโนโลยี 3G และ 4G จะส่งผลให้องค์การขนาดกลางและใหญ่ที่มีการใช้งานสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์ในแบบ Web-Based ขนาดใหญ่ที่เชื่อมต่อไปยังระบบอื่นทั่วทั้งองค์การ (ERP) จนชำนาญแล้ว จะมีการพัฒนารูปแบบการใช้งานไปในรูปแบบ Wireless Self Service System ผ่านทางเทคโนโลยีแบบ WAP เพื่อตอบสนองการทำงานของพนักงานที่เป็นพวก Gen Y และ Gen Net ทั้งหลาย โดยจะมีการสร้าง Mobile Application ขึ้นมาตอบสนองทั้งในลักษณะที่เป็น Application บนโทรศัพท์มือถือและการติดตั้งเทคโนโลยีบนยานพหานะอาทิเช่น จอ LCD ในรถยนต์ โดย Application เหล่านี้จะทำให้กลุ่มคนรุ่นใหม่เหล่านี้เข้าถึงระบบได้ง่ายและสามารถเข้าถึงได้จากที่ไหนก็ได้ในโลกนี้ ซึ่ง Application ต่างๆ เหล่านี้จะทำให้ผู้ใช้สามารถดำเนินการเอกสารต่างๆ เช่น การลา การอนุมัติเอกสารในระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ได้โดยไม่ต้อง Login ผ่านทางคอมพิวเตอร์
1.4 ต่อจากระบบไร้สายแล้วในขั้นถัดไปการที่ทุกๆ ที่ในโลกถูกเชื่อมต่อด้วยอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงมาก จะทำให้เกิดลักษณะการทำงานเป็นแบบ Virtual Office อย่างสมบูรณ์แบบ โดยมี Multi-Media-Mobile Application ช่วยสนองตอบการทำงานจากที่ทุกที่ในโลกในลักษณะเสมือนจริงเกิดขึ้นได้ อาทิเช่น การนั่งประชุมที่มองเห็นผู้เข้าร่วมประชุมเป็น 3 มิติ เสมือนหนึ่งนั่งประชุมกันในห้องประชุมจริง โดยบรรยากาศรอบห้องประชุมสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามใจชอบของผู้เข้าร่วมประชุม เป็นต้น โดยในอนาคตระบบนี้จะเชื่อมโยงเข้าสู่ระบบสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์เพื่อตอบสนองการทำงานของฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างครบถ้วน ตัวอย่างเช่น
· ระบบการคัดเลือกผู้สมัครแบบ 3 มิติ จะทำให้ผู้สมัครและผู้สัมภาษณ์สามารถพบปะสื่อสารกันด้วยระบบ Multi-Media-Mobile Application โดยไม่จำเป็นต้องเดินทาง ทำให้องค์การสามารถคัดเลือกคนได้อย่างหลากหลายจากที่ไหนก็ได้ในโลก และสามารถสังเกตอารมณ์การแสดงออกของผู้สมัครได้อย่างใกล้เคียงความจริง
· ระบบการฝึกอบรมและพัฒนาแบบ 3D Live คล้ายๆ กับ Academy Fantasia การติดตามการพัฒนาบุคลากรในองค์การสามารถทำได้ตลอดเวลา ทำให้ผู้ติดตามผลการพัฒนาสามารถประเมินผู้เข้าหลักสูตรได้อย่างใกล้ชิด ตลอดจนสามารถนำเอาไปใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากรผู้นั้นได้ด้วย
2. ผู้ใช้งานระบบ ในอนาคตนอกจากบุคลากรที่ทำงานในฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์จะเป็นผู้ใช้งานระบบหลักๆ เพื่อบำรุงรักษา เปลี่ยนแปลง ปรับปรุง พัฒนา และรักษาความปลอดภัยของระบบแล้ว จะมีผู้ใช้จากนอกฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์อีก 3 ส่วนคือ
2.1 ระบบการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล (Employee Self Service)
พนักงานทุกคนในองค์การจะได้รับสิทธิในการเข้าถึงและบริหารจัดการข้อมูลส่วนตัวของตัวเองได้ รวมถึงการทำกิจกรรมต่างๆ ในระบบได้ด้วยตนเอง เช่น การส่งใบลา การจัดการข้อมูลการทำงานล่วงเวลา การประเมินผลการปฏิบัติงาน การวางแผนพัฒนารายบุคคล การวางแผนพัฒนาสายอาชีพของตนเอง เป็นต้น
2.2 ระบบการเข้าถึงข้อมูลของพนักงานระดับบังคับบัญชา (Manager Self Service)
ผู้บังคับบัญชาจะสามารถจัดการและบริหารข้อมูลและสารสนเทศของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์โดยเชื่อมโยงการทำงานกับระบบอื่นๆ ในองค์การ เพื่อทำให้องค์การบรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งไว้ได้
2.3 ผู้ใช้จากผู้เชี่ยวชาญภายนอก (Outsource)
ซึ่งผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆ จะสามารถเข้าถึงสารสนเทศตามระดับสิทธิเพื่อนำสารสนเทศไปวิเคราะห์แล้วนำมาปรับปรุงและพัฒนาองค์การให้ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้รวดเร็วมากขึ้น ซึ่งผู้เชี่ยวชาญภายนอกเหล่านี้ ได้แก่ นักพัฒนาองค์การ นักบริหารค่าจ้างและสวัสดิการ นักพัฒนาความสามารถรายบุคคล เป็นต้น
3. การเปลี่ยนแปลงที่น่าจะเกิดขึ้นอย่างแน่นอน
คือเกิดการขาดแคลนนักพัฒนาและผู้เชี่ยวชาญระบบสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์ในประเทศไทย เพราะระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์มีความหลากหลาย การพัฒนาให้ผู้ใช้เกิดความเชี่ยวชาญต้องใช้เวลาและต้นทุนสูง ขณะที่องค์การต่างๆ จะมีขนาดแยกย่อยลงไปเพื่อให้เกิดความคล่องตัวต่อการบริหารจัดการ ยิ่งจะทำให้ผู้เชี่ยวชาญระบบเหล่านี้มีจำนวนเพิ่มขึ้นไม่ทันต่อการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น
ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบันสามารถแบ่งออกเป็น 3 กลุ่มคือ
1. ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์เพื่อการตัดสินใจ
เป็นระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ขนาดใหญ่ที่มีการเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ เช่น ระบบการผลิต ระบบบริหารบัญชีและการเงิน เป็นต้น โดยระบบสารสนเทศเหล่านี้จะช่วยสร้างรายงานสารสนเทศที่จำเป็นต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร และช่วยให้องค์การสามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งระบบในลักษณะนี้มักจะเป็นระบบขนาดใหญ่ เช่น SAP, Oracle HRMS, PeopleSoft เป็นต้น
2. ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์เพื่อตอบสนองบทบาทพื้นฐานขององค์การ
คือระบบที่มีการนำมาใช้ในองค์การแล้วมีการปรับปรุงหรือพัฒนาเพิ่มเติมเพื่อให้ตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งมักจะเริ่มจากระบบพื้นฐานง่ายๆ คือระบบ Payroll แต่ยังไม่สามารถเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ ได้อย่างสมบูรณ์ การนำระบบสารสนเทศมาใช้จึงเป็นการพัฒนารายงานตามความต้องการของผู้บริหารเป็นครั้งคราวไป ซึ่งระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ในกลุ่มนี้ มักจะเป็นซอฟท์แวร์ที่ได้รับการพัฒนาโดยนักพัฒนาโปรแกรมของไทย อาทิเช่น TJS, HRII, myHR เป็นต้น
3. ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์เพื่อตอบสนองความต้องการพื้นฐานของพนักงานในองค์การ
คือระบบที่มุ่งเน้นการตอบสนองความต้องการพื้นฐานของพนักงานในองค์การ คือการคิดเงินเดือนและสวัสดิการต่างๆ (Payroll) ให้ถูกต้องครบถ้วนไม่ผิดพลาด ระบบในกลุ่มนี้จึงยังไม่มุ่งเน้นในการนำเสนอรายงานที่เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร แต่จะมุ่งเน้นการจัดทำรายงานเพื่อการส่งต่อไปให้หน่วยงานราชการ อาทิเช่น ประกันสังคม กรมพัฒนาฝีมือแรงงานฯ สรรพากร เป็นต้น ให้ครบถ้วนเท่านั้น
บุคลากรด้าน HR ต้องเตรียมความพร้อมดังนี้
1. Generalist
ต้องเป็นผู้รู้รอบด้าน (Generalist) โดยต้องมีความรู้ความเข้าใจธุรกิจจนสามารถเชื่อมโยงและสืบค้นสารสนเทศเพื่อนำเสนอให้ผู้บริหารตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ตรงตามความต้องการ และทันต่อความต้องการ ซึ่งสิ่งที่ HR ควรรู้มีมากมาย เช่น ความรู้ด้านการบริหารการเงินและบัญชี การผลิต การตลาดและการขาย โดยจะต้องเข้าใจพื้นฐานในด้านบัญชีต้นทุนและการบริหารงบประมาณที่นำไปเชื่อมโยงกับระบบการประเมินผลและกลยุทธ์การบริหารขององค์การได้
2. Technology Oriented
ต้องเป็นผู้มีความเชี่ยวชาญในการใช้เทคโนโลยี (Technology Oriented) เพื่อทำให้ HR สามารถนำระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. Change Management
ต้องเป็นผู้มีประสาทสัมผัสรับรู้และตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว (Change Management) เช่น ทันทีที่เกิดปัญหาด้านเศรษฐกิจของโลก ควรเตรียมความพร้อมของข้อมูลและสารสนเทศด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ให้กับผู้บริหารให้ทราบได้ทันทีว่า มีส่วนไหนที่จะสามารถลดค่าใช้จ่ายลงไปได้โดยมีผลกระทบกับองค์การและพนักงานน้อยที่สุด เป็นต้น
4. Cross Cultural / Cultural Balancing
ต้องเป็นผู้สามารถเรียนรู้และปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมที่หลากหลายได้ (Cross Cultural / Cultural Balancing) เพราะในอนาคต HR จะต้องทำงานร่วมกับคนจากสองฝั่งโลกคือโลกตะวันตกคือกลุ่มยุโรป และสหรัฐอเมริกา กับอีกฝั่งคือฝั่งตะวันออก อาทิเช่น จีน เกาหลี ไต้หวัน ญี่ปุ่น เป็นต้น สิ่งสำคัญที่ตามมาคือการที่ HR จะต้องสามารถสื่อสารได้ไม่ต่ำกว่า 3 ภาษา คือ ไทย อังกฤษ/ฝรั่งเศส/รัสเซีย/สเปน/เยอรมัน กับจีน/ญี่ปุ่น/เกาหลี/เวียดนาม เป็นต้น
ระบบสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์ในอนาคตจะมีการเปลี่ยนแปลงดังนี้คือ
1. เทคโนโลยีการเชื่อมโยงระบบสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์กับผู้ใช้
1.1 องค์การขนาดเล็กและกลางที่ใช้การบริหารงานแบบเก่าโดยเปลี่ยนแปลงการบริหารงานจากระบบครอบครัวไปสู่สากล ส่วนใหญ่จะเปลี่ยนแปลงจากการเก็บบันทึกข้อมูลแบบไร้การเชื่อมโยง (Standalone) เป็นระบบฐานข้อมูลแบบ Client-Server มาใช้งาน เพราะยังเชื่อว่าระบบนี้ยังมีประสิทธิภาพในเรื่องของความปลอดภัยของข้อมูล
1.2 องค์การขนาดเล็กที่มีความทันสมัยและมีสาขาการบริหารที่อยู่กันอย่างกระจัดกระจายหรือองค์การขนาดกลางและขนาดใหญ่ที่ต้องเติบโตข้ามชาติจะมีการนำสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์ในรูปแบบฐานข้อมูลบนเว็บ (Web-Based) มาใช้ และยังเชื่อมโยงไปยังระบบอื่นๆ เพื่อนำสารสนเทศไปใช้ในการบริหารในภาวะการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นตลอดเวลาได้อีกด้วย
1.3 จากวิวัฒนาการของเทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารแบบไร้สายที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วอาทิเช่น เทคโนโลยี 3G และ 4G จะส่งผลให้องค์การขนาดกลางและใหญ่ที่มีการใช้งานสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์ในแบบ Web-Based ขนาดใหญ่ที่เชื่อมต่อไปยังระบบอื่นทั่วทั้งองค์การ (ERP) จนชำนาญแล้ว จะมีการพัฒนารูปแบบการใช้งานไปในรูปแบบ Wireless Self Service System ผ่านทางเทคโนโลยีแบบ WAP เพื่อตอบสนองการทำงานของพนักงานที่เป็นพวก Gen Y และ Gen Net ทั้งหลาย โดยจะมีการสร้าง Mobile Application ขึ้นมาตอบสนองทั้งในลักษณะที่เป็น Application บนโทรศัพท์มือถือและการติดตั้งเทคโนโลยีบนยานพหานะอาทิเช่น จอ LCD ในรถยนต์ โดย Application เหล่านี้จะทำให้กลุ่มคนรุ่นใหม่เหล่านี้เข้าถึงระบบได้ง่ายและสามารถเข้าถึงได้จากที่ไหนก็ได้ในโลกนี้ ซึ่ง Application ต่างๆ เหล่านี้จะทำให้ผู้ใช้สามารถดำเนินการเอกสารต่างๆ เช่น การลา การอนุมัติเอกสารในระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ได้โดยไม่ต้อง Login ผ่านทางคอมพิวเตอร์
1.4 ต่อจากระบบไร้สายแล้วในขั้นถัดไปการที่ทุกๆ ที่ในโลกถูกเชื่อมต่อด้วยอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงมาก จะทำให้เกิดลักษณะการทำงานเป็นแบบ Virtual Office อย่างสมบูรณ์แบบ โดยมี Multi-Media-Mobile Application ช่วยสนองตอบการทำงานจากที่ทุกที่ในโลกในลักษณะเสมือนจริงเกิดขึ้นได้ อาทิเช่น การนั่งประชุมที่มองเห็นผู้เข้าร่วมประชุมเป็น 3 มิติ เสมือนหนึ่งนั่งประชุมกันในห้องประชุมจริง โดยบรรยากาศรอบห้องประชุมสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามใจชอบของผู้เข้าร่วมประชุม เป็นต้น โดยในอนาคตระบบนี้จะเชื่อมโยงเข้าสู่ระบบสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์เพื่อตอบสนองการทำงานของฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างครบถ้วน ตัวอย่างเช่น
· ระบบการคัดเลือกผู้สมัครแบบ 3 มิติ จะทำให้ผู้สมัครและผู้สัมภาษณ์สามารถพบปะสื่อสารกันด้วยระบบ Multi-Media-Mobile Application โดยไม่จำเป็นต้องเดินทาง ทำให้องค์การสามารถคัดเลือกคนได้อย่างหลากหลายจากที่ไหนก็ได้ในโลก และสามารถสังเกตอารมณ์การแสดงออกของผู้สมัครได้อย่างใกล้เคียงความจริง
· ระบบการฝึกอบรมและพัฒนาแบบ 3D Live คล้ายๆ กับ Academy Fantasia การติดตามการพัฒนาบุคลากรในองค์การสามารถทำได้ตลอดเวลา ทำให้ผู้ติดตามผลการพัฒนาสามารถประเมินผู้เข้าหลักสูตรได้อย่างใกล้ชิด ตลอดจนสามารถนำเอาไปใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากรผู้นั้นได้ด้วย
2. ผู้ใช้งานระบบ ในอนาคตนอกจากบุคลากรที่ทำงานในฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์จะเป็นผู้ใช้งานระบบหลักๆ เพื่อบำรุงรักษา เปลี่ยนแปลง ปรับปรุง พัฒนา และรักษาความปลอดภัยของระบบแล้ว จะมีผู้ใช้จากนอกฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์อีก 3 ส่วนคือ
2.1 ระบบการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล (Employee Self Service)
พนักงานทุกคนในองค์การจะได้รับสิทธิในการเข้าถึงและบริหารจัดการข้อมูลส่วนตัวของตัวเองได้ รวมถึงการทำกิจกรรมต่างๆ ในระบบได้ด้วยตนเอง เช่น การส่งใบลา การจัดการข้อมูลการทำงานล่วงเวลา การประเมินผลการปฏิบัติงาน การวางแผนพัฒนารายบุคคล การวางแผนพัฒนาสายอาชีพของตนเอง เป็นต้น
2.2 ระบบการเข้าถึงข้อมูลของพนักงานระดับบังคับบัญชา (Manager Self Service)
ผู้บังคับบัญชาจะสามารถจัดการและบริหารข้อมูลและสารสนเทศของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์โดยเชื่อมโยงการทำงานกับระบบอื่นๆ ในองค์การ เพื่อทำให้องค์การบรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งไว้ได้
2.3 ผู้ใช้จากผู้เชี่ยวชาญภายนอก (Outsource)
ซึ่งผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆ จะสามารถเข้าถึงสารสนเทศตามระดับสิทธิเพื่อนำสารสนเทศไปวิเคราะห์แล้วนำมาปรับปรุงและพัฒนาองค์การให้ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้รวดเร็วมากขึ้น ซึ่งผู้เชี่ยวชาญภายนอกเหล่านี้ ได้แก่ นักพัฒนาองค์การ นักบริหารค่าจ้างและสวัสดิการ นักพัฒนาความสามารถรายบุคคล เป็นต้น
3. การเปลี่ยนแปลงที่น่าจะเกิดขึ้นอย่างแน่นอน
คือเกิดการขาดแคลนนักพัฒนาและผู้เชี่ยวชาญระบบสารสนเทศสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์ในประเทศไทย เพราะระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์มีความหลากหลาย การพัฒนาให้ผู้ใช้เกิดความเชี่ยวชาญต้องใช้เวลาและต้นทุนสูง ขณะที่องค์การต่างๆ จะมีขนาดแยกย่อยลงไปเพื่อให้เกิดความคล่องตัวต่อการบริหารจัดการ ยิ่งจะทำให้ผู้เชี่ยวชาญระบบเหล่านี้มีจำนวนเพิ่มขึ้นไม่ทันต่อการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น
ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบันสามารถแบ่งออกเป็น 3 กลุ่มคือ
1. ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์เพื่อการตัดสินใจ
เป็นระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ขนาดใหญ่ที่มีการเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ เช่น ระบบการผลิต ระบบบริหารบัญชีและการเงิน เป็นต้น โดยระบบสารสนเทศเหล่านี้จะช่วยสร้างรายงานสารสนเทศที่จำเป็นต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร และช่วยให้องค์การสามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งระบบในลักษณะนี้มักจะเป็นระบบขนาดใหญ่ เช่น SAP, Oracle HRMS, PeopleSoft เป็นต้น
2. ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์เพื่อตอบสนองบทบาทพื้นฐานขององค์การ
คือระบบที่มีการนำมาใช้ในองค์การแล้วมีการปรับปรุงหรือพัฒนาเพิ่มเติมเพื่อให้ตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งมักจะเริ่มจากระบบพื้นฐานง่ายๆ คือระบบ Payroll แต่ยังไม่สามารถเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ ได้อย่างสมบูรณ์ การนำระบบสารสนเทศมาใช้จึงเป็นการพัฒนารายงานตามความต้องการของผู้บริหารเป็นครั้งคราวไป ซึ่งระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ในกลุ่มนี้ มักจะเป็นซอฟท์แวร์ที่ได้รับการพัฒนาโดยนักพัฒนาโปรแกรมของไทย อาทิเช่น TJS, HRII, myHR เป็นต้น
3. ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์เพื่อตอบสนองความต้องการพื้นฐานของพนักงานในองค์การ
คือระบบที่มุ่งเน้นการตอบสนองความต้องการพื้นฐานของพนักงานในองค์การ คือการคิดเงินเดือนและสวัสดิการต่างๆ (Payroll) ให้ถูกต้องครบถ้วนไม่ผิดพลาด ระบบในกลุ่มนี้จึงยังไม่มุ่งเน้นในการนำเสนอรายงานที่เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร แต่จะมุ่งเน้นการจัดทำรายงานเพื่อการส่งต่อไปให้หน่วยงานราชการ อาทิเช่น ประกันสังคม กรมพัฒนาฝีมือแรงงานฯ สรรพากร เป็นต้น ให้ครบถ้วนเท่านั้น
บุคลากรด้าน HR ต้องเตรียมความพร้อมดังนี้
1. Generalist
ต้องเป็นผู้รู้รอบด้าน (Generalist) โดยต้องมีความรู้ความเข้าใจธุรกิจจนสามารถเชื่อมโยงและสืบค้นสารสนเทศเพื่อนำเสนอให้ผู้บริหารตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ตรงตามความต้องการ และทันต่อความต้องการ ซึ่งสิ่งที่ HR ควรรู้มีมากมาย เช่น ความรู้ด้านการบริหารการเงินและบัญชี การผลิต การตลาดและการขาย โดยจะต้องเข้าใจพื้นฐานในด้านบัญชีต้นทุนและการบริหารงบประมาณที่นำไปเชื่อมโยงกับระบบการประเมินผลและกลยุทธ์การบริหารขององค์การได้
2. Technology Oriented
ต้องเป็นผู้มีความเชี่ยวชาญในการใช้เทคโนโลยี (Technology Oriented) เพื่อทำให้ HR สามารถนำระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. Change Management
ต้องเป็นผู้มีประสาทสัมผัสรับรู้และตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว (Change Management) เช่น ทันทีที่เกิดปัญหาด้านเศรษฐกิจของโลก ควรเตรียมความพร้อมของข้อมูลและสารสนเทศด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ให้กับผู้บริหารให้ทราบได้ทันทีว่า มีส่วนไหนที่จะสามารถลดค่าใช้จ่ายลงไปได้โดยมีผลกระทบกับองค์การและพนักงานน้อยที่สุด เป็นต้น
4. Cross Cultural / Cultural Balancing
ต้องเป็นผู้สามารถเรียนรู้และปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมที่หลากหลายได้ (Cross Cultural / Cultural Balancing) เพราะในอนาคต HR จะต้องทำงานร่วมกับคนจากสองฝั่งโลกคือโลกตะวันตกคือกลุ่มยุโรป และสหรัฐอเมริกา กับอีกฝั่งคือฝั่งตะวันออก อาทิเช่น จีน เกาหลี ไต้หวัน ญี่ปุ่น เป็นต้น สิ่งสำคัญที่ตามมาคือการที่ HR จะต้องสามารถสื่อสารได้ไม่ต่ำกว่า 3 ภาษา คือ ไทย อังกฤษ/ฝรั่งเศส/รัสเซีย/สเปน/เยอรมัน กับจีน/ญี่ปุ่น/เกาหลี/เวียดนาม เป็นต้น
นิทานอีสป เรื่องจริงที่พบได้ในองค์กรคุณ
ผมได้รับ Presentation นี้จากเพื่อนมาอีกที ก็เลยอยากแชร์มุมมองของผมครับ และยินดีถ้าหากมีท่านผู้ใดอยากแชร์ความคิดด้วยก็จะเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านครับ
เป็น Presentation ที่ดีและน่าสนใจมากครับ ในมุมมองของผมในฐานะที่ทำงานในด้านบริหารทรัพยากรบุคคลมากกว่า 13 ปี ขอวิเคราะห์องค์กรนี้เบื้องต้นในมุมมองของการพัฒนาองค์กรดังนี้ครับ
1. องค์กร (สิงห์โต) ขาดการตั้งวิสัยทัศน์ (Vision) ที่จะนำองค์กรและทุกคนให้เห็นเป้าหมายร่วมกัน ทำให้คนที่ทำงานวัดผลงานกันที่ใครทำงานหนักกว่ากัน ไม่ใช่งานที่สอดคล้องและสนับสนุนต่อการเจริญเติบโตขององค์กร ซึ่งการขาดวิสัยทัศน์นี้ก็คล้ายกับการที่เรานั่งในรถยนต์ไปด้วยกันโดยที่ทุกคนในรถไม่รู้ว่ากำลังจะเดินทางไปที่ไหน รู้เพียงแต่ว่าขับไปข้างหน้าอย่างเดียว ตอนขับรถออกไปแรกๆ ก็รู้สึกตื่นเต้นกระฉับกระเฉงเพราะรู้ว่ารถกำลังเคลื่อนไปข้างหน้า แต่พอผ่านไปได้สักพักแต่ละคนก็เริ่มเบื่อ งอแง หรือแม้กระทั่งการโต้เถียงกันเมื่อเวลาขับรถผิดพลาดไปชนหรือมีอุบัติเหตุเข้า เพราะฉะนั้นหากผู้นำองค์กรบอกทุกคนว่าเรากำลังจะไปที่ไหน จะเริ่มมีการเตรรียมการที่ดี มีการช่วยกันคิดช่วยกันทำงานเพื่อให้รถสามารถขับเคลื่อนไปถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้
2. องค์กรนี้ขาดการวางแผนด้านทรัพยากรบุคคลที่ดี (Human Resources Planning) เพราะการที่จะมีการจ้างงานใหม่สัก 1 ตำแหน่งไม่ใช่ใครเห็นว่าอยากจะมีตำแหน่งงานไหนก็ขอกันขึ้นมา การวางแผนด้านกำลังคนที่ดีจะต้องมีการวิเคราะห์ก่อนว่าตำแหน่งงานใหม่นี้มีมาเพื่ออะไร และจะสร้างประโยชน์และมีความสำคัญต่อองค์กรอย่างไร ไม่ใช่การจ้างคนเพื่อมาช่วยงานคน จะต้องจ้างคนเพื่อมาทำกำไรหรือทำให้องค์กรสามารถพัฒนาได้
3. องค์กรนี้ขาดระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานที่เป็นที่ยอมรับของคนในองค์กรและส่งเสริมให้องค์กรเติบโต หากคนที่ทำงานในองค์กรมีระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานที่ดีจะทำให้ทุกคนทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายในการทำงานที่ตั้งไว้ขององค์กร มิใช่การทำงานเพื่อสร้างผลงานให้คนไม่กี่คนในองค์กรพอใจ
4. พนักงานในองค์กรขาดการพัฒนาและฝึกอบรมให้มีศักยภาพในการทำงานที่ดีขึ้น (Human Resource Development) บทบาทของคนที่ทำงานในด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลสมัยใหม่จะเข้าไปมีส่วนช่วยในการวิเคราะห์จุดแข็งจุดอ่อนของพนักงานแต่ละคน แล้วพยายามให้เขารักษาและแบ่งปันจุดแข็งของเขาให้คนในองค์กร ส่วนสิ่งที่เป็นจุดอ่อนก็ย่อมต้องได้รับการปรับปรุงแก้ไขให้ดีขึ้น เพื่อให้เขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลมากขึ้น ซึ่งหากพนักงานได้รับการพัฒนาที่ดีแล้วเขาก็จะสามารถทำงานได้มากขึ้นทั้งในแนวดิ่งและแนวขวาง ซึ่งแนวดิ่งก็คือเขาก็พร้อมมากขึ้นในการรับผิดชอบงานในตำแหน่งงานที่สูงขึ้น และแนวขวางก็คือการที่เขาทำงานได้มากกว่า 1 ด้าน เช่น คนที่ทำงานด้านบัญชีก็อาจสามารถขยายไปรับผิดชอบงานด้านการเงิน จัดซื้อ และการวางแผนงบประมาณได้
5. ผู้บริหารขององค์กรไม่มีการวางแผนให้มีผู้สืบทอดตำแหน่งในองค์กร (Succession Planning) ทำให้พนักงานในองค์กรขาดความตั้งใจ ขาดขวัญและกำลังใจที่ดีในการทำงาน ซึ่งหากผู้บริหารออกมาบอกว่าเอาละผู้ที่มีคุณสมบัติหรือความสามารถที่เหมาะสมที่จะมานั่งในตำแหน่งหัวหน้าแผนกเป็นอย่างไร แล้วกำหนดเกณฑ์การประเมินและคัดเลือกให้กับผู้ที่มีคุณสมบัติผ่านในเบื้องต้นทุกคนทราบ จากนั้นแจ้งให้ทุกคนทราบว่าพวกเขาคือผู้ที่จะได้รับการคัดเลือกเพื่อมาทำงานในตำแหน่งนี้ได้ แล้วให้เขาพิสูจน์ด้วยผลงานและความสามารถของเขาอย่างโปร่งใสแล้ว การได้รับการยอมรับของคนในองค์กรก็ย่อมเกิดขึ้น และผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งในตำแหน่งใหม่นั้นก็จะได้รับการสนับสนุนจากเพื่อนๆ พนักงานด้วย
6. ขาดการจัดทำและแบ่งรายละเอียดของงาน (Job Description) ที่ชัดเจน ทำให้พนักงานแต่ละคนรู้ว่าตนเองทำงานหนักแต่ไม่รู้ว่างานนั้นเป็นงานที่อยู่ในข่ายการทำงานที่จะได้รับการประเมินผลงานของตนเองหรือไม่ ซึ่งการจัดทำรายละเอียดของงานที่ดีนอกจากจะทำให้ทราบถึงรายละเอียดว่างานของตนเองต้องทำอะไรบ้างแล้ว ยังสามารถบอกถึงเกณฑ์การประเมินผลงาน ผู้ที่มีส่วนร่วมในการทำงาน ผู้ที่เขาจะต้องไปประสานงานด้วย ตลอดจนความรู้ความสามารถที่ตำแหน่งงานนั้นต้องการว่ามากน้อยขนาดไหน (Competency Based Job Description) เพื่อให้พนักงานผู้นั้นรู้ว่าตนเองจะต้องพัฒนามากน้อยเพียงใดเพื่อให้ทำงานได้ตามที่ตำแหน่งงานต้องการ นี่เป็นเพียงความคิดเห็นในมุมมองของผมซึ่งอาจจะไม่สมบูรณ์แบบที่สุด แต่ผมเชื่อว่าน่าจะมีส่วนเติมเต็มให้ภาพใน Presentation ข้างบนซึ่งเป็นเหตุการณ์ (Case) มีความสมบูรณ์ขององค์ความรู้เพื่อช่วยอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นได้นะครับ
วันอังคารที่ 15 กันยายน พ.ศ. 2552
พลิกโฉมการให้บริการงาน HR ด้วย Employee Service Center (4)
5. วางแผนงานโครงการ
เมื่อได้ทุกอย่างครบถ้วนแล้วก็ลองวางแผนงานโครงการดูครับ โดยใช้ Grant Chart ในรูปของโปรแกรม Microsoft Excel หรือ Microsoft Visio ก็ได้ครับ ซึ่งรายละเอียดคร่าวๆ ของเนื้องานที่จะต้องทำก็ให้เป็นไปตามขั้นตอนต่อไปนี้ครับ
การสำรวจระบบเพื่อการจัดตั้ง ESC
การวิเคราะห์และพัฒนาระบบ
กำหนดขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของ ESC
พัฒนาระบบทรัพยากรสนับสนุนอื่นๆ
การสื่อสารและการประชาสัมพันธ์
การเปิดดำเนินการ ESC
การติดตามผลและประเมินผลความสำเร็จของ ESC
ขั้นตอนที่ 4 การวิเคราะห์และพัฒนาระบบ เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง
อีกแล้วครับ ช่วงนี้งานยุ่งมากครับเลยเว้นไปเสียนาน ต้องขออภัยเป็นอย่างสูงที่ให้รอนานครับ ก่อนจะเริ่มขอประชาสัมพันธ์ให้ผู้อ่านทุกท่านลองเข้าไปติชมเว็บไซต์ของบริษัทหน่อยนะครับที่ www.e-hrit.com ครับ
มาต่อกันเลยนะครับ หลังจากที่เราได้ตั้งทีมงานขึ้นมาศึกษาระบบเบื้องต้นเสร็จแล้ว ตามที่ผมเขียนไว้ในตอนที่ 3 คราวนี้เราก็จะไปทำการวิเคราะห์ระบบของ HR ทั้งหมด เพื่อให้ทราบว่าระบบการทำงานของเราในปัจจุบันเป็นอย่างไร และหากจะตั้ง ESC ขึ้นมาจะต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง และที่สำคัญก็คือสิ่งที่จะปรับเปลี่ยนให้กระบวนการทำงานต่างๆ ดีขึ้น
สิ่งที่เราจะได้รับจากการศึกษาและวิเคราะห์สิ่งที่เราจะได้รับหลังจากการศึกษาและวิเคราะห์แบ่งเป็น 4 กลุ่มคือ
กระบวนการทางธุรกิจ (Business Process)
เอกสารและรายงานที่เกี่ยวข้อง (Forms and Reports)
เทคโนโลยี (Technology)
ผู้เกี่ยวข้อง (Stakeholders)
ในการที่เราจะจัดตั้ง ESC ขึ้นมาได้จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องการสำรวจดูก่อนว่ากระบวนการทำงานของงานแต่ละอย่างในปัจจุบันเป็นอย่างไร มีใครเกี่ยวข้องบ้าง ใช้เอกสารอะไรในการดำเนินการแต่ละขั้นตอน และที่สำคัญข้อมูลที่เกิดขึ้นในแต่ละกระบวนการถูกบันทึกหรือเก็บไว้ในรูปที่เป็นไฟล์ หรือฐานข้อมูลแบบใด
วิธีการในการวิเคราะห์กระบวนการทำงานนี้เราจะใช้วิธีการเขียนแผนภาพกระบวนการทำงานแบบลู่ หรือ Swim Lane
ซึ่งจะทำให้เราเห็นว่ามีใครเกี่ยวข้องกับขั้นตอนในการทำงานแต่ละขั้นตอน ซึ่งมีขั้นตอนในการทำดังนี้ครับ
ขั้นตอนที่ 1 สำรวจและทำความเข้าใจระบบและกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องฝ่ายทรัพยากรมนุษย์
ผลที่คาดว่าจะได้รับ
• เข้าใจว่ากระบวนการทำงานในปัจจุบันว่าเป็นอย่างไร เอกสารและคนที่เกี่ยวข้องมีใครบ้าง ตลอดจนระบบที่ใช้สนับสนุนว่าเป็นอย่างไร และเรามีโอกาสมากน้อยแค่ไหนที่จะทำการพัฒนา
คำแนะนำ วาดแผนภาพกระบวนการทำงานที่ได้พบ โดยใช้สัญลักษณ์ตามที่ปรากฏด้านล่าง พร้อมกับแบ่งขอบเขตของผู้เกี่ยวข้องเป็นแนวตามขวาง เพื่อให้ทราบว่าการเดินทางของเอกสารเริ่มต้นจากที่ไหนและไปสิ้นสุดที่ไหน
เมื่อได้ทุกอย่างครบถ้วนแล้วก็ลองวางแผนงานโครงการดูครับ โดยใช้ Grant Chart ในรูปของโปรแกรม Microsoft Excel หรือ Microsoft Visio ก็ได้ครับ ซึ่งรายละเอียดคร่าวๆ ของเนื้องานที่จะต้องทำก็ให้เป็นไปตามขั้นตอนต่อไปนี้ครับ
การสำรวจระบบเพื่อการจัดตั้ง ESC
การวิเคราะห์และพัฒนาระบบ
กำหนดขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของ ESC
พัฒนาระบบทรัพยากรสนับสนุนอื่นๆ
การสื่อสารและการประชาสัมพันธ์
การเปิดดำเนินการ ESC
การติดตามผลและประเมินผลความสำเร็จของ ESC
ขั้นตอนที่ 4 การวิเคราะห์และพัฒนาระบบ เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง
อีกแล้วครับ ช่วงนี้งานยุ่งมากครับเลยเว้นไปเสียนาน ต้องขออภัยเป็นอย่างสูงที่ให้รอนานครับ ก่อนจะเริ่มขอประชาสัมพันธ์ให้ผู้อ่านทุกท่านลองเข้าไปติชมเว็บไซต์ของบริษัทหน่อยนะครับที่ www.e-hrit.com ครับ
มาต่อกันเลยนะครับ หลังจากที่เราได้ตั้งทีมงานขึ้นมาศึกษาระบบเบื้องต้นเสร็จแล้ว ตามที่ผมเขียนไว้ในตอนที่ 3 คราวนี้เราก็จะไปทำการวิเคราะห์ระบบของ HR ทั้งหมด เพื่อให้ทราบว่าระบบการทำงานของเราในปัจจุบันเป็นอย่างไร และหากจะตั้ง ESC ขึ้นมาจะต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง และที่สำคัญก็คือสิ่งที่จะปรับเปลี่ยนให้กระบวนการทำงานต่างๆ ดีขึ้น
สิ่งที่เราจะได้รับจากการศึกษาและวิเคราะห์สิ่งที่เราจะได้รับหลังจากการศึกษาและวิเคราะห์แบ่งเป็น 4 กลุ่มคือ
กระบวนการทางธุรกิจ (Business Process)
เอกสารและรายงานที่เกี่ยวข้อง (Forms and Reports)
เทคโนโลยี (Technology)
ผู้เกี่ยวข้อง (Stakeholders)
ในการที่เราจะจัดตั้ง ESC ขึ้นมาได้จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องการสำรวจดูก่อนว่ากระบวนการทำงานของงานแต่ละอย่างในปัจจุบันเป็นอย่างไร มีใครเกี่ยวข้องบ้าง ใช้เอกสารอะไรในการดำเนินการแต่ละขั้นตอน และที่สำคัญข้อมูลที่เกิดขึ้นในแต่ละกระบวนการถูกบันทึกหรือเก็บไว้ในรูปที่เป็นไฟล์ หรือฐานข้อมูลแบบใด
วิธีการในการวิเคราะห์กระบวนการทำงานนี้เราจะใช้วิธีการเขียนแผนภาพกระบวนการทำงานแบบลู่ หรือ Swim Lane
ซึ่งจะทำให้เราเห็นว่ามีใครเกี่ยวข้องกับขั้นตอนในการทำงานแต่ละขั้นตอน ซึ่งมีขั้นตอนในการทำดังนี้ครับ
ขั้นตอนที่ 1 สำรวจและทำความเข้าใจระบบและกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องฝ่ายทรัพยากรมนุษย์
ผลที่คาดว่าจะได้รับ
• เข้าใจว่ากระบวนการทำงานในปัจจุบันว่าเป็นอย่างไร เอกสารและคนที่เกี่ยวข้องมีใครบ้าง ตลอดจนระบบที่ใช้สนับสนุนว่าเป็นอย่างไร และเรามีโอกาสมากน้อยแค่ไหนที่จะทำการพัฒนา
คำแนะนำ วาดแผนภาพกระบวนการทำงานที่ได้พบ โดยใช้สัญลักษณ์ตามที่ปรากฏด้านล่าง พร้อมกับแบ่งขอบเขตของผู้เกี่ยวข้องเป็นแนวตามขวาง เพื่อให้ทราบว่าการเดินทางของเอกสารเริ่มต้นจากที่ไหนและไปสิ้นสุดที่ไหน
พลิกโฉมการให้บริการงาน HR ด้วย Employee ServiceCenter (3)
Balance Scorecard ของ ESC
Financial
ลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นพิ่มประสิทธิภาพการลงทุน
Customer
เพิ่มความพึงพอใจในการบริการให้กับพนักงานสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้แก่องค์กร พนักงานมีส่วนร่วมในการดูแลข้อมูลส่วนตัว
Internal Processes
ลดขั้นตอนในการทำงานลงลดเวลาที่ใช้ในการทำงานเกี่ยวกับเอกสารเพิ่มจำนวนการใช้ Outsource มากขึ้น
Learning & Growth
เสริมสร้างการเรียนรู้ด้านเทคโนโลยีให้แก่ HR ยกระดับความรู้ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศให้แก่พนักงาน พนักงานมีส่วนร่วมในการดูแลข้อมูลส่วนตัว
พอเราได้ Concept ที่ว่า ESC มีความสำคัญอย่างไรกับงานของ HR อย่างไรแล้ว เราก็ต้องมาทำการเตรียมการเพื่อจัดตั้ง ESC กันเลยครับ
ขั้นตอนที่ 2 การเตรียมการเพื่อการจัดตั้ง ESC
ในการจัดตั้ง ESC สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ จะต้องได้รับการสนับสนุนแนวความคิดจากผู้บริหารทั้งในส่วนของ HR เอง และผู้บริหารระดับสูงขององค์กรด้วย เพราะการจัดตั้ง ESC ก็เหมือนกับการแบ่งความรับผิดชอบในงานของ HR ออกมาเป็นอีกแผนกหนึ่ง ซึ่งจำเป็นจะต้องมีคนหรือเจ้าหน้าที่มาทำงานประจำเต็ม 100% เพราะฉะนั้น จึงไม่ใช่เรื่องเล็กๆ แต่อย่างที่ผมได้กล่าวไปในบทที่แล้ว เราสามารถนำเอาแนวความคิดในเรื่องของ ESC ไปนำเสนอให้ผู้บริหารยอมรับได้ไม่ยากนัก
ในขั้นตอนการเตรียมการเพื่อการจัดตั้ง ESC นี้จึงต้องอาศัยขั้นตอนในการทำงาน 5 ขั้นตอนย่อยดังต่อไปนี้
1. หาเสียงสนับสนุน
พอเรามีแนวคิดในการจัดตั้ง ESC แล้ว ก็ลองขาย idea นี้ให้กับ ผู้บริหารของ HR ก่อนเลยครับ อาจจะทำโดยการทำ Presentation ใน PowerPoint ขึ้นมาสักอัน แล้วนำเสนอให้ผู้บริหารฟัง หรือลองเอาแนวความคิดนี้ไปคุยกับเพื่อนๆ ในกลุ่ม HR ดู หากมีเสียงตอบรับในเชิงบวกก็ค่อยนำเสนอผู้บริหารก็ได้ครับ ในขั้นตอนนี้เป้าหมายของเราก็คือเราต้องการให้ผู้บริหารของ HR ยืนอยู่เคียงข้างเรา และเป็นปากเป็นเสียงแทนเราในการนำเสนอการจัดตั้ง ESC หากมีเสียงสนับสนุนที่ไม่หนักแน่นพอ ขอเสนอให้ใช้วิธีการทำแบบสำรวจความพึงพอใจต่อการให้บริการของ HR ขึ้นมา แล้วสำรวจตัวอย่างจากพนักงานสัก 10% ของพนักงานทุกระดับก็พอแล้วครับ โดยในแบบสำรวจก็ขอให้มีแบบสอบถามอยู่ 2 ส่วนดังนี้
ส่วนแรก สำรวจความพึงพอใจต่อการให้บริการของ HR ในปัจจุบัน ซึ่งอาจจะสอบถามในเรื่องต่อไปนี้ ความรวดเร็วในการให้บริการ ความสะดวกในการรับบริการ ความซับซ้อนของขั้นตอนต่างๆ สถานที่ในการให้บริการ และความพึงพอใจต่อการบริการ
ส่วนที่สอง สอบถามความคิดเห็นหากมีการนำแนวความคิดในการปรับปรุงการให้บริการในลักษณะที่เป็น ESC มาให้พนักงานเลือก (มั่นใจได้ว่าพนักงานส่วนใหญ่คงอยากให้มีการปรับปรุงการให้บริการให้เป็น ESC อย่างแน่นอน)
พอได้ผลจากการสำรวจมาแล้วก็ลองนำเสนอผู้บริหารและเพื่อนๆ HR อีกทีครับ เราจะได้ชี้ให้ทุกคนเห็นว่าเกิดปัญหาในการให้บริการกับพนักงานเกิดขึ้น โดยอาศัยเสียงจากพนักงานเป็นตัวสนับสนุน ดีกว่าเสียงจากเราคนเดียวครับ
2. ตั้งทีมงานรับผิดชอบ
พอเราได้รับเสียงสนับสนุนจากทุกกลุ่มแล้ว ก็คงต้องมาจัดตั้งทีมงานขึ้นมาเพื่อรับผิดชอบในการดำเนินการจัดตั้ง ESC ขึ้นมา ซึ่งสมาชิกในทีมจะประกอบไปด้วย
ผู้จัดการโครงการ (Project Manager) มีหน้าที่ในการจัดการโครงการทั้งหมดทั้งในด้าน กำลังคน และทรัพยากรสนับสนุนอื่นๆ เช่น งบประมาณ เทคโนโลยีสนับสนุน การประชาสัมพันธ์ เป็นต้น เพื่อให้เกิดผลทั้งในทางด้านของการสนับสนุนและการได้รับการยอมรับ ตำแหน่งนี้ก็น่าจะเหมาะกับผู้บริหารของ HR
ผู้ประสานงาน (Coordinator) มีหน้าที่ประสานงานกับทุกส่วนที่เกี่ยวข้องกับโครงการนี้ ซึ่งคงต้องเป็นบุคคลที่ทุกคนใน HR รู้จัก คุ้นเคย และมีความเชี่ยวชาญในการประสานงานและต่อรองกับคนอื่นๆ
ผู้เชี่ยวชาญระบบ (System Analyst) มีหน้าที่ในการสำรวจและออกแบบระบบเพื่อรองรับการทำงานของ ESC และยังต้องสามารถประสานงานกับเจ้าหน้าที่ฝ่าย IT ได้ด้วย ซึ่งผู้ที่จะทำงานในตำแหน่งนี้ อาจจะมาจากฝ่าย IT (Information Technology) ก็ได้ หากบุคลากรใน HR เองไม่มีใครเชี่ยวชาญงานด้าน IT
นักพัฒนาโครงสร้างองค์กร (Organization Developer) มีหน้าที่ในการศึกษาผลกระทบต่องานของแผนกต่างๆ ใน HR และโครงสร้างองค์กรของ HR และทำหน้าที่ในการจัดการประชุมเพื่อการจัดแบ่งกลุ่มงานใหม่เมื่อมี ESC เกิดขึ้น
นักพัฒนากระบวนการทำงาน (Business Process Developer) มีหน้าที่ในการศึกษาและปรับปรุงกระบวนการทำงานเมื่อมีการจัดตั้ง ESC แล้ว ซึ่งผู้ที่ทำหน้าที่นี้จะต้องเป็นผู้ที่มีหน้าที่ในการปรับปรุงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับระบบเอกสารคุณภาพอื่นๆ ด้วย เช่น Work Procedure, ISO 9000 เป็นต้น
คำถาม หากมีสมาชิกไม่ครบตามตำแหน่งข้างต้นจะมีผลอย่างไร
คำตอบ ไม่มีผลครับ หากสมาชิกของทีมสามารถจัดการกับงานทั้งหมดที่ได้บอกไว้ใน แต่ละตำแหน่ง นี้ได้ ซึ่งอาจจะมีสมาชิกแค่ 2-3 คน ก็ได้
3. สำรวจทรัพยากรขององค์กร
เมื่อมีการตั้งทีมงานแล้ว ก็มาทำการสำรวจดูครับว่าทรัพยากรที่เรามีเป็นอย่างไรบ้าง ซึ่งทรัพยากรที่ว่านี้ได้แก่
ฮาร์ดแวร์ ซึ่งได้แก่ อุปกรณ์ที่สามารถจับต้องได้ทั้งหมดใน HR เช่น อุปกรณ์ทางด้าน IT และอุปกรณ์สำนักงานต่างๆ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องแฟกซ์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องโทรศัพท์ เป็นต้น การสำรวจฮาร์ดแวร์นี้จะทำให้ทราบว่า หากจะมีการนำเครื่องคอมพิวเตอร์ไปตั้งไว้ให้พนักงานมาใช้งานด้วยตนเอง จะสามารถทำได้หรือไม่ และมีเครื่องเพียงพอสำหรับบุคลากรของ ESC และ HR หรือไม่
ซอฟท์แวร์ โดยสำรวจดูว่าโปรแกรมที่ติดตั้งในเครื่องคอมพิวเตอร์ ใช้ระบบปฏิบัติการอะไรบ้าง และมีซอฟท์แวร์อื่นๆ อะไรบ้าง การสำรวจซอฟท์แวร์จะทำให้ทราบข้อจำกัดของการนำเอาซอฟท์แวร์ทางด้าน HR อื่นๆ มาช่วยในการทำงาน
ระบบเครือข่าย จะทำการสำรวจจุดที่ตั้งพอร์ทคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์เป็นหลัก เพื่อจะได้ทราบว่ามีหากเราจะปรับปรุงที่ทำงานของ ESC ขึ้นมาจะต้องเดินสาย LAN หรือสายโทรศัพท์ใหม่หรือไม่
บุคลากร แน่นอนว่าเราจะต้องรู้ว่าเรามีกำลังคนอยู่เท่าไหร่ในปัจจุบัน และใครมีคุณสมบัติที่ตรงกับงานของ ESC รวมถึงความถนัดของแต่ละบุคคลด้วย
งบประมาณ ธรรมดาครับกองทัพต้องเดินด้วยท้อง เพราะฉะนั้นคงต้องดูแล้วละว่า หากจะตั้ง ESC ขึ้นมาจะอาศัยงบประมาณจากไหน ในระหว่างที่ ESC ยังไม่มีค่าใช้จ่ายเป็นของตัวเอง
4. นำเสนอแผนการจัดตั้ง ESC
เมื่อรวบรวมข้อมูลมาแล้วลองใช้แบบฟอร์มต่อไปนี้ นำเสนอแผนเพื่อการจัดตั้ง ESC ต่อผู้บริหารดูครับ
แผนโครงการจัดตั้ง Employee Service Center
1. ความเป็นมาของโครงการ …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
2. วัตถุประสงค์ของโครงการ
1 ……………………………………………..
2 ……………………………………………..
3 ……………………………………………..
4 ……………………………………………..
5 ……………………………………………..
3. ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ ทางตรง
1 ……………………………………………..
2 ……………………………………………..
3 ……………………………………………..
4 ……………………………………………..
5 ……………………………………………..
ทางอ้อม
1 ……………………………………………..
2 ……………………………………………..
3 ……………………………………………..
4 ……………………………………………..
5 ……………………………………………..
4. ผู้รับผิดชอบโครงการ
1 …………………………………………….. ผู้จัดการโครงการ2 …………………………………………….. ผู้ประสานงาน3 …………………………………………….. ผู้เชี่ยวชาญระบบ4 …………………………………………….. นักพัฒนาโครงสร้างองค์กร5 …………………………………………….. นักพัฒนากระบวนการทำงาน
5. ทรัพยากรที่ต้องขอการสนับสนุน
ที่ตั้งสำนักงาน ESC คือ ………………………………………….อุปกรณ์สำนักงาน ได้แก่ …………………………………………
ด้านงบประมาณ
การปรับปรุงสถานที่ตั้ง ESC ………………. บาทเทคโนโลยีสนับสนุน
คอมพิวเตอร์ …. เครื่องราคาเครื่องละ ……….. บาท เป็นเงิน ……… บาท ระบบ Network เป็นเงิน …………………. บาทระบบโทรศัพท์ เป็นเงิน …………………. บาทพัฒนาเวบไซต์ เป็นเงิน ……...…………… บาทระบบ KIOSK เป็นเงิน ………………… บาท
การประชาสัมพันธ์ เป็นเงิน ………………………. บาทฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ เป็นเงิน ……...………………… บาทอุปกรณ์สำนักงาน เป็นเงิน ……...………………… บาท
ด้านบุคลากร
จำนวนบุคลากรของ ESC ........... คน ที่มาของบุคลากรจากแผนก ....... คน แผนก .....คน
6. แผนการดำเนินการ
เริ่มโครงการวันที่ ....... เดือน ................................ พ.ศ. .............. สิ้นสุดโครงการวันที่ ...... เดือน ............................. พ.ศ...............รายละเอียดของแผนงาน (Grant Chart)
7. การประเมินผลความสำเร็จ แบบประเมินผลตอบแทนของการปรับปรุงงานจากการทำงานแบบเดิมกับการสนับสนุนให้พนักงานสามารถดูแลข้อมูลของตนเอง
TASK ManualCost Self Service Cost %Saved
Benefit Processes
Open Enrollment
Personal Data Process
Payroll Processes
Time Attendance Processes
Manager Processes
Total
แบบประเมินผลตอบแทนจากการปรับปรุงกระบวนการในการทำงาน
TASK Manual Cycle Time (Days) Self Service Elapsed Time (Days) %Saved
Benefit Inquiry
Open Enrollment(New Hire)
Address Change
Records Request
Pay Advices
Exempt T&A
Status Change
Merit Increase
8. เงื่อนไขและข้อจำกัด
1 ……………………………………………..
2 ……………………………………………..
3 ……………………………………………..
4 ……………………………………………..
5 ……………………………………………..
Financial
ลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นพิ่มประสิทธิภาพการลงทุน
Customer
เพิ่มความพึงพอใจในการบริการให้กับพนักงานสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้แก่องค์กร พนักงานมีส่วนร่วมในการดูแลข้อมูลส่วนตัว
Internal Processes
ลดขั้นตอนในการทำงานลงลดเวลาที่ใช้ในการทำงานเกี่ยวกับเอกสารเพิ่มจำนวนการใช้ Outsource มากขึ้น
Learning & Growth
เสริมสร้างการเรียนรู้ด้านเทคโนโลยีให้แก่ HR ยกระดับความรู้ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศให้แก่พนักงาน พนักงานมีส่วนร่วมในการดูแลข้อมูลส่วนตัว
พอเราได้ Concept ที่ว่า ESC มีความสำคัญอย่างไรกับงานของ HR อย่างไรแล้ว เราก็ต้องมาทำการเตรียมการเพื่อจัดตั้ง ESC กันเลยครับ
ขั้นตอนที่ 2 การเตรียมการเพื่อการจัดตั้ง ESC
ในการจัดตั้ง ESC สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ จะต้องได้รับการสนับสนุนแนวความคิดจากผู้บริหารทั้งในส่วนของ HR เอง และผู้บริหารระดับสูงขององค์กรด้วย เพราะการจัดตั้ง ESC ก็เหมือนกับการแบ่งความรับผิดชอบในงานของ HR ออกมาเป็นอีกแผนกหนึ่ง ซึ่งจำเป็นจะต้องมีคนหรือเจ้าหน้าที่มาทำงานประจำเต็ม 100% เพราะฉะนั้น จึงไม่ใช่เรื่องเล็กๆ แต่อย่างที่ผมได้กล่าวไปในบทที่แล้ว เราสามารถนำเอาแนวความคิดในเรื่องของ ESC ไปนำเสนอให้ผู้บริหารยอมรับได้ไม่ยากนัก
ในขั้นตอนการเตรียมการเพื่อการจัดตั้ง ESC นี้จึงต้องอาศัยขั้นตอนในการทำงาน 5 ขั้นตอนย่อยดังต่อไปนี้
1. หาเสียงสนับสนุน
พอเรามีแนวคิดในการจัดตั้ง ESC แล้ว ก็ลองขาย idea นี้ให้กับ ผู้บริหารของ HR ก่อนเลยครับ อาจจะทำโดยการทำ Presentation ใน PowerPoint ขึ้นมาสักอัน แล้วนำเสนอให้ผู้บริหารฟัง หรือลองเอาแนวความคิดนี้ไปคุยกับเพื่อนๆ ในกลุ่ม HR ดู หากมีเสียงตอบรับในเชิงบวกก็ค่อยนำเสนอผู้บริหารก็ได้ครับ ในขั้นตอนนี้เป้าหมายของเราก็คือเราต้องการให้ผู้บริหารของ HR ยืนอยู่เคียงข้างเรา และเป็นปากเป็นเสียงแทนเราในการนำเสนอการจัดตั้ง ESC หากมีเสียงสนับสนุนที่ไม่หนักแน่นพอ ขอเสนอให้ใช้วิธีการทำแบบสำรวจความพึงพอใจต่อการให้บริการของ HR ขึ้นมา แล้วสำรวจตัวอย่างจากพนักงานสัก 10% ของพนักงานทุกระดับก็พอแล้วครับ โดยในแบบสำรวจก็ขอให้มีแบบสอบถามอยู่ 2 ส่วนดังนี้
ส่วนแรก สำรวจความพึงพอใจต่อการให้บริการของ HR ในปัจจุบัน ซึ่งอาจจะสอบถามในเรื่องต่อไปนี้ ความรวดเร็วในการให้บริการ ความสะดวกในการรับบริการ ความซับซ้อนของขั้นตอนต่างๆ สถานที่ในการให้บริการ และความพึงพอใจต่อการบริการ
ส่วนที่สอง สอบถามความคิดเห็นหากมีการนำแนวความคิดในการปรับปรุงการให้บริการในลักษณะที่เป็น ESC มาให้พนักงานเลือก (มั่นใจได้ว่าพนักงานส่วนใหญ่คงอยากให้มีการปรับปรุงการให้บริการให้เป็น ESC อย่างแน่นอน)
พอได้ผลจากการสำรวจมาแล้วก็ลองนำเสนอผู้บริหารและเพื่อนๆ HR อีกทีครับ เราจะได้ชี้ให้ทุกคนเห็นว่าเกิดปัญหาในการให้บริการกับพนักงานเกิดขึ้น โดยอาศัยเสียงจากพนักงานเป็นตัวสนับสนุน ดีกว่าเสียงจากเราคนเดียวครับ
2. ตั้งทีมงานรับผิดชอบ
พอเราได้รับเสียงสนับสนุนจากทุกกลุ่มแล้ว ก็คงต้องมาจัดตั้งทีมงานขึ้นมาเพื่อรับผิดชอบในการดำเนินการจัดตั้ง ESC ขึ้นมา ซึ่งสมาชิกในทีมจะประกอบไปด้วย
ผู้จัดการโครงการ (Project Manager) มีหน้าที่ในการจัดการโครงการทั้งหมดทั้งในด้าน กำลังคน และทรัพยากรสนับสนุนอื่นๆ เช่น งบประมาณ เทคโนโลยีสนับสนุน การประชาสัมพันธ์ เป็นต้น เพื่อให้เกิดผลทั้งในทางด้านของการสนับสนุนและการได้รับการยอมรับ ตำแหน่งนี้ก็น่าจะเหมาะกับผู้บริหารของ HR
ผู้ประสานงาน (Coordinator) มีหน้าที่ประสานงานกับทุกส่วนที่เกี่ยวข้องกับโครงการนี้ ซึ่งคงต้องเป็นบุคคลที่ทุกคนใน HR รู้จัก คุ้นเคย และมีความเชี่ยวชาญในการประสานงานและต่อรองกับคนอื่นๆ
ผู้เชี่ยวชาญระบบ (System Analyst) มีหน้าที่ในการสำรวจและออกแบบระบบเพื่อรองรับการทำงานของ ESC และยังต้องสามารถประสานงานกับเจ้าหน้าที่ฝ่าย IT ได้ด้วย ซึ่งผู้ที่จะทำงานในตำแหน่งนี้ อาจจะมาจากฝ่าย IT (Information Technology) ก็ได้ หากบุคลากรใน HR เองไม่มีใครเชี่ยวชาญงานด้าน IT
นักพัฒนาโครงสร้างองค์กร (Organization Developer) มีหน้าที่ในการศึกษาผลกระทบต่องานของแผนกต่างๆ ใน HR และโครงสร้างองค์กรของ HR และทำหน้าที่ในการจัดการประชุมเพื่อการจัดแบ่งกลุ่มงานใหม่เมื่อมี ESC เกิดขึ้น
นักพัฒนากระบวนการทำงาน (Business Process Developer) มีหน้าที่ในการศึกษาและปรับปรุงกระบวนการทำงานเมื่อมีการจัดตั้ง ESC แล้ว ซึ่งผู้ที่ทำหน้าที่นี้จะต้องเป็นผู้ที่มีหน้าที่ในการปรับปรุงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับระบบเอกสารคุณภาพอื่นๆ ด้วย เช่น Work Procedure, ISO 9000 เป็นต้น
คำถาม หากมีสมาชิกไม่ครบตามตำแหน่งข้างต้นจะมีผลอย่างไร
คำตอบ ไม่มีผลครับ หากสมาชิกของทีมสามารถจัดการกับงานทั้งหมดที่ได้บอกไว้ใน แต่ละตำแหน่ง นี้ได้ ซึ่งอาจจะมีสมาชิกแค่ 2-3 คน ก็ได้
3. สำรวจทรัพยากรขององค์กร
เมื่อมีการตั้งทีมงานแล้ว ก็มาทำการสำรวจดูครับว่าทรัพยากรที่เรามีเป็นอย่างไรบ้าง ซึ่งทรัพยากรที่ว่านี้ได้แก่
ฮาร์ดแวร์ ซึ่งได้แก่ อุปกรณ์ที่สามารถจับต้องได้ทั้งหมดใน HR เช่น อุปกรณ์ทางด้าน IT และอุปกรณ์สำนักงานต่างๆ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องแฟกซ์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องโทรศัพท์ เป็นต้น การสำรวจฮาร์ดแวร์นี้จะทำให้ทราบว่า หากจะมีการนำเครื่องคอมพิวเตอร์ไปตั้งไว้ให้พนักงานมาใช้งานด้วยตนเอง จะสามารถทำได้หรือไม่ และมีเครื่องเพียงพอสำหรับบุคลากรของ ESC และ HR หรือไม่
ซอฟท์แวร์ โดยสำรวจดูว่าโปรแกรมที่ติดตั้งในเครื่องคอมพิวเตอร์ ใช้ระบบปฏิบัติการอะไรบ้าง และมีซอฟท์แวร์อื่นๆ อะไรบ้าง การสำรวจซอฟท์แวร์จะทำให้ทราบข้อจำกัดของการนำเอาซอฟท์แวร์ทางด้าน HR อื่นๆ มาช่วยในการทำงาน
ระบบเครือข่าย จะทำการสำรวจจุดที่ตั้งพอร์ทคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์เป็นหลัก เพื่อจะได้ทราบว่ามีหากเราจะปรับปรุงที่ทำงานของ ESC ขึ้นมาจะต้องเดินสาย LAN หรือสายโทรศัพท์ใหม่หรือไม่
บุคลากร แน่นอนว่าเราจะต้องรู้ว่าเรามีกำลังคนอยู่เท่าไหร่ในปัจจุบัน และใครมีคุณสมบัติที่ตรงกับงานของ ESC รวมถึงความถนัดของแต่ละบุคคลด้วย
งบประมาณ ธรรมดาครับกองทัพต้องเดินด้วยท้อง เพราะฉะนั้นคงต้องดูแล้วละว่า หากจะตั้ง ESC ขึ้นมาจะอาศัยงบประมาณจากไหน ในระหว่างที่ ESC ยังไม่มีค่าใช้จ่ายเป็นของตัวเอง
4. นำเสนอแผนการจัดตั้ง ESC
เมื่อรวบรวมข้อมูลมาแล้วลองใช้แบบฟอร์มต่อไปนี้ นำเสนอแผนเพื่อการจัดตั้ง ESC ต่อผู้บริหารดูครับ
แผนโครงการจัดตั้ง Employee Service Center
1. ความเป็นมาของโครงการ …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
2. วัตถุประสงค์ของโครงการ
1 ……………………………………………..
2 ……………………………………………..
3 ……………………………………………..
4 ……………………………………………..
5 ……………………………………………..
3. ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ ทางตรง
1 ……………………………………………..
2 ……………………………………………..
3 ……………………………………………..
4 ……………………………………………..
5 ……………………………………………..
ทางอ้อม
1 ……………………………………………..
2 ……………………………………………..
3 ……………………………………………..
4 ……………………………………………..
5 ……………………………………………..
4. ผู้รับผิดชอบโครงการ
1 …………………………………………….. ผู้จัดการโครงการ2 …………………………………………….. ผู้ประสานงาน3 …………………………………………….. ผู้เชี่ยวชาญระบบ4 …………………………………………….. นักพัฒนาโครงสร้างองค์กร5 …………………………………………….. นักพัฒนากระบวนการทำงาน
5. ทรัพยากรที่ต้องขอการสนับสนุน
ที่ตั้งสำนักงาน ESC คือ ………………………………………….อุปกรณ์สำนักงาน ได้แก่ …………………………………………
ด้านงบประมาณ
การปรับปรุงสถานที่ตั้ง ESC ………………. บาทเทคโนโลยีสนับสนุน
คอมพิวเตอร์ …. เครื่องราคาเครื่องละ ……….. บาท เป็นเงิน ……… บาท ระบบ Network เป็นเงิน …………………. บาทระบบโทรศัพท์ เป็นเงิน …………………. บาทพัฒนาเวบไซต์ เป็นเงิน ……...…………… บาทระบบ KIOSK เป็นเงิน ………………… บาท
การประชาสัมพันธ์ เป็นเงิน ………………………. บาทฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ เป็นเงิน ……...………………… บาทอุปกรณ์สำนักงาน เป็นเงิน ……...………………… บาท
ด้านบุคลากร
จำนวนบุคลากรของ ESC ........... คน ที่มาของบุคลากรจากแผนก ....... คน แผนก .....คน
6. แผนการดำเนินการ
เริ่มโครงการวันที่ ....... เดือน ................................ พ.ศ. .............. สิ้นสุดโครงการวันที่ ...... เดือน ............................. พ.ศ...............รายละเอียดของแผนงาน (Grant Chart)
7. การประเมินผลความสำเร็จ แบบประเมินผลตอบแทนของการปรับปรุงงานจากการทำงานแบบเดิมกับการสนับสนุนให้พนักงานสามารถดูแลข้อมูลของตนเอง
TASK ManualCost Self Service Cost %Saved
Benefit Processes
Open Enrollment
Personal Data Process
Payroll Processes
Time Attendance Processes
Manager Processes
Total
แบบประเมินผลตอบแทนจากการปรับปรุงกระบวนการในการทำงาน
TASK Manual Cycle Time (Days) Self Service Elapsed Time (Days) %Saved
Benefit Inquiry
Open Enrollment(New Hire)
Address Change
Records Request
Pay Advices
Exempt T&A
Status Change
Merit Increase
8. เงื่อนไขและข้อจำกัด
1 ……………………………………………..
2 ……………………………………………..
3 ……………………………………………..
4 ……………………………………………..
5 ……………………………………………..
วันจันทร์ที่ 14 กันยายน พ.ศ. 2552
พลิกโฉมการให้บริการงาน HR ด้วย Employee Service Center (2)
ขอขอบคุณท่านที่ให้ความสนใจติดตามเรื่องเกี่ยวกับ ESC และมีหลายท่านได้กรุณาฝากคำถามมาทาง Email ของผม ซึ่งคำถามส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่ผมกำลังจะเขียนให้ท่านได้อ่านทั้งนั้นเลยครับ สำหรับเนื้อหาที่ผมจะเขียนนี้ เป็นขั้นตอนของการจัดตั้ง ESC ตั้งแต่เริ่มต้นจนสามารถเปิดดำเนินการและติดตามผลความคืบหน้า ก็ช่วยติดตามอ่านไปเรื่อยๆ นะครับ และหากมีข้อแนะนำประการใดก็ส่งมาได้เลยนะครับ
อย่างไรก็ตาม หากท่านใดที่สนใจจะเรียนเนื้อหาทั้งหมดพร้อมทดลองทำด้วยตนเอง เป็นการสัมมนาเชิงปฏิบัติการอย่างรวบรัดภายใน 1 วัน ก็ดูรายละเอียดในหัวข้อการสัมมนาประจำเดือนมิถุนายน ของ hrcenter เรื่อง Employee Service Center Workshop ในวันที่ 11 มิถุนายนนี้ได้เลยนะครับ
สำหรับเนื้อหาเกี่ยวกับการจัดตั้ง ESC ผมขอแบ่งออกเป็น 11 เรื่อง ดังต่อไปนี้ [1]
1. การศึกษาแนวความคิดเกี่ยวกับ ESC
2. การเตรียมการเพื่อการจัดตั้ง ESC
3. การสำรวจระบบเพื่อการจัดตั้ง ESC
4. การวิเคราะห์และพัฒนาระบบ เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง
5. ขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของ ESC
6. ทรัพยากรสนับสนุนที่จำเป็น
7. การสื่อสารและการประชาสัมพันธ์
8. การเปิดดำเนินการ ESC
9. การติดตามผลและประเมินผลความสำเร็จของ ESC
10. ปัญหาที่พบในการดำเนินการ ESC
11. Case Study ในการดำเนินการ ESC
เอาละเรามาเริ่มกันเลยนะครับ
ขั้นตอนที่ 1 ศึกษาแนวความคิดเกี่ยวกับ ESC
แนวความคิดเกี่ยวกับ ESC มีความสัมพันธ์กันมากกับเรื่อง HR Transformation หรือการรื้อระบบการทำงานของ HR [2](หรืออาจจะเรียกว่าการปฏิวัติระบบการบริหารทรัพยากรมนุษย์น่าจะเหมาะสมกว่า แต่ไม่น่าใช้ เพราะฟังดูแล้วแรงไปหน่อย) เพราะ ESC ก็คือผลที่ได้จากการรื้อระบบการบริหารของ HR ดังกล่าว ซึ่งกลยุทธ์ที่ได้นำมาใช้ใน HR Transformation ก็คือ
• การรวบรวมเอาผู้ที่เชี่ยวชาญงานในเรื่องเฉพาะแต่ละอย่างมาไว้ด้วยกัน • การใช้ทรัพยากรร่วมเพื่อทำหน้าที่ดังนี้
• ให้บริการแก่ลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ• ยกระดับความพอใจของพนักงานในการใช้บริการให้สูงขึ้นเรื่อยๆ• อำนวยความสะดวกและจัดเตรียมข้อมูล สารสนเทศต่างๆ• พัฒนาและปรับปรุงกระบวนการในการทำงาน (Business Processes) ให้ดีขึ้นเรื่อยๆ
• มีหน่วยงานที่ทำหน้าที่รับผิดชอบงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลในทุกๆ เรื่อง สำหรับหน่วยงานหลัก (ฝ่ายผลิต) แต่ละหน่วย
จากกลยุทธ์ที่ใช้ในการทำให้เกิด HR Transformation นี้ได้ทำให้เกิดหน่วยงานหรือระบบขึ้นมา 5 ส่วนใหญ่ๆ คือ
HR Shared Service หรือ Employee Service Center (ESC) หรือ ศูนย์รวมการบริการของ HR เพื่อทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางที่รวบรวมเอางานบริการด้านเอกสารและกิจกรรมอื่นๆ ของฝ่ายทรัพยากรบุคคลมาไว้ด้วยกันเพียงแห่งเดียว
ระบบสนับสนุนการเป็นเจ้าของข้อมูล หรือ Employee Self Service (ESS) และ Manager Self Service (MSS) ระบบทั้ง 2 นี้จะช่วยให้พนักงานทุกระดับเกิดความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งในระบบงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล ทำให้พนักงานเห็นว่าฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีคุณค่าและมีความสำคัญต่อบริษัทและตัวพนักงานเอง และยังช่วยลดขั้นตอนในการทำงานลงได้
เกิดหน่วยงานทำหน้าที่ในลักษณะเป็น Business Partner (BP) โดยจะทำงานควบคู่ไปกับหน่วยธุรกิจแต่ละหน่วย ในลักษณะที่เป็นเพื่อนคู่หูที่สามารถให้คำปรึกษาในด้านต่างๆ ได้ และเป็นผู้เชื่อมโยงและประสานงานระหว่างฝ่ายทรัพยากรบุคคลกับพนักงานแต่ละระดับ
เกิดหน่วยงานที่รับผิดชอบในการทำให้องค์กรเป็น Learning Organization โดยใช้กลยุทธ์ในเรื่อง Knowledge Base มาใช้ ซึ่งจะทำให้การฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรมีช่องทางในการให้พนักงานได้เรียนรู้มากขึ้น ตรงกับความต้องการของแต่ละหน่วยงาน และสนับสนุนให้เกิดผลเชิงบวกกับธุรกิจมากยิ่งขึ้น
เกิดศูนย์รวมผู้เชี่ยวชาญงานในแต่ละเรื่องของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR Expert) ซึ่งจะทำให้เกิดการทำงานในลักษณะวิจัยและพัฒนา (Research & Development ) ในงานทรัพยากรบุคคลในแต่ละด้านในเชิงลึกมากขึ้น เช่น งานด้านค่าจ้างเงินเดือน งานด้านสวัสดิการต่างๆ และงานด้านพนักงานสัมพันธ์ เป็นต้น ผลจากการศึกษาและปรับปรุงข้อมูลอยู่ตลอดเวลาจะทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ได้รับทราบความเคลื่อนไหวต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกประเทศมากขึ้น อาทิเช่น งานด้านสวัสดิการ หากทำการศึกษาข้อมูลของตลาดและมีการติดตามข่าวสารจากทั้งภายในและภายนอกประเทศ จะทำให้เกิดการปรับปรุงสวัสดิการต่างๆ ให้เกิดประโยชน์ต่อบริษัทและพนักงานมากขึ้นเรื่อยๆ
ทีนี้ก็ทราบแล้วนะครับว่า ESC จริงๆ แล้วก็คือผลลัพธ์ที่ได้จากการทำ HR Transformation แต่ไม่จำเป็นนะครับว่า หากเราไม่ได้ทำ HR Transformation แล้วเราจะตั้ง ESC ขึ้นมาภายในบริษัทไม่ได้ อยู่ที่ว่าความพร้อมในการเริ่มปรับปรุงระบบการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีมากน้อยแค่ไหน
ก่อนที่จะเริ่มเข้าสู่วิธีการจัดตั้ง ESC ในบริษัท ผมอยากจะให้เห็นภาพเสียก่อนว่า ระหว่างบริษัทก่อนมีและหลังมี ESC เป็นอย่างไร โดยผมจะเปรียบเทียบให้เห็นผลกระทบใน 3 ด้านคือ ผลกระทบกับพนักงาน เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และทรัพยากรต่างๆ
ดัชนีชี้วัด เปรียบเทียบ ไม่มี ESC - มี ESC
• ความสะดวกในการติดต่อของพนักงาน: ลูกค้าของฝ่าย HR ต้องไปติดต่องานกับแผนกที่เกี่ยวข้องในแต่ละเรื่องด้วยตนเอง - พนักงานสามารถติดต่องานกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้โดยไปติดต่องานที่ ESC เพียงจุดเดียว
• ช่องทางในการติดต่อของพนักงาน: พนักงานต้องไปติดต่องานด้วยตนเองหรือโทรศัพท์ไปหาเจ้าหน้าที่ HR โดยตรงเท่านั้น - พนักงานสามารถติดต่อหรือรับฟังข้อมูล ข่าวสาร ได้ทั้งโดยการเดินทางไปพบเจ้าหน้าที่ด้วยตนเอง โทรศัพท์สอบถามจากศูนย์ หรือค้นหาข้อมูลด้วยตนเองโดยทางอินทราเน็ตบนเว็บ
• ความรวดเร็วในการรับบริการ: ขึ้นอยู่กับว่าเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบจะว่างหรือไม่ หากว่างก็ได้รับบริการเร็ว หากไม่ว่างก็อาจจะจำเป็นต้องไปติดต่อวันถัดไป - ได้รับการบริการอย่างรวดเร็ว เพราะมีอุปกรณ์ต่างๆ และเอกสารจัดไว้ให้อย่างพร้อมเพรียง และมีเจ้าหน้าที่รับเอกสารโดยตรง
• การเข้าถึงข้อมูลส่วนตัว: ไม่สามารถทำได้ เพราะส่วนใหญ่บริษัทจะจัดเก็บข้อมูลพนักงานไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวเท่านั้น (Stand Alone) หรือใช้กันในเฉพาะกลุ่มเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล - สามารถทำได้มากขึ้น ทางระบบ ESS และ MSS โดยเฉพาะข้อมูลที่เป็นข้อมูลส่วนตัวทั่วๆ ไป เช่น ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ สถานภาพ วุฒิการศึกษา เป็นต้น และทำได้หลายทาง เช่น ผ่านทางอินทราเน็ต โทรศัพท์ไปที่ Employee Call Center หรือ แสดงบัตรพนักงานกับเจ้าหน้าที่ เพื่อขอตรวจสอบข้อมูลส่วนตัว
• ความพึงพอใจในการรับบริการ: ไม่ค่อยรับความสนใจ จะได้รับความสนใจก็ต่อเมื่อมีการร้องเรียนเกิดขึ้น - ดัชนีชี้วัดความสำเร็จในการทำงานของเจ้าหน้าที่ประจำ ESC ก็คือความพึงพอใจของพนักงาน ซึ่งจะต้องมีการสำรวจเป็นประจำ พนักงานจึงสามารถแสดงออกต่อการให้บริการได้อย่างสม่ำเสมอ
การเปรียบเทียบระหว่างก่อนมี ESC กับหลังมี ESC ในส่วนของบุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ดัชนีชี้วัด Competency Development ของพนักงานในฝ่าย HR เมื่อ ไม่มี ESC - มี ESC
• ความรู้ ความเชี่ยวชาญของบุคลากรในฝ่ายทรัพยากรบุคคล: เจ้าหน้าที่แต่ละแผนกในฝ่ายทรัพยากรมนุษย์มีความถนัดและเชี่ยวชาญในงานแตกต่างกันไป ขึ้นกับประสบการณ์ ความสามารถ และโอกาสของแต่ละคนในการได้เรียนรู้งานใหม่ๆ - เจ้าหน้าที่ของศูนย์บริการพนักงานมีความรู้ในงานใกล้เคียงกัน สามารถตอบคำถามในทุกเรื่องเกี่ยวกับ HR ด้วยมาตรฐานเดียวกัน
• สถานที่ที่ใช้ในติดต่อกับพนักงาน: ลูกค้าของฝ่าย HR ต้องไปติดต่องานกับแผนกที่เกี่ยวข้องในแต่ละเรื่องด้วยตนเอง - พนักงานสามารถติดต่องานกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้โดยไปติดต่องานที่ ESC เพียงจุดเดียว
• ช่องทางในการติดต่อ: พนักงานต้องไปติดต่องานด้วยตนเองหรือโทรศัพท์ไปหาโดยตรงเท่านั้น - พนักงานสามารถติดต่อหรือรับฟังข้อมูล ข่าวสาร ได้ทั้งโดยการเดินทางไปพบเจ้าหน้าที่ด้วยตนเอง โทรศัพท์สอบถามจากศูนย์ หรือค้นหาข้อมูลด้วยตนเองโดยทางอินทราเน็ตบนเว็บ
• การใช้เทคโนโลยีสนับสนุนการทำงาน: ใช้เทคโนโลยีมาช่วยในบางแผนก เช่น แผนกค่าจ้าง เงินเดือน สวัสดิการและผลประโยชน์ - ใช้เทคโนโลยีในเรื่อง ศูนย์บริการทางโทรศัพท์ และเว็บไซต์มาช่วย
• ความรวดเร็วในการให้บริการ: ขึ้นอยู่กับว่างานประจำที่ทำอยู่ยุ่งหรือไม่ หากไม่ยุ่งก็ให้บริการได้ทันที แต่หากยุ่ง (โดยเฉพาะ Payroll ) ก็อาจจะไม่สามารถคาดการณ์ได้ว่าจะเสร็จ เมื่อไหร่ - สามารถให้บริการอย่างรวดเร็ว เพราะเวลาที่ใช้ในการให้บริการแต่ละเรื่อง ถือเป็น KPI หนึ่งที่ชี้วัดประสิทธิภาพในการให้บริการของเจ้าหน้าที่ ESC คนนั้นๆ
• การสลับหน้าที่รับผิดชอบของบุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคล: ทำได้ยาก เพราะงานส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับคนที่รับผิดชอบเพียงคนเดียว - ทำได้ง่าย เพราะขั้นตอนการทำงานทุกอย่างมีเอกสารให้ศึกษา และผู้ที่ผ่านงานที่ ESC จะมีพื้นฐานความรู้ในทุกๆ ด้านของฝ่ายทรัพยากรบุคคล ซึ่งง่ายต่อการ เพิ่มเติมความรู้ในเชิงลึกของแต่ละเรื่อง
• หน้าที่รับผิดชอบ: ค่อนข้างจำกัดในแต่ละเรื่อง แต่จะต้องทำด้วยตนเองทั้งหมดทั้งการตอบคำถาม การดำเนินการเอกสารต่างๆ - เป็นไปในแนวกว้างและมีขั้นตอนการทำงานที่ไม่ซับซ้อนและชัดเจน จึงง่ายต่อการดำเนินการ
• ความสามารถในการดำเนินการเอกสารช่วยเจ้าหน้าที่คนอื่น: ทำได้ยาก เพราะไม่มีรับผิดชอบในเรื่องนั้นๆ - สามารถทำทดแทนกันได้ เกือบทั้งหมด ยกเว้น การดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับสิทธิการใช้งานในระบบที่ต่างระดับกัน
• การทำหน้าที่ทดแทนกัน เมื่ออีกคนหนึ่งไม่ว่าง: ทำได้ยาก เพราะไม่มีส่วนรับผิดชอบในเรื่องนั้นๆ - สามารถทำทดแทนกันได้ เกือบทั้งหมด ยกเว้น การดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับสิทธิการใช้งานในระบบที่ต่างระดับกัน
• ความสะดวกในการให้บริการ: บ่อยครั้งที่เจ้าหน้าที่ติดประชุม หรืองานอื่นๆ อยู่ไม่สามารถให้บริการพนักงานได้ - ในการดำเนินการของ ESC จะต้องมีเจ้าหน้าที่ประจำอยู่ตลอดเวลา โดยการผลัดเปลี่ยนกันไปทำกิจกรรมอื่นๆ เช่น เข้าประชุม หรือฝึกอบรม
• การพัฒนาศักยภาพของบุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคล: เป็นไปในเชิงลึก แต่ซ้ำซาก และจำเจ เพราะคนที่รับผิดชอบงานแต่ละเรื่อง ไม่มีโอกาสในการเรียนรู้งานใหม่ๆ - เจ้าหน้าที่ ESC ทุกคนจะต้องผ่านการฝึกอบรม วิธีในการดำเนินการกับเอกสารที่ให้บริการที่ ESC ทำให้มีความรู้ในแนวกว้าง และครอบคลุมทุกส่วนในฝ่ายทรัพยากรบุคคล และยังได้เรียนรู้ในด้านเทคโนโลยีที่จะมาช่วยงานอีกด้วย
• ความพึงพอใจในการให้บริการ: ไม่สามารถควบคุมได้ ขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อม ประสบการณ์ และนิสัยส่วนตัวของแต่ละคน - เจ้าหน้าที่ประจำ ESC ทุกคนต้องผ่านหลักสูตรการฝึกอบรมที่จำเป็นต่อการให้บริการเช่น Service Mind หรือการตอบรับโทรศัพท์ เพื่อให้ผู้รับพอใจ และยิ่งไปกว่านั้น Feedback ในการรับบริการจากพนักงานถือเป็น KPI ที่สำคัญของเจ้าหน้าที่ ESC
• การคิดค้นนวัตกรรมหรือกลยุทธ์ในการบริหารงาน: เกิดขึ้นได้ยาก เพราะจะต้องจัดการงานประจำวันให้เสร็จก่อน ถึงจะมีเวลาคิดถึงเรื่องอื่น - เกิดขึ้นได้อย่างสม่ำเสมอ เพราะบุคลากรที่ทำหน้าที่ประจำในแต่ละแผนก มีเวลามากขึ้นในการไปติดตามข่าวสาร เข้าร่วมฝึกอบรม หรือติดตาม พบปะพูดคุยกับพนักงานในแต่ละฝ่าย ซึ่งจะทำให้การทำงานแบบเป็น Business Partner เป็นจริงขึ้นมาได้
• การวัดประสิทธิภาพในการทำงาน: ทำได้ไม่ชัดเจน ขึ้นอยู่กับมาตรฐานของเครื่องมือวัดและประเมินผลการทำงาน - ทำได้อย่างชัดเจน เพราะสามารถวัดประสิทธิภาพในการทำงานออกมาเป็นตัวเลขได้ เช่น เปอร์เซนต์ของเอกสารที่เจ้าหน้าที่ ESC คนนั้นดำเนินการได้สำเร็จ เปอร์เซนต์ความพึงพอใจในการให้บริการของเจ้าหน้าที่ ESC แต่ละคน หรือจำนวนข้อร้องเรียนในการให้บริการของเจ้าหน้าที่ เป็นต้น
• การพัฒนาตนเอง: เกิดขึ้นได้น้อย ขึ้นอยู่กับการสนับสนุนของผู้บังคับบัญชาแต่ละท่าน
• การที่เจ้าหน้าที่ ESC ถูกวัดประสิทธิภาพในการทำงาน โดยมีผลแสดงให้เห็นเป็นตัวเลขที่ชัดเจน ทำให้เกิดการกระตุ้นให้เจ้าหน้าที่คนนั้นเกิดการพัฒนาตนเอง ทั้งในด้านการให้บริการ และการใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการทำงาน - การเปรียบเทียบระหว่างก่อนมี ESC กับหลังมี ESC ในส่วนของทรัพยากรสนับสนุน
ดัชนีชี้วัดระหว่างไม่มี ESC กับ มี ESC
• สถานที่ที่ใช้ในติดต่อกับพนักงาน: ลูกค้าของฝ่าย HR ต้องไปติดต่องานกับแผนกที่เกี่ยวข้องในแต่ละเรื่องด้วยตนเอง - พนักงานสามารถติดต่องานกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้โดยไปติดต่องานที่ ESC เพียงจุดเดียว
• ช่องทางในการติดต่อ: พนักงานต้องไปติดต่องานด้วยตนเองหรือโทรศัพท์ไปหาโดยตรงเท่านั้น - พนักงานสามารถติดต่อหรือรับฟังข้อมูล ข่าวสาร ได้ทั้งโดยการเดินทางไปพบเจ้าหน้าที่ด้วยตนเอง โทรศัพท์สอบถามจากศูนย์ หรือค้นหาข้อมูลด้วยตนเองโดยทางอินทราเน็ตบนเว็บ
• การใช้เทคโนโลยีสนับสนุนการทำงาน: ใช้เทคโนโลยีมาช่วยในบางแผนก เช่น แผนกค่าจ้าง เงินเดือน สวัสดิการและผลประโยชน์ - ใช้เทคโนโลยีในเรื่อง ศูนย์บริการทางโทรศัพท์ และเว็บไซต์มาช่วย
• การวัดประสิทธิภาพในการทำงาน: ทำได้ยาก เพราะวัดออกมาเป็นตัวเลขไม่ได้ - ทำได้ง่ายขึ้น เพราะสามารถวัดออกมาเป็นตัวเลขได้
• ความรวดเร็วในการประมวลผลข้อมูล: ไม่แน่นอน ขึ้นกับว่าได้เตรียม ข้อมูลนั้นไว้หรือยัง - สะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น เพราะได้มีการนำเอาเทคโนโลยีมาช่วยในการประมวลผลและออกรายงาน
• เวลาในการให้บริการ: เฉพาะวันที่เปิดทำการปกติเท่านั้น เช่น 8.00-17.00 น. จันทร์-ศุกร์ เป็นต้น - ขึ้นอยู่กับความต้องการของลูกค้า เช่น อาจจะต้องเปิด 24 ชั่วโมง ทุกวันที่มีการผลิตเกิดขึ้น เป็นต้น
คราวนี้ก็ไม่ต้องสงสัยแล้วนะครับว่ามี ESC แล้วเป็นประโยชน์ต่อองค์กร พนักงาน และฝ่ายทรัพยากรบุคคลอย่างไร แล้วพบกันสัปดาห์หน้านะครับ
พลิกโฉมการให้บริการงาน HR ด้วย Employee Service Center
บทความนี้เขียนลงในเว็บ hrcenter และ e-HRIT ในปี 2548
ก่อนอื่นผมใคร่ขอขอบคุณ hrcenter ที่ได้ให้โอกาสในการแบ่งปันความรู้ ซึ่งเกี่ยวกับเรื่องที่ผมเองสนใจศึกษา และมีประสบการณ์ในโครงการที่เกี่ยวกับการปฏิวัติระบบทรัพยากรมนุษย์ (HR Transformation) มาแล้วหลายปี อย่างไรก็ตาม ผมเองก็พึ่งฝึกหัดเขียนบทความเป็นครั้งแรก หากมีความผิดพลาดประการใด ก็ต้องขออภัยล่วงหน้านะครับ
เอาละเรามาเริ่มเรื่องที่หลายๆ ท่านอาจจะเคยได้ยินได้ฟังเรื่องเกี่ยวกับ ศูนย์บริการพนักงาน หรือ Employee Service Center หรือ ESC มาแล้ว แต่บางท่านอาจจะยังไม่เคยได้ยินมาก่อน ผมก็ขอเกริ่นนำก่อนนะครับ เรื่องมันเกิดขึ้นในช่วงประมาณกลางปี 1990 ซึ่ง HR ของบริษัทขนาดใหญ่หลายแห่งในสหรัฐอเมริกา เขาจะมีการสัมมนาประจำปี เพื่อนำเสนอรูปแบบใหม่ๆ ในการปรับปรุงระบบบริหารงานของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์อยู่เป็นประจำ ในปีนั้น ได้มีผู้เสนอให้มีการเปลี่ยนแปลงวิธีการให้บริการพนักงานโดยการจัดตั้งศูนย์บริการพนักงานภายในบริษัทขึ้น เพื่อเป็นการรวบรวมเอางานบริการของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์มาไว้ด้วยกัน ซึ่งจะทำให้พนักงานไม่สับสนเวลาไปติดต่องานกับ HR แต่ก็ต้องให้เข้าใจตรงกันนะครับว่าระบบการบริหารงานของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ของอเมริกันนี่ เขาจะแบ่งเป็นแผนกย่อยๆ ตามกลุ่มงาน เช่น แผนกว่าจ้างและคัดเลือกพนักงาน (Recruitment & Staffing) แผนกสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Information System หรือ HRIS) แผนกพนักงานสัมพันธ์ (Employee Relation) แผนกฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร (Training and Development) เป็นต้น
เอาละเรามาเริ่มเรื่องที่หลายๆ ท่านอาจจะเคยได้ยินได้ฟังเรื่องเกี่ยวกับ ศูนย์บริการพนักงาน หรือ Employee Service Center หรือ ESC มาแล้ว แต่บางท่านอาจจะยังไม่เคยได้ยินมาก่อน ผมก็ขอเกริ่นนำก่อนนะครับ เรื่องมันเกิดขึ้นในช่วงประมาณกลางปี 1990 ซึ่ง HR ของบริษัทขนาดใหญ่หลายแห่งในสหรัฐอเมริกา เขาจะมีการสัมมนาประจำปี เพื่อนำเสนอรูปแบบใหม่ๆ ในการปรับปรุงระบบบริหารงานของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์อยู่เป็นประจำ ในปีนั้น ได้มีผู้เสนอให้มีการเปลี่ยนแปลงวิธีการให้บริการพนักงานโดยการจัดตั้งศูนย์บริการพนักงานภายในบริษัทขึ้น เพื่อเป็นการรวบรวมเอางานบริการของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์มาไว้ด้วยกัน ซึ่งจะทำให้พนักงานไม่สับสนเวลาไปติดต่องานกับ HR แต่ก็ต้องให้เข้าใจตรงกันนะครับว่าระบบการบริหารงานของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ของอเมริกันนี่ เขาจะแบ่งเป็นแผนกย่อยๆ ตามกลุ่มงาน เช่น แผนกว่าจ้างและคัดเลือกพนักงาน (Recruitment & Staffing) แผนกสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Information System หรือ HRIS) แผนกพนักงานสัมพันธ์ (Employee Relation) แผนกฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร (Training and Development) เป็นต้น
ปัญหาที่มักเกิดขึ้นกับพนักงานทั้งหลายก็คือ หากว่าพนักงานมีปัญหารูดบัตรเข้าทำงานไม่ติด ก็ต้องไปติดต่อที่แผนก Payroll ซึ่งก็ต้องจำให้ได้อีกว่าใครรับผิดชอบอยู่ หากบังเอิญไปติดต่อตอนที่คนที่รับผิดชอบประชุมอยู่ ก็ไม่รู้จะทำยังไง หรือหากพนักงานอยากจะขอเบิกค่ารักษาพยาบาล ก็ต้องไปติดต่อคนที่ดูแลเรื่องสวัสดิการและผลประโยชน์ของพนักงาน เป็นต้น ซึ่ง ณ ขณะนั้น HR ก็ไม่ค่อยมีใครใส่ใจมากนัก เพราะถือว่าเป็นเรื่องธรรมดาสามารถพูดคุยกันได้ ทีนี้พอช่วงเกิดวิกฤตตั้งแต่ฟองสบู่แตกเป็นต้นมา ทุกองค์กรต่างมองหาวิธีการในการลดค่าใช้จ่ายลง และแล้ว HR ก็เป็นกลุ่มแรกๆ ที่ถูกพิจารณาในการลดจำนวนลง เพราะ HR เองไม่ได้สร้างรายได้ให้กับองค์กร มิหนำซ้ำยังให้บริการพนักงานไม่ดีอีก
ทางรอดที่ HR จะต้องทำ เพื่อให้ได้รับการยอมรับจากผู้บริหารและพนักงานว่า HR ยังมีประโยชน์และจำเป็นต่อองค์กรก็คือ การปรับปรุงวิธีการในการให้บริการกับพนักงาน โดยการรวบเอางานด้านเอกสารที่พนักงานจำเป็นจะต้องไปติดต่อด้วยตนเองทั้งหมดไปไว้ที่ศูนย์กลาง จากนั้นก็คัดเลือกเอา HR มาทำหน้าที่ในการให้บริการกับพนักงาน แรกๆ ก็ให้บริการในด้านเอกสาร (Transactions) เท่านั้น ซึ่งก็สามารถสร้างความพึงพอใจให้พนักงานเป็นอย่างมาก เพราะไม่ต้องสับสนกับการติดต่องานกับฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ที่แยกออกเป็นหลายๆ ส่วนอีกแล้ว แต่พอทำไปเรื่อยๆ ก็เริ่มมีพนักงานคุ้ยเคยมาขอคำปรึกษาปัญหาชีวิตไปด้วย บทบาทของ HR ในการทำหน้าที่ Counseling ก็เลยเพิ่มขึ้นมาโดยอัตโนมัติ
ต่อมาการให้บริการในลักษณะเป็นการให้บริการเฉพาะที่โต๊ะบริการเริ่มคับคั่ง ก็เลยต้องมีช่องทางการติดต่อเพิ่มขึ้นมาเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า คือการให้บริการผ่านทางโทรศัพท์ โดยการจัดตั้งเป็น Call Center และยังได้นำเอาเทคโนโลยีทางด้านอินเตอร์เน็ตมาช่วยในการให้พนักงานสามารถตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลส่วนตัวได้ โดยเฉพาะข้อมูลที่ไม่มีผลกระทบกับเรื่องเงินๆ ทองๆ เช่น ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ เป็นต้น
โดยสรุปแล้ว ESC เข้ามาช่วยทำให้ภาพลักษณ์ของ HR ในสายตาของพนักงานและผู้บริหาร เพราะ
ช่วยเพิ่มความสามารถในการให้บริการกับลูกค้าของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ โดยใช้เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จำนวนเท่าเดิม
ช่วยเพิ่มความสามารถในการให้บริการกับลูกค้าของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ โดยใช้เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จำนวนเท่าเดิม
ช่วยลดขั้นตอนและเวลาที่ทำให้สูญเสียค่าใช้จ่ายโดยเปล่าประโยชน์ ในกระบวนการติดต่องานแต่ละครั้ง โดยการตัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นทิ้งไปและรวมขั้นตอนที่สามารถทำไปพร้อมๆ กันไว้ด้วยกัน และให้ลูกค้าดูแลและรับผิดชอบเอกสารที่มาติดต่อมากเพิ่มขึ้น
ช่วยเพิ่มจำนวน Outsource ในที่ที่เราสามารถให้เขาช่วยรับผิดชอบได้ ซึ่งทำให้เราไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานประจำเพิ่ม เป็นการควบคุมค่าใช้จ่ายอีกทางหนึ่ง
ช่วยเพิ่มจำนวนผู้ใช้ระบบของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ให้มากขึ้น เพื่อให้ผู้ใช้มีส่วนในการดูแลข้อมูลส่วนตัวของเขาเอง
ช่วยเพิ่มจำนวนผู้ใช้ระบบของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ให้มากขึ้น เพื่อให้ผู้ใช้มีส่วนในการดูแลข้อมูลส่วนตัวของเขาเอง
ช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษลงไปได้ เพราะแบบฟอร์มเอกสารหลายๆ อย่างจะถูกรวมเป็นมาตรฐานเดียวกัน และแบบฟอร์มหลายๆ อย่างสามารถเอาไปเก็บไว้ในระบบได้ เช่น ใบลาต่างๆ เป็นต้น
ช่วยเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์
ช่วยเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์
จากการวิจัยของอเมริกาพบว่าในกลุ่มบริษัทที่จัดตั้ง ศูนย์บริการพนักงานขึ้นมามีเหตุผลส่วนใหญ่ต้องการเพิ่มคุณภาพในการให้บริการลูกค้า (46%) รองลงมาคือปฏิวัติการทำงานของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (30%) และส่วนหนึ่งต้องการลดค่าใช้จ่ายในฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (18%)
จากผลการวิจัยดังกล่าว เป็นการยืนยันว่าศูนย์บริการพนักงานได้เข้ามาพลิกโฉมการให้บริการงานของ HR อย่างแท้จริง แต่การนำเอาแนวความคิดและวิธีการการให้บริการของศูนย์บริการพนักงานจะต้องประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับแต่ละองค์กร เพราะแต่ละองค์กรย่อมมีความแตกต่างทั้งบุคลากร เทคโนโลยี เครื่องมือต่างๆ ตลอดจนนโยบายของผู้บริหารอีกด้วย ซึ่งผมจะนำเสนอรายละเอียดและวิธีการในการจัดตั้งศูนย์บริการพนักงานในลำดับต่อไปคราวหน้าครับ
จากผลการวิจัยดังกล่าว เป็นการยืนยันว่าศูนย์บริการพนักงานได้เข้ามาพลิกโฉมการให้บริการงานของ HR อย่างแท้จริง แต่การนำเอาแนวความคิดและวิธีการการให้บริการของศูนย์บริการพนักงานจะต้องประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับแต่ละองค์กร เพราะแต่ละองค์กรย่อมมีความแตกต่างทั้งบุคลากร เทคโนโลยี เครื่องมือต่างๆ ตลอดจนนโยบายของผู้บริหารอีกด้วย ซึ่งผมจะนำเสนอรายละเอียดและวิธีการในการจัดตั้งศูนย์บริการพนักงานในลำดับต่อไปคราวหน้าครับ
5 ขั้นตอนในการคัดเลือกซอฟท์แวร์ HR
บทความนี้ เขียนไว้ที่เว็บ e-HRIT ประมาณปี 2548 แต่ตอนนี้เว็บ e-HRIT ไม่มีแล้วครับ
สำหรับผู้ที่ทำงานอยู่ในระบบโรงงาน ที่ทำงานเป็นกะ คงจะสนับสนุนได้ดีนะครับว่า การมีโปรแกรมมาช่วยในการทำงาน สามารถลดเวลาในการทำงานลงไปได้เยอะมาก ทั้งการแก้ไขเวลารูดบัตรมาทำงาน การขอแก้ไขเวลาในการทำงานล่วงเวลา การแก้ไขข้อมูลการลางานต่างๆ ตลอดจนการจัดการข้อมูลของพนักงาน
ดังนั้น การนำซอฟท์แวร์มาช่วยในการทำงาน จึงสามารถช่วยลดเวลาในการทำงานลงไป อีกทั้งข้อมูลก็จะมีความถูกต้อง และแม่นยำมากขึ้นอีกด้วย
ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนสำคัญ 5 ขั้นตอนเบื้องต้นที่ควรกระทำ หากคุณคิดจะซื้อซอฟท์แวร์มาใช้ในบริษัท
1. ระบุความต้องการขององค์กรและหน่วยงานระบุให้ได้ว่าบริษัทเราต้องการอะไรจากระบบ ความต้องการของผู้ใช้งานระบบ ทั้งฝ่าย HR และผู้ใช้คนอื่นๆ คืออะไรบ้าง และที่สำคัญ มีอะไรบ้างที่บริษัทของเราขาดไม่ได้ เช่น รายงานการมาปฏิบัติงานทุก 8 โมงเช้า เพื่อให้หัวหน้างานเช็คชื่อลูกน้อง เป็นต้น
2. ทำการวิเคราะห์และเปรียบเทียบซอฟท์แวร์ในตลาด โดยกำหนดช่วงราคาที่เรามีงบประมาณตั้งไว้ จากนั้นก็ส่งสิ่งที่เราต้องการให้บริษัทผู้ผลิตซอฟท์แวร์ เพื่อให้เขามา Demo ให้เราดู และเขาควรจะบอกเราได้ว่า ระบบที่เขามีกับสิ่งที่เราต้องการ มีอะไรบ้างที่ตรงกัน และมีอะไรบ้างที่ต่างกัน
3. ทดลองใช้ระบบทดลองใช้ระบบจริงๆ ตามที่เราได้เขียนไว้ในข้อแรก ว่าจริงๆ แล้ว ระบบสามารถทำงานได้อย่างที่เขียนไว้ มากน้อยเพียงใด
4. ต่อรองราคาจากบริษัทผู้ผลิตสอบถามและขอใบเสนอราคาจากบริษัทผู้ผลิตซอฟท์แวร์ ทั้งในเรื่องของแพ็คเกจ การให้บริการกรณีมีปัญหา การนำระบบไปติดตั้งและใช้งาน และที่สำคัญราคาเป็นอย่างไร
5. คัดเลือกซอฟท์แวร์ทำการตัดสินใจ ว่าจะเลือกซื้อซอฟท์แวร์ของผู้ผลิตรายไหน
จะเห็นได้ว่า สิ่งที่สำคัญที่สุดคือข้อแรกครับ เพราะต้องให้ได้ความต้องการของเราจริงๆ แต่จากประสบการณ์ของ HR ไทยๆ ของเรานี่ ส่วนใหญ่จะคิดว่า การเลือกซื้อซอฟท์แวร์ HR คงไม่ต่างจากการไปเดินซื้อแผ่นโปรแกรมแถวพันธ์ทิพย์กระมังครับ เพราะจะทำกันก็ประมาณ 3 ขั้นตอนเท่านั้น คือ
1. ตั้งงบประมาณก่อน หรืออาจจะให้บริษัทซอฟท์แวร์มา Demo ก่อน ค่อยเสนออนุมัติงบประมาณ
2. ดูการ Demo แล้วลองสุ่มๆ ถามเฉพาะที่ตรงกับความต้องการของ HR เอง หากว่ามีเจ้าไหนที่นำเสนอได้ถูกใจ ก็กาเครื่องหมายไว้ในใจ แล้วก็บอกให้เขาเสนอราคามา
3. ซอฟท์แวร์เจ้าไหนราคาต่ำสุด ถูกใจเรามากที่สุด ก็รีบสรุปแล้วนำเสนอขอจัดซื้อเลยครับ
พอทำแบบนี้แล้วก็เห็นว่า หลายๆ บริษัทพอใช้ไป ไม่เห็นเหมือนอย่างที่พูดเลยนี่ ซื้อมาแพงก็แพง ของบประมาณก็ยาก เปลี่ยนกันได้ง่ายๆ เรอะ ไม่มีทาง และแล้วก็มีทางออกครับ จ้างเขียนโปรแกรมเพิ่มครับ ท้ายที่สุด พอรวมๆ งบประมาณที่ใช้ไปในการแก้ไขเพิ่มเติม เพื่อให้ระบบทำงานได้อย่างที่เราต้องการ งบก็บานปลายเรียบร้อยครับ ลองเอาวิธีการข้างต้นไปใช้ดูนะครับ
สำหรับผู้ที่ทำงานอยู่ในระบบโรงงาน ที่ทำงานเป็นกะ คงจะสนับสนุนได้ดีนะครับว่า การมีโปรแกรมมาช่วยในการทำงาน สามารถลดเวลาในการทำงานลงไปได้เยอะมาก ทั้งการแก้ไขเวลารูดบัตรมาทำงาน การขอแก้ไขเวลาในการทำงานล่วงเวลา การแก้ไขข้อมูลการลางานต่างๆ ตลอดจนการจัดการข้อมูลของพนักงาน
ดังนั้น การนำซอฟท์แวร์มาช่วยในการทำงาน จึงสามารถช่วยลดเวลาในการทำงานลงไป อีกทั้งข้อมูลก็จะมีความถูกต้อง และแม่นยำมากขึ้นอีกด้วย
ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนสำคัญ 5 ขั้นตอนเบื้องต้นที่ควรกระทำ หากคุณคิดจะซื้อซอฟท์แวร์มาใช้ในบริษัท
1. ระบุความต้องการขององค์กรและหน่วยงานระบุให้ได้ว่าบริษัทเราต้องการอะไรจากระบบ ความต้องการของผู้ใช้งานระบบ ทั้งฝ่าย HR และผู้ใช้คนอื่นๆ คืออะไรบ้าง และที่สำคัญ มีอะไรบ้างที่บริษัทของเราขาดไม่ได้ เช่น รายงานการมาปฏิบัติงานทุก 8 โมงเช้า เพื่อให้หัวหน้างานเช็คชื่อลูกน้อง เป็นต้น
2. ทำการวิเคราะห์และเปรียบเทียบซอฟท์แวร์ในตลาด โดยกำหนดช่วงราคาที่เรามีงบประมาณตั้งไว้ จากนั้นก็ส่งสิ่งที่เราต้องการให้บริษัทผู้ผลิตซอฟท์แวร์ เพื่อให้เขามา Demo ให้เราดู และเขาควรจะบอกเราได้ว่า ระบบที่เขามีกับสิ่งที่เราต้องการ มีอะไรบ้างที่ตรงกัน และมีอะไรบ้างที่ต่างกัน
3. ทดลองใช้ระบบทดลองใช้ระบบจริงๆ ตามที่เราได้เขียนไว้ในข้อแรก ว่าจริงๆ แล้ว ระบบสามารถทำงานได้อย่างที่เขียนไว้ มากน้อยเพียงใด
4. ต่อรองราคาจากบริษัทผู้ผลิตสอบถามและขอใบเสนอราคาจากบริษัทผู้ผลิตซอฟท์แวร์ ทั้งในเรื่องของแพ็คเกจ การให้บริการกรณีมีปัญหา การนำระบบไปติดตั้งและใช้งาน และที่สำคัญราคาเป็นอย่างไร
5. คัดเลือกซอฟท์แวร์ทำการตัดสินใจ ว่าจะเลือกซื้อซอฟท์แวร์ของผู้ผลิตรายไหน
จะเห็นได้ว่า สิ่งที่สำคัญที่สุดคือข้อแรกครับ เพราะต้องให้ได้ความต้องการของเราจริงๆ แต่จากประสบการณ์ของ HR ไทยๆ ของเรานี่ ส่วนใหญ่จะคิดว่า การเลือกซื้อซอฟท์แวร์ HR คงไม่ต่างจากการไปเดินซื้อแผ่นโปรแกรมแถวพันธ์ทิพย์กระมังครับ เพราะจะทำกันก็ประมาณ 3 ขั้นตอนเท่านั้น คือ
1. ตั้งงบประมาณก่อน หรืออาจจะให้บริษัทซอฟท์แวร์มา Demo ก่อน ค่อยเสนออนุมัติงบประมาณ
2. ดูการ Demo แล้วลองสุ่มๆ ถามเฉพาะที่ตรงกับความต้องการของ HR เอง หากว่ามีเจ้าไหนที่นำเสนอได้ถูกใจ ก็กาเครื่องหมายไว้ในใจ แล้วก็บอกให้เขาเสนอราคามา
3. ซอฟท์แวร์เจ้าไหนราคาต่ำสุด ถูกใจเรามากที่สุด ก็รีบสรุปแล้วนำเสนอขอจัดซื้อเลยครับ
พอทำแบบนี้แล้วก็เห็นว่า หลายๆ บริษัทพอใช้ไป ไม่เห็นเหมือนอย่างที่พูดเลยนี่ ซื้อมาแพงก็แพง ของบประมาณก็ยาก เปลี่ยนกันได้ง่ายๆ เรอะ ไม่มีทาง และแล้วก็มีทางออกครับ จ้างเขียนโปรแกรมเพิ่มครับ ท้ายที่สุด พอรวมๆ งบประมาณที่ใช้ไปในการแก้ไขเพิ่มเติม เพื่อให้ระบบทำงานได้อย่างที่เราต้องการ งบก็บานปลายเรียบร้อยครับ ลองเอาวิธีการข้างต้นไปใช้ดูนะครับ
การพัฒนาองค์กรด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ
บทความนี้เขียนลงในหนังสือพิมพ์ คม-ชัด-ลึก ประมาณปี 2548 ครับ
เทคโนโลยีสมัยใหม่ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วกลายมาเป็นส่วนหนึ่งที่จำเป็นต่อการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจในปัจจุบัน เทคโนโลยีเหล่านี้ได้แก่ อินเทอร์เน็ต การประชุมวิดีโอทางไกล ระบบเครือข่าย และระบบสารสนเทศเพื่อการวิเคราะห์และตัดสินใจ เป็นต้น
เทคโนโลยีที่ใช้กันในปัจจุบันจึงถือว่าเป็นตัวขับเคลื่อนที่สำคัญที่จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถเก็บรวบรวมข้อมูล การแก้ไขเปลี่ยนแปลง การเรียกดูข้อมูล การประมวลผล การใช้งานร่วมกันแบบหลายๆ คน และการวิเคราะห์ข้อมูลทำได้ง่ายขึ้น มีค่าใช้จ่ายต่ำลง เพิ่มคุณค่าและประโยชน์ในการใช้งานข้อมูล และสารสนเทศที่ได้มาจะมีคุณภาพในการนำไปวิเคราะห์และใช้งานมากเพิ่มขึ้น ในขณะเดียวกันเทคโนโลยียังสามารถช่วยให้เกิดการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการในการผลิตและการทำงานให้มีต้นทุนที่ต่ำลง ใช้เวลาในการทำงานที่ลดลง และได้สินค้าหรือผลลัพธ์ที่มีคุณภาพมากยิ่งขึ้น ดังนั้น เทคโนโลยีจึงมีความสำคัญต่อการพัฒนาองค์กรเป็นอย่างยิ่ง ดังต่อไปนี้
การพัฒนาโครงสร้างการบริหาร
ในปัจจุบันหลายๆ องค์กรให้ความสนใจกับการพัฒนาองค์กร โดยให้ผู้บริหารสามารถทดลองปรับเปลี่ยนองค์กรเพียงแค่คลิกเมาท์แล้วไปวางหน่วยงานที่ต้องการไปยังตำแหน่งที่ต้องการ ข้อมูลต่างๆ ของหน่วยงานนั้นๆ ทั้งหมดก็จะถูกปรับเปลี่ยนไปทั้งข้อมูลตำแหน่ง ข้อมูลหน่วยงาน และข้อมูลผู้บังคับบัญชาโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้บริหารสามารถประเมินผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นต่อการปรับปรุงโครงสร้างองค์กรได้ง่ายและชัดเจนมากขึ้น
การพัฒนาและเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมขององค์กร
เทคโนโลยีสามารถช่วยให้เกิดการพัฒนาและเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมขององค์กรได้โดยรวดเร็วและถึงตัวบุคคลมากยิ่งขึ้น
การสื่อสารภายในองค์กร (Internal Communication)
ในเรื่องนี้เทคโนโลยีได้เข้ามามีส่วนช่วยให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้องและประหยัดเวลาในการสื่อสารลงไปได้หลายแบบ เช่น
· การใช้อีเมล์ (Email)
· การสร้างเว็บสื่อสารสำหรับพนักงาน (Employees’ Portals)
· การสร้างเว็บเพื่อให้พนักงานสามารถเข้าถึงและดูแลรักษาข้อมูลส่วนตัว (Employee Self Service)
· การสร้างเว็บเพื่อให้ผู้บริหารสามารถจัดการและบริหารทรัพยากรบุคคลในหน่วยงานได้ (Manager Self Service)
· การจัดตั้งศูนย์บริการข้อมูลทางโทรศัพท์สำหรับพนักงาน ( Employee Call Center
· การใช้การประชุมทางไกลด้วยวิดีโอ (VDO Conference)
การปรับปรุงกระบวนการทำงาน (Business Process Improvement)
หลายองค์กรในประเทศที่พัฒนาแล้วได้นำเอาเทคโนโลยีไปช่วยในการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการทำงานในหลายๆ ด้านคือ
· ระบบการบันทึกประวัติการติดต่อและให้บริการ (Case Management System) โดยจะจัดเก็บข้อมูลของผู้รับบริการที่มาติดต่อใช้บริการแต่ละครั้ง เพื่อนำไปวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการทำงานที่เกิดปัญหาต่อไป
· การขจัดงานที่ไม่จำเป็นออกไปจากกระบวนการทำงาน(Non-Value Added) เพราะถือว่างานที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ย่อมทำให้เกิดการสูญเสียทั้งเวลา กำลังคน และค่าใช้จ่ายโดยเปล่าประโยชน์
การพัฒนาความสามารถในการทำงาน (Competency Development)
ปัจจุบันมีเทคโนโลยีที่มาสนับสนุนการพัฒนาบุคลากรได้อย่างถึงตัวบุคคล และสามารถเข้าไปศึกษาและพัฒนาความรู้ของตนเองได้โดยไม่จำกัดเวลา เช่น การเรียนผ่าน CD-Rom และ ด้วยการพัฒนาเทคโนโลยีทางด้านระบบเครือข่ายการสื่อสารที่ทำให้ส่งข้อมูลกันได้ทีละมากๆ และมีความเร็วมากขึ้น ทำให้สามารถใช้ระบบการเรียนออนไลน์ (e-Learning) ได้มากขึ้น ในขณะที่มีการพัฒนาซอฟท์แวร์เพื่อมาสนับสนุนการพัฒนาความสามารถในการทำงาน (Competency Development System) ออกสู่ตลาดได้ทำให้แนวความคิดในการพัฒนาบุคลากรสามารถเป็นจริงขึ้นมาได้ง่ายขึ้น
การสร้างสังคมแบบองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization)
อาทิเช่น การสร้างเว็บบอร์ด เพื่อให้พนักงานสามารถแลกเปลี่ยนความรู้ในการทำงานกัน การนำเอาความรู้ใหม่ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานมาวางบนเว็บไซต์เพื่อให้พนักงานได้อ่านทุกวัน เป็นต้น หากในองค์กรมีการจัดการองค์ความรู้ (Knowledge Management) อย่างเป็นระบบแล้ว ก็จะเกิดการถ่ายทอดความรู้ระหว่างกันของพนักงานตลอดเวลา
การพัฒนาผลการปฏิบัติงาน (Performance Development)
ปัจจุบันได้มีการนำระบบประเมินผลการทำงาน (Performance Management System) มาใช้ในองค์กรขนาดใหญ่หลายองค์กร โดยระบบดังกล่าวจะช่วยในการกระจายและเชื่อมโยงเป้าหมายและดัชนีชี้วัดความสำเร็จของงาน (Key Performance Indicator) จากผู้บริหารระดับสูงสุดไปจนถึงระดับล่างสุดได้ และเมื่อพนักงานถูกประเมินผลงานแล้วผู้บังคับบัญชาสามารถวางแผนการพัฒนาให้แต่ละบุคคลได้ (Individual Development Plan) ซึ่งจะนำไปสู่การพัฒนาศักยภาพในการทำงานของพนักงานต่อไป
สรุปได้ว่าการนำเอาเทคโนโลยีไปใช้เพื่อช่วยในการพัฒนาองค์กร เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว และคาดการณ์ได้ยากอย่างปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม การนำเทคโนโลยีไปใช้ในการพัฒนาองค์กรให้สำเร็จก็ขึ้นอยู่กับความพร้อมของปัจจัยภายในองค์กรหลายด้าน ได้แก่ ฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ ข้อมูลและสารสนเทศ ฐานข้อมูล ระบบเครือข่ายการสื่อสาร ความซับซ้อนของกระบวนการทำงาน บุคลากรที่ทำงานเกี่ยวกับระบบสารสนเทศ และที่สำคัญคือผู้ใช้ โดยต้องอาศัยการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่ดี เพื่อให้ผู้ใช้เกิดการยอมรับและใช้งานเทคโนโลยีได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
เทคโนโลยีสมัยใหม่ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วกลายมาเป็นส่วนหนึ่งที่จำเป็นต่อการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจในปัจจุบัน เทคโนโลยีเหล่านี้ได้แก่ อินเทอร์เน็ต การประชุมวิดีโอทางไกล ระบบเครือข่าย และระบบสารสนเทศเพื่อการวิเคราะห์และตัดสินใจ เป็นต้น
เทคโนโลยีที่ใช้กันในปัจจุบันจึงถือว่าเป็นตัวขับเคลื่อนที่สำคัญที่จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถเก็บรวบรวมข้อมูล การแก้ไขเปลี่ยนแปลง การเรียกดูข้อมูล การประมวลผล การใช้งานร่วมกันแบบหลายๆ คน และการวิเคราะห์ข้อมูลทำได้ง่ายขึ้น มีค่าใช้จ่ายต่ำลง เพิ่มคุณค่าและประโยชน์ในการใช้งานข้อมูล และสารสนเทศที่ได้มาจะมีคุณภาพในการนำไปวิเคราะห์และใช้งานมากเพิ่มขึ้น ในขณะเดียวกันเทคโนโลยียังสามารถช่วยให้เกิดการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการในการผลิตและการทำงานให้มีต้นทุนที่ต่ำลง ใช้เวลาในการทำงานที่ลดลง และได้สินค้าหรือผลลัพธ์ที่มีคุณภาพมากยิ่งขึ้น ดังนั้น เทคโนโลยีจึงมีความสำคัญต่อการพัฒนาองค์กรเป็นอย่างยิ่ง ดังต่อไปนี้
การพัฒนาโครงสร้างการบริหาร
ในปัจจุบันหลายๆ องค์กรให้ความสนใจกับการพัฒนาองค์กร โดยให้ผู้บริหารสามารถทดลองปรับเปลี่ยนองค์กรเพียงแค่คลิกเมาท์แล้วไปวางหน่วยงานที่ต้องการไปยังตำแหน่งที่ต้องการ ข้อมูลต่างๆ ของหน่วยงานนั้นๆ ทั้งหมดก็จะถูกปรับเปลี่ยนไปทั้งข้อมูลตำแหน่ง ข้อมูลหน่วยงาน และข้อมูลผู้บังคับบัญชาโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้บริหารสามารถประเมินผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นต่อการปรับปรุงโครงสร้างองค์กรได้ง่ายและชัดเจนมากขึ้น
การพัฒนาและเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมขององค์กร
เทคโนโลยีสามารถช่วยให้เกิดการพัฒนาและเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมขององค์กรได้โดยรวดเร็วและถึงตัวบุคคลมากยิ่งขึ้น
การสื่อสารภายในองค์กร (Internal Communication)
ในเรื่องนี้เทคโนโลยีได้เข้ามามีส่วนช่วยให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้องและประหยัดเวลาในการสื่อสารลงไปได้หลายแบบ เช่น
· การใช้อีเมล์ (Email)
· การสร้างเว็บสื่อสารสำหรับพนักงาน (Employees’ Portals)
· การสร้างเว็บเพื่อให้พนักงานสามารถเข้าถึงและดูแลรักษาข้อมูลส่วนตัว (Employee Self Service)
· การสร้างเว็บเพื่อให้ผู้บริหารสามารถจัดการและบริหารทรัพยากรบุคคลในหน่วยงานได้ (Manager Self Service)
· การจัดตั้งศูนย์บริการข้อมูลทางโทรศัพท์สำหรับพนักงาน ( Employee Call Center
· การใช้การประชุมทางไกลด้วยวิดีโอ (VDO Conference)
การปรับปรุงกระบวนการทำงาน (Business Process Improvement)
หลายองค์กรในประเทศที่พัฒนาแล้วได้นำเอาเทคโนโลยีไปช่วยในการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการทำงานในหลายๆ ด้านคือ
· ระบบการบันทึกประวัติการติดต่อและให้บริการ (Case Management System) โดยจะจัดเก็บข้อมูลของผู้รับบริการที่มาติดต่อใช้บริการแต่ละครั้ง เพื่อนำไปวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการทำงานที่เกิดปัญหาต่อไป
· การขจัดงานที่ไม่จำเป็นออกไปจากกระบวนการทำงาน(Non-Value Added) เพราะถือว่างานที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ย่อมทำให้เกิดการสูญเสียทั้งเวลา กำลังคน และค่าใช้จ่ายโดยเปล่าประโยชน์
การพัฒนาความสามารถในการทำงาน (Competency Development)
ปัจจุบันมีเทคโนโลยีที่มาสนับสนุนการพัฒนาบุคลากรได้อย่างถึงตัวบุคคล และสามารถเข้าไปศึกษาและพัฒนาความรู้ของตนเองได้โดยไม่จำกัดเวลา เช่น การเรียนผ่าน CD-Rom และ ด้วยการพัฒนาเทคโนโลยีทางด้านระบบเครือข่ายการสื่อสารที่ทำให้ส่งข้อมูลกันได้ทีละมากๆ และมีความเร็วมากขึ้น ทำให้สามารถใช้ระบบการเรียนออนไลน์ (e-Learning) ได้มากขึ้น ในขณะที่มีการพัฒนาซอฟท์แวร์เพื่อมาสนับสนุนการพัฒนาความสามารถในการทำงาน (Competency Development System) ออกสู่ตลาดได้ทำให้แนวความคิดในการพัฒนาบุคลากรสามารถเป็นจริงขึ้นมาได้ง่ายขึ้น
การสร้างสังคมแบบองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization)
อาทิเช่น การสร้างเว็บบอร์ด เพื่อให้พนักงานสามารถแลกเปลี่ยนความรู้ในการทำงานกัน การนำเอาความรู้ใหม่ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานมาวางบนเว็บไซต์เพื่อให้พนักงานได้อ่านทุกวัน เป็นต้น หากในองค์กรมีการจัดการองค์ความรู้ (Knowledge Management) อย่างเป็นระบบแล้ว ก็จะเกิดการถ่ายทอดความรู้ระหว่างกันของพนักงานตลอดเวลา
การพัฒนาผลการปฏิบัติงาน (Performance Development)
ปัจจุบันได้มีการนำระบบประเมินผลการทำงาน (Performance Management System) มาใช้ในองค์กรขนาดใหญ่หลายองค์กร โดยระบบดังกล่าวจะช่วยในการกระจายและเชื่อมโยงเป้าหมายและดัชนีชี้วัดความสำเร็จของงาน (Key Performance Indicator) จากผู้บริหารระดับสูงสุดไปจนถึงระดับล่างสุดได้ และเมื่อพนักงานถูกประเมินผลงานแล้วผู้บังคับบัญชาสามารถวางแผนการพัฒนาให้แต่ละบุคคลได้ (Individual Development Plan) ซึ่งจะนำไปสู่การพัฒนาศักยภาพในการทำงานของพนักงานต่อไป
สรุปได้ว่าการนำเอาเทคโนโลยีไปใช้เพื่อช่วยในการพัฒนาองค์กร เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว และคาดการณ์ได้ยากอย่างปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม การนำเทคโนโลยีไปใช้ในการพัฒนาองค์กรให้สำเร็จก็ขึ้นอยู่กับความพร้อมของปัจจัยภายในองค์กรหลายด้าน ได้แก่ ฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ ข้อมูลและสารสนเทศ ฐานข้อมูล ระบบเครือข่ายการสื่อสาร ความซับซ้อนของกระบวนการทำงาน บุคลากรที่ทำงานเกี่ยวกับระบบสารสนเทศ และที่สำคัญคือผู้ใช้ โดยต้องอาศัยการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่ดี เพื่อให้ผู้ใช้เกิดการยอมรับและใช้งานเทคโนโลยีได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
อยากรู้ว่า E-HR และ HRIS เหมือนหรือต่างกันอย่างไร
บทความนี้มาจากการที่ผมไปตอบกระทู้ในเว็บของ hrcenter เมื่อวันที่ 29 พ.ย. 2548 ครับ
จริงๆ คำสองคำนี้แทบจะไม่ต่างกันเลยครับ จะต่างกันก็แต่เฉพาะเทคโนโลยีที่นำไปใช้เท่านั้นสำหรับความหมายและความสำคัญของ e-HR ผมขอตัดเอาบางส่วนที่เคยเขียนลงในหนังสือพิมพ์ คม-ชัด-ลึก มาก็แล้วกันนะครับ e-HR หรือระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์บนอินเทอร์เน็ต คือตัวแปรสำคัญที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างมากในกระบวนการทำงานของ HR ด้วยการเปิดโอกาสให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลของตนเองได้อย่างทั่วถึงและง่ายขึ้น e-HR นี้สามารถเชื่อมโยงการทำงานร่วมกันได้ทั้งระบบภายในและภายนอกองค์กร ซึ่งทำให้เกิดรูปแบบการใช้งานแบบใหม่ที่เรียกว่า “ร้านค้าของ HR” (HR Store) หรือ e-commerce HR โดยพนักงานสามารถเข้าไปในระบบเพื่อไปดูข้อมูลและแพ็คเกตส่วนลดการท่องเที่ยวต่างๆ ซื้อขายบ้าน และเรื่องอื่นๆ ที่พนักงานให้ความสนใจ เช่น การดูแลลูก รายชื่อและข้อมูลหลักสูตรของโรงเรียนต่างๆ เป็นต้น ไม่เพียงแค่นั้น e-HR ยังมีระบบการจัดการองค์ความรู้ในองค์กร (Knowledge Management) เพื่อส่งเสริมให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้หรือเรียนรู้ร่วมกันระหว่างพนักงานซึ่งก็คือการสร้างองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) และพนักงานส่วนหนึ่งที่ไม่มีเวลาในการไปเรียนรู้หรือฝึกอบรมนอกสถานที่ก็สามารถเรียนรู้ผ่านระบบการเรียนทางไกลผ่านอินเทอร์เน็ตได้โดยง่าย (Distance Learning) ในระบบ e-HR ได้ทำให้ HR สามารถนำเทคโนโลยีมาช่วยในการวางแผนเชิงกลยุทธ์และปรับปรุงกระบวนการทำงาน โดยให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วม ด้วยต้นทุนการจัดการที่ต่ำลง แต่สามารถใช้งานได้ง่ายขึ้น ด้วยเหตุผลเหล่านี้จึงเกิดระบบการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล (Employee Self Service: ESS) หรือการจัดการข้อมูลของผู้บริหาร (Manager Self Service: MSS) เกิดขึ้น โดยอาศัยเทคโนโลยีในเรื่องอินเทอร์เน็ตมาช่วยในการจัดการให้ต้นทุนในการใช้งานต่ำลงและใช้งานได้ง่ายขึ้น ด้วยระบบ ESS และ MSS พนักงานสามารถที่จะเข้าถึงข้อมูลได้โดยตรงด้วยตนเอง เพื่อค้นหา ตรวจสอบ และนำสารสนเทศต่างๆ ไปใช้ในการตัดสินใจได้ และให้แต่ละบุคคลเข้าไปดูแลข้อมูลของตนเองให้มีความทันสมัยอยู่เสมอโดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลหรือคอมพิวเตอร์โน๊ตบุคเข้าสู่ระบบได้จากบ้าน ร้านอินเทอร์เน็ต หรือที่อื่นๆ ทั่วโลก เพียงแค่ให้สามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ก็เพียงพอแล้ว นอกจากนี้ในระบบ e-HR ยังให้พนักงานสามารถจัดการธุรกรรมที่เกี่ยวกับงาน HR ได้มากเพิ่มขึ้น อาทิเช่น การวางแผนการพัฒนาความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Planning) ส่งใบลาผ่านระบบออนไลน์ (e-Leave) การตรวจสอบข้อมูลการปฏิบัติงาน (e-Attendance) การจ่ายเงินเดือนและค่าจ้างออนไลน์ (e-Payroll) การสมัครเข้าเรียนในหลักสูตรต่างๆ (Enrollment) การบริหารสวัสดิการหุ้น (Stock Options) เป็นต้น ด้วยระบบการทำงานต่างๆ เหล่านี้ทำให้ HR สามารถปรับปรุงวิธีการทำงานของตนเองไปสู่การเป็นผู้จัดการทุนมนุษย์ได้
ส่วน HRIS นั้นมีความหมายที่ผมได้ศึกษาและรวบรวมจากตำราหลายเล่ม และได้มีโอกาสสอนในวิชา Human Resource Information System นี้โดยตรงที่ ม.ศรีปทุม-ชลบุรี และ ม.บูรพา พบว่ายังไม่มีนักวิชาการท่านใดที่ได้พูดถึงความหมายอย่างครอบคลุม ผมจึงพยายามสรุปความหมายที่คิดว่าใกล้เคียงมากที่สุดได้ดังนี้ครับระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Information System) ในทางเทคนิคหมายถึง กลุ่มของระบบงานที่ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์หรือตัวอุปกรณ์ และซอฟต์แวร์หรือ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ทำหน้าที่รวบรวม ประมวลผล วิเคราะห์ จัดเก็บ และกระจายข้อมูล ข่าวสาร รายงาน ที่มีความถูกต้อง รวดเร็ว ตรงเวลาให้กับผู้ใช้ เพื่อการนำไปวิเคราะห์ เพื่อการสนับสนุนการตัดสินใจ การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ การควบคุมการบริหารทรัพยากรมนุษย์ภายในองค์กร และการปรับเปลี่ยนวิสัยทัศน์ในการบริหารงานของผู้บริหารในส่วนที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรมนุษย์ทั้งในปัจจุบัน และในอนาคต นอกจากนี้ ยังช่วยประสานงาน วิเคราะห์ปัญหา การสร้างแบบจำลองทางธุรกิจที่มีความซับซ้อน และการก่อให้เกิดหลักการและกลยุทธ์ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ใหม่ๆ
จากการเปรียบเทียบคำสองคำนี้จะพบว่าส่วนที่แตกต่างกันก็คือ1. ขอบเขตของผู้เกี่ยวข้องกับระบบ HRIS จะพูดถึงขอบเขตของผู้ใช้ในองค์กรเป็นหลัก ซึ่งได้แก่ บุคลากรในหน่วยงาน HRIS, Database Administratar, และผู้บริหารที่จำเป็นต้องใช้รายงาน HRIS e-HR จะครอบคลุมถึงผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับระบบทั้งหมดทั้งที่เป็นบุคคลภายในและบุคคลภายนอกด้วย กล่าวคือ บุคคลภายใน หมายถึงพนักงานทุกคนทุกระดับ โดยใช้ระบบ Employee Self Service หรือ Manager Self Serviceบุคคลภายนอก หมายถึงบุคคลหรือองค์กรที่ทำงานเชื่อมโยงกับระบบของ e-HR เช่น สายการบินต่างๆ โรงแรม โรงพยาบาล ฯลฯ เพื่อให้พนักงานสามารถจัดการชีวิตของตนเองได้ โดยไม่ต้องพึ่งพา HR2. กระบวนการในการทำงานHRIS จะพูดถึง HR ในบทบาทของผู้เป็นเจ้าของฐานข้อมูลเป็นหลัก แล้วก็มีผู้บริหารในฐานะเป็นผู้ใช้รายงานคนหนึ่งe-HR จะพูดถึง HR ในบทบาทของการเป็นผู้บริหาร จัดการ และดูแลระบบเป็นหลัก แต่ผู้ใช้และดูแลรักษาข้อมูลจะถือว่าเป็นหน้าที่ของพนักงานทุกคน3. วิธีการใช้ฐานข้อมูลและเครือข่ายHRIS จะกล่าวถึงการใช้ฐานข้อมูลผ่านเครือข่าย Client-Server เป็นหลักซึ่งหมายถึงผู้ใช้ต้องลงโปรแกรมซึ่งเป็น Client ที่เครื่องของตนเอง เพื่อให้สามารถเชื่อมต่อเข้าไปทำงานกับ Server ได้e-HR จะใช้งานในลักษณะเป็น Web-Based ซึ่งเชื่อมต่อโดยใช้ Protocol ของ TCP/IP ผ่านทาง Browser ต่างๆ เช่น Internet Exploror, Netscape,...etc. ซึ่งพนักงานสามารถเชื่อมต่อเข้าสู่ระบบได้จากทุกแห่งทั่วโลก ตลอดเวลาจริงๆ
จริงๆ คำสองคำนี้แทบจะไม่ต่างกันเลยครับ จะต่างกันก็แต่เฉพาะเทคโนโลยีที่นำไปใช้เท่านั้นสำหรับความหมายและความสำคัญของ e-HR ผมขอตัดเอาบางส่วนที่เคยเขียนลงในหนังสือพิมพ์ คม-ชัด-ลึก มาก็แล้วกันนะครับ e-HR หรือระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์บนอินเทอร์เน็ต คือตัวแปรสำคัญที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างมากในกระบวนการทำงานของ HR ด้วยการเปิดโอกาสให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลของตนเองได้อย่างทั่วถึงและง่ายขึ้น e-HR นี้สามารถเชื่อมโยงการทำงานร่วมกันได้ทั้งระบบภายในและภายนอกองค์กร ซึ่งทำให้เกิดรูปแบบการใช้งานแบบใหม่ที่เรียกว่า “ร้านค้าของ HR” (HR Store) หรือ e-commerce HR โดยพนักงานสามารถเข้าไปในระบบเพื่อไปดูข้อมูลและแพ็คเกตส่วนลดการท่องเที่ยวต่างๆ ซื้อขายบ้าน และเรื่องอื่นๆ ที่พนักงานให้ความสนใจ เช่น การดูแลลูก รายชื่อและข้อมูลหลักสูตรของโรงเรียนต่างๆ เป็นต้น ไม่เพียงแค่นั้น e-HR ยังมีระบบการจัดการองค์ความรู้ในองค์กร (Knowledge Management) เพื่อส่งเสริมให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้หรือเรียนรู้ร่วมกันระหว่างพนักงานซึ่งก็คือการสร้างองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) และพนักงานส่วนหนึ่งที่ไม่มีเวลาในการไปเรียนรู้หรือฝึกอบรมนอกสถานที่ก็สามารถเรียนรู้ผ่านระบบการเรียนทางไกลผ่านอินเทอร์เน็ตได้โดยง่าย (Distance Learning) ในระบบ e-HR ได้ทำให้ HR สามารถนำเทคโนโลยีมาช่วยในการวางแผนเชิงกลยุทธ์และปรับปรุงกระบวนการทำงาน โดยให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วม ด้วยต้นทุนการจัดการที่ต่ำลง แต่สามารถใช้งานได้ง่ายขึ้น ด้วยเหตุผลเหล่านี้จึงเกิดระบบการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล (Employee Self Service: ESS) หรือการจัดการข้อมูลของผู้บริหาร (Manager Self Service: MSS) เกิดขึ้น โดยอาศัยเทคโนโลยีในเรื่องอินเทอร์เน็ตมาช่วยในการจัดการให้ต้นทุนในการใช้งานต่ำลงและใช้งานได้ง่ายขึ้น ด้วยระบบ ESS และ MSS พนักงานสามารถที่จะเข้าถึงข้อมูลได้โดยตรงด้วยตนเอง เพื่อค้นหา ตรวจสอบ และนำสารสนเทศต่างๆ ไปใช้ในการตัดสินใจได้ และให้แต่ละบุคคลเข้าไปดูแลข้อมูลของตนเองให้มีความทันสมัยอยู่เสมอโดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลหรือคอมพิวเตอร์โน๊ตบุคเข้าสู่ระบบได้จากบ้าน ร้านอินเทอร์เน็ต หรือที่อื่นๆ ทั่วโลก เพียงแค่ให้สามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ก็เพียงพอแล้ว นอกจากนี้ในระบบ e-HR ยังให้พนักงานสามารถจัดการธุรกรรมที่เกี่ยวกับงาน HR ได้มากเพิ่มขึ้น อาทิเช่น การวางแผนการพัฒนาความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Planning) ส่งใบลาผ่านระบบออนไลน์ (e-Leave) การตรวจสอบข้อมูลการปฏิบัติงาน (e-Attendance) การจ่ายเงินเดือนและค่าจ้างออนไลน์ (e-Payroll) การสมัครเข้าเรียนในหลักสูตรต่างๆ (Enrollment) การบริหารสวัสดิการหุ้น (Stock Options) เป็นต้น ด้วยระบบการทำงานต่างๆ เหล่านี้ทำให้ HR สามารถปรับปรุงวิธีการทำงานของตนเองไปสู่การเป็นผู้จัดการทุนมนุษย์ได้
ส่วน HRIS นั้นมีความหมายที่ผมได้ศึกษาและรวบรวมจากตำราหลายเล่ม และได้มีโอกาสสอนในวิชา Human Resource Information System นี้โดยตรงที่ ม.ศรีปทุม-ชลบุรี และ ม.บูรพา พบว่ายังไม่มีนักวิชาการท่านใดที่ได้พูดถึงความหมายอย่างครอบคลุม ผมจึงพยายามสรุปความหมายที่คิดว่าใกล้เคียงมากที่สุดได้ดังนี้ครับระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Information System) ในทางเทคนิคหมายถึง กลุ่มของระบบงานที่ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์หรือตัวอุปกรณ์ และซอฟต์แวร์หรือ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ทำหน้าที่รวบรวม ประมวลผล วิเคราะห์ จัดเก็บ และกระจายข้อมูล ข่าวสาร รายงาน ที่มีความถูกต้อง รวดเร็ว ตรงเวลาให้กับผู้ใช้ เพื่อการนำไปวิเคราะห์ เพื่อการสนับสนุนการตัดสินใจ การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ การควบคุมการบริหารทรัพยากรมนุษย์ภายในองค์กร และการปรับเปลี่ยนวิสัยทัศน์ในการบริหารงานของผู้บริหารในส่วนที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรมนุษย์ทั้งในปัจจุบัน และในอนาคต นอกจากนี้ ยังช่วยประสานงาน วิเคราะห์ปัญหา การสร้างแบบจำลองทางธุรกิจที่มีความซับซ้อน และการก่อให้เกิดหลักการและกลยุทธ์ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ใหม่ๆ
จากการเปรียบเทียบคำสองคำนี้จะพบว่าส่วนที่แตกต่างกันก็คือ1. ขอบเขตของผู้เกี่ยวข้องกับระบบ HRIS จะพูดถึงขอบเขตของผู้ใช้ในองค์กรเป็นหลัก ซึ่งได้แก่ บุคลากรในหน่วยงาน HRIS, Database Administratar, และผู้บริหารที่จำเป็นต้องใช้รายงาน HRIS e-HR จะครอบคลุมถึงผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับระบบทั้งหมดทั้งที่เป็นบุคคลภายในและบุคคลภายนอกด้วย กล่าวคือ บุคคลภายใน หมายถึงพนักงานทุกคนทุกระดับ โดยใช้ระบบ Employee Self Service หรือ Manager Self Serviceบุคคลภายนอก หมายถึงบุคคลหรือองค์กรที่ทำงานเชื่อมโยงกับระบบของ e-HR เช่น สายการบินต่างๆ โรงแรม โรงพยาบาล ฯลฯ เพื่อให้พนักงานสามารถจัดการชีวิตของตนเองได้ โดยไม่ต้องพึ่งพา HR2. กระบวนการในการทำงานHRIS จะพูดถึง HR ในบทบาทของผู้เป็นเจ้าของฐานข้อมูลเป็นหลัก แล้วก็มีผู้บริหารในฐานะเป็นผู้ใช้รายงานคนหนึ่งe-HR จะพูดถึง HR ในบทบาทของการเป็นผู้บริหาร จัดการ และดูแลระบบเป็นหลัก แต่ผู้ใช้และดูแลรักษาข้อมูลจะถือว่าเป็นหน้าที่ของพนักงานทุกคน3. วิธีการใช้ฐานข้อมูลและเครือข่ายHRIS จะกล่าวถึงการใช้ฐานข้อมูลผ่านเครือข่าย Client-Server เป็นหลักซึ่งหมายถึงผู้ใช้ต้องลงโปรแกรมซึ่งเป็น Client ที่เครื่องของตนเอง เพื่อให้สามารถเชื่อมต่อเข้าไปทำงานกับ Server ได้e-HR จะใช้งานในลักษณะเป็น Web-Based ซึ่งเชื่อมต่อโดยใช้ Protocol ของ TCP/IP ผ่านทาง Browser ต่างๆ เช่น Internet Exploror, Netscape,...etc. ซึ่งพนักงานสามารถเชื่อมต่อเข้าสู่ระบบได้จากทุกแห่งทั่วโลก ตลอดเวลาจริงๆ
การได้มาซึ่งบุคลากรที่ตรงกับความต้องการขององค์กร (ต่อ)
ซึ่งการพัฒนาคนนี้จะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อองค์กรรับคนๆ นั้นเข้าไปเป็นพนักงานแล้ว ผมจึงเห็นว่าหากองค์กรต้องการจะได้คนแบบไหนทำไมไม่หาทางให้ได้มาซึ่งบุคลากรที่ตรงกับความสามารถขององค์กรเสียตั้งแต่แรก เพราะหากเราได้คนมาตรงตามกับที่ต้องการตั้งแต่แรกแล้วเราก็แทบจะไม่ต้องเสียเวลาในการพัฒนาพนักงานผู้นั้นอีกนาน ประเด็นปัญหาของการได้มาซึ่งบุคลากรที่ไม่ตรงกับความต้องการขององค์กรก็คือ 1. เป็นเพราะองค์กรไม่มีความชัดเจนในตำแหน่งงานที่กำลังสรรหา มีองค์กรหลายองค์กรไม่รู้ว่าตำแหน่งงานว่างที่กำลังค้นหาผู้สมัครอยู่นั้นจะต้องมีความรู้ ความสามารถ และทัศนคติอย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งตำแหน่งที่สำคัญๆ เพราะผู้รับสมัครงานมักจะได้รับโจทก์มาเพียงสั้นๆ ว่า "คุณลองไปหาคนที่มีประสบการณ์ด้านงายขายมาไม่ต่ำกว่า 10 ปี ใช้ภาษาอังกฤษได้ดี Present เก่ง และเคยคุมลูกน้องไม่ต่ำกว่า 10 คน" คราวนี้พอ Recruiter ไปหาคนมาก็มีความไม่ชัดเจนในการไปค้นหาผู้สมัคร
ผู้สมัครจะต้องจบทางด้านการตลาดมาหรือเปล่า
ผู้สมัครจะต้องดูแลเฉพาะการขายในกรุงเทพ หรือต้องออกไปต่างจังหวัดด้วย
ผู้สมัครจะต้องมีความรู้เกี่ยวกับช่องทางการจัดจำหน่ายแบบใดเป็นพิเศษหรือไม่
ฯลฯ
เมื่อผู้รับสมัครไม่รู้คุณสมบัติที่แท้จริงของตำแหน่งงานว่างก็ย่อมทำให้การได้มาซึ่งบุคลากรที่มีความสามารถตรงกับที่องค์กรต้องการทำได้ยากยิ่งขึ้น
2. เป็นเพราะหาคนที่ตรงกับที่ต้องการไม่ได้ สาเหตุนี้เป็นเพราะงานด้านการสรรหาและคัดเลือกมักจะไม่ใช่งานที่เกิดขึ้นประจำ และไม่ใช่งานที่จะต้องใช้คนจำนวนมากๆ ดังนั้นการที่จะมีโอกาสในการไปเสาะหาคนที่ตรงตามความต้องการอย่างแท้จริงทำได้ยากขึ้นด้วย เวลาที่สรรหาและคัดเลือกผู้สมัครจึงจำเป็นต้องทำอย่างรวดเร็ว จึงมักจะได้คนไม่ตรงกับความต้องการขององค์กร 3. เป็นเพราะไม่รู้แหล่งรวมของผู้มีความสามารถในตำแหน่งที่กำลังหาอยู่ ผู้รับสมัครงานในบริษัทต่างๆ ส่วนใหญ่ไม่คำนึงถึงเรื่องนี้ และไม่ให้ความสำคัญกับการรับสมัครและคัดเลือกบุคลากรเชิงรุกโดยการออกไปพบปะและค้นหาผู้สมัครที่ดีและตรงกับความต้องการ เช่น หากต้องการวิศวกรด้าน Mechatronic ก็ต้องไปเสาะหาจากงานแข่งขันหุ่นยนต์แห่งประเทศไทย หรืองานนิทรรศการที่เกี่ยวข้องกับเรื่องของหุ่นยนต์ทั้งหลาย เป็นต้น วันหลังจะมาพูดคุยกันต่อในหัวข้อนี้ วันนี้พอแค่นี้ก่อนครับ
ผู้สมัครจะต้องจบทางด้านการตลาดมาหรือเปล่า
ผู้สมัครจะต้องดูแลเฉพาะการขายในกรุงเทพ หรือต้องออกไปต่างจังหวัดด้วย
ผู้สมัครจะต้องมีความรู้เกี่ยวกับช่องทางการจัดจำหน่ายแบบใดเป็นพิเศษหรือไม่
ฯลฯ
เมื่อผู้รับสมัครไม่รู้คุณสมบัติที่แท้จริงของตำแหน่งงานว่างก็ย่อมทำให้การได้มาซึ่งบุคลากรที่มีความสามารถตรงกับที่องค์กรต้องการทำได้ยากยิ่งขึ้น
2. เป็นเพราะหาคนที่ตรงกับที่ต้องการไม่ได้ สาเหตุนี้เป็นเพราะงานด้านการสรรหาและคัดเลือกมักจะไม่ใช่งานที่เกิดขึ้นประจำ และไม่ใช่งานที่จะต้องใช้คนจำนวนมากๆ ดังนั้นการที่จะมีโอกาสในการไปเสาะหาคนที่ตรงตามความต้องการอย่างแท้จริงทำได้ยากขึ้นด้วย เวลาที่สรรหาและคัดเลือกผู้สมัครจึงจำเป็นต้องทำอย่างรวดเร็ว จึงมักจะได้คนไม่ตรงกับความต้องการขององค์กร 3. เป็นเพราะไม่รู้แหล่งรวมของผู้มีความสามารถในตำแหน่งที่กำลังหาอยู่ ผู้รับสมัครงานในบริษัทต่างๆ ส่วนใหญ่ไม่คำนึงถึงเรื่องนี้ และไม่ให้ความสำคัญกับการรับสมัครและคัดเลือกบุคลากรเชิงรุกโดยการออกไปพบปะและค้นหาผู้สมัครที่ดีและตรงกับความต้องการ เช่น หากต้องการวิศวกรด้าน Mechatronic ก็ต้องไปเสาะหาจากงานแข่งขันหุ่นยนต์แห่งประเทศไทย หรืองานนิทรรศการที่เกี่ยวข้องกับเรื่องของหุ่นยนต์ทั้งหลาย เป็นต้น วันหลังจะมาพูดคุยกันต่อในหัวข้อนี้ วันนี้พอแค่นี้ก่อนครับ
วันอาทิตย์ที่ 13 กันยายน พ.ศ. 2552
การได้มาซึ่งบุคลากรที่ตรงกับความต้องการขององค์กร
ผมทำงานในด้านบริหารงานทรัพยากรมนุษย์มากกว่า 12 ปี มักจะมีคนพูดถึงการจัดวางตำแหน่งหน้าที่ในการทำงานของคนในองค์กรโดยใช้หลัก "Put the right man on the right job" มาโดยตลอด แต่ในความเป็นจริงแล้วการจัดคนให้ตรงกับงานนั้นไม่ได้ง่ายอย่างหลักการว่าไว้ หากเปรียบองค์กรเหมือนรถยนต์คันหนึ่ง แล้วพนักงานคนหนึ่งเสมือนน็อตบริเวณหลอดไฟหน้าหากเราต้องการเปลี่ยนตำแหน่งที่วางของน็อตตัวนี้เราก็จะทำได้เพียงแค่ย้ายจากจุดวางน็อตข้างบนลงไปอยู่ข้างล่างหรือจากข้างซ้ายไปข้างขวาเท่านั้น แต่ถ้าจะให้น็อตตัวนี้ไปอยู่ที่บริเวณแท่นวางเครื่องยนต์ก็คงเป็นไปไม่ได้ จากหลักการของการวางคนให้ตรงตามความรู้ความสามารถและตรงตามที่องค์กรต้องการนี้ จะเห็นได้ว่าคนแต่ละคนยอมมีข้อจำกัดของการจัดวางตำแหน่งอยู่ ไม่ใช่เพียงแต่ข้อจำกัดของความรู้ความสามารถของพนักงานผู้นั้นเองเท่านั้น แต่ยังรวมถึงโอกาสที่พนักงานผู้นั้นจะได้ฝึกฝนและพัฒนาตนเองให้สามารถทำงานได้ตามที่องค์กรต้องการด้วย
สมัครสมาชิก:
บทความ (Atom)
