MS-Excel: การแปลงคำนำหน้าชื่อเป็นเพศและสถานภาพ

มีอีกปัญหาหนึ่งที่มักจะพบกันโดยเฉพาะผู้ที่ทำงานในบริษัทญี่ปุ่นซึ่งมักจะมีรายงานที่ต้องมีการแสดงว่าพนักงานแต่ละฝ่ายมีผู้หญิงและผู้ชายกี่คน แต่หลายๆ ครั้งคนที่คีย์ข้อมูลก็มักจะหลงลืมไม่ได้คีย์ข้อมูลเพศของพนักงานเข้าไป เราสามารถใช้ฟังก์ชั่น IF มาช่วยแก้ปัญหาได้ครับ โดยเราเอาคำนำหน้ามาแปลงให้เป็นเพศ และบางทีเราอยากรู้ว่าอนาคตบริษัทเราจะมีพนักงานลาคลอดเยอะขนาดไหนก็อาจจะคาดเดาได้จากผู้หญิงที่ยังมีสถานภาพเป็นโสด (จริงๆ จะโสดหรือเปล่ามิอาจทราบได้) มานับดูโดยใช้ IF เช่นเดียวกัน ดังตัวอย่างในภาพ

MS-Excel: การรวมคำนำหน้า ชื่อ และนามสกุลพนักงาน

ผมนำเอาฟังก์ชั่นการทำงานง่ายๆ มาฝากสำหรับคนที่ทำงานเกี่ยวกับฐานข้อมูลพนักงานเป็นประจำ ซึ่งโดยทั่วไปข้อมูลที่ดึงมาจากระบบ Payroll ต่างๆ มักจะถูกบันทึกไว้แยกส่วนกัน อาทิเช่น คำนำหน้า ชื่อ นามสกุล แต่การใช้งานส่วนใหญ่เราต้องเอาทั้งหมดมารวมเป็นรายชื่อที่มีชื่อ-นามสกุลทุกคนคุ้นเคย

การรวมข้อความเหล่านี้ทำได้หลายวิธี แต่ขอเอาวิธีที่ง่ายๆ 2 วิธีมาฝากคือฟังก์ชั่น CONCATENATE กับเอา & มาใช้ดังภาพครับ

MS-Excel: การใช้ MS-Excel ช่วยบันทึกตารางการทำงานด้านธุรการและสำนักงาน

มี HR Admin มือใหม่หรือบางทีก็เป็นผู้ที่มีประสบการณ์แล้วมักจะสับสนวุ่นวายชีวิตเกือบตลอดเวลา หากได้รับมอบหมายให้ดูแลการต่อสัญญาต่างๆ รวมถึงงานประจำหรืองาน Routine ที่ต้องไปติดต่อหน่วยงานราชการต่างๆ แม้นว่าบางทีลงบันทึกใน Outlook ไว้แล้วก็ยังหลงๆ ลืมๆ

ลองเอาวิธีการใช้ MS-Excel ไปช่วยในการทำงานด้านธุรการและสำนักงานดูครับ

เริ่มจากจัดรายการงานที่ต้องทำทั้งหมดลงใน Sheet จากนั้นก็ลงวันที่ที่จะต้องไปดำเนินการเอกสารนั้นๆ แล้วนับวันที่จะครบกำหนดไปดำเนินการเอกสารนั้นๆ ท้ายที่สุดก็ใช้ IF ร่วมกับ DATEDIF เพื่อช่วยให้เราทำงานได้โดยไม่มีตกหล่น ซึ่งการใช้วิธีการนี้ตารางบันทึกการทำงานของเราจะ Update วันและสิ่งที่ต้องทำโดยอัตโนมัติเนื่องจากเราใช้ฟังก์ชั่น TODAY() มาช่วยในการ Reset วันให้ตรงกับวันปัจจุบันทุกครั้งที่เปิดไฟล์นี้ขึ้นมาครับ

ลองเอาไปประยุกต์ใช้งานดูครับ

MS-Excel: การสร้างฐานข้อมูลการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีแบบง่าย-ตอนที่ 2

เมื่อได้จัดเตรียมข้อมูลเบื้องต้นเพื่อการประเมินผลแล้วเราก็มาต่อกันด้วยการแสดงผลคะแนนการประเมินที่ได้จากแบบฟอร์มการประเมินผลซึ่งผู้บังคับบัญชาของแต่ละฝ่ายได้นำไปประเมินให้คะแนนผู้ใต้บังคับบัญชาแล้ว ออกมาเป็นเกรดหรือมาตรวัดตามที่แต่ละบริษัทใช้อยู่ ตามตัวอย่างต่อไปนี้

คะแนน                 เกรด                ผลการประเมิน  
85-100                 A                     ยอดเยี่ยม
80-84                   B                     ดีกว่ามาตรฐาน
60-79                   C                    ปานกลาง
<=59                     D                     ต่ำกว่ามาตรฐาน

ตามประสบการณ์แล้วการกำหนดคะแนนเป็นเกรดจะทำให้ใช้สูตร Excel ได้ง่ายกว่าครับ ในขั้นตอนการคิดคะแนนออกมาเป็นเกรดนี้ สามารถใช้สูตร IF มาใช้ในการตัดเกรดก็ได้ ดังภาพ

จากนั้นก็นำเกรดไปคิดเทียบโบนัสที่จะได้รับและคิดอัตราการขึ้นเงินเดือนตามเกรดประเมินผล โดยใช้ฟังก์ชั่น Vlookup

ในลำดับสุดท้ายในการขึ้นอัตราเงินเดือนมักจะใช้วิธีการปัดเศษแบบง่ายโดยใช้ฟังก์ชั่น Round แต่เราสามารถใช้ฟังก์ชั่น Ceiling มาช่วยได้หากต้องการปัดเศษให้ไปอยู่ในหลักที่ง่ายต่อการบันทึกและจดจำ อาทิเช่น หลัก 5 บาท ดังตัวอย่างในภาพ

MS-Excel: การสร้างฐานข้อมูลการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีแบบง่าย-ตอนที่ 1 (ภาพ)

ดูภาพประกอบได้จากตรงนี้ครับ

MS-Excel: การสร้างฐานข้อมูลการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีแบบง่าย-ตอนที่ 1

          ถึงช่วงปลายปีทีไรงาน HR ยุ่งทุกทีนะครับ ไหนจะเตรียมของขวัญแจกพนักงาน เตรียมจัดงานปีใหม่ ออกไปเยี่ยมเยือนบรรดาผู้ช่วยเหลืองานต่างๆ เช่น สำนักงานประกันสังคม จัดหางาน ส่วนงานบริหารท้องถิ่นต่างๆ และอีกเยอะแยะมากมาย แต่งานที่มักจะทำให้ลุกไปปไหนไม่ค่อยได้เห็นจะเป็นงานนี้ครับ "การประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปี" หรือ Performance Appraisal หรือบางคนก็เรียกเป็นประเมินผลขึ้นเงินเดือนจ่ายโบนัส

        ผมได้มีโอกาสได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับ HR หลายๆ ท่าน และบางส่วนก็มาจากการสอบถามช่วงที่เคยสอนที่ HR Center ก็ได้รับเสียงสะท้อนกลับมาที่ไม่ต่างกันมากก็คือส่วนใหญ่ใช้ Microsoft Excel นี่ละครับในการประเมินผลขึ้นเงินเดือน เพราะแต่ละบริษัทมีข้อจำกัดและความต้องการใช้ที่แตกต่างกัน ผมเชื่อได้ว่าไม่มีระบบไหนที่ดีที่สุดที่สามารถมาสนองตอบต่อความต้องการของผู้บริหารในประเทศไทยได้ครบถ้วนทุกอย่าง หากผู้บริหารเองไม่ปรับตัวเข้ากับระบบและใช้ระบบที่ซื้อมาแพงๆ อย่างจริงจัง

       แล้วในแต่ละปีก็จะมีผู้โชคดีหน้าใหม่ที่ไม่เคยสัมผัสงานด้าน HR มาโดยตรงได้รับการมอบหมายให้มาทำการคิดเงินเดือนขึ้นและโบนัสเป็นประจำ บางคนก็ทำๆ ไปเพื่อให้มันเสร็จ ผมก็เลยอยากแบ่งปันความรู้ที่พอมีอยู่บ้างให้กับคนที่พึ่งเริ่มต้นมาจับงานนี้ หรือบางทีเทคนิคหรือสูตรที่ผมใช้ก็อาจจะเป็นประโยชน์กับ HR มือเก๋าบางท่าน ในขณะเดียวกันผมก็ยินดีแลกเปลี่ยนกับท่านผู้เชี่ยวชาญทั้งหลายหากจะมีเทคนิคที่ดีกว่ามาเผื่อแผ่ให้ HR ของไทยไปสู่ระดับโลกได้ (แม้ว่าบอลไทยจะหมดหวังไปบอลโลกมานานแล้วก็ตาม)

      ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจเบื้องต้นก่อนว่าข้อมูลที่ได้จากระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS) ทั้งหลายสามารถแสดงรายงานหรือ Export รายงานออกมาได้ต่างกัน เราจึงต้องมาจัดหน้าตาให้ดูแล้วเข้าตรรกะและเชื่อมโยงการใช้งานในรูปแบบของการประเมินผลประจำปีเสียก่อน

         เริ่มจากการจัดกลุ่มพนักงานใหม่ เพราะเวลาคิดเงินขึ้นกับโบนัสพนักงานแต่ละกลุ่มมักจะใช้วิธีการหรือสูตรคิดหรือ Scheme แตกต่างกัน เช่น กลุ่มพนักงานทั่วไปให้โบนัสเฉลี่ย 4.5 เดือน พนักงานระดับหัวหน้างานให้โบนัส 4.25 เดือน เป็นต้น เราจึงต้องหาหลักเกณฑ์ให้ระบบจัดกลุ่มพนักงานให้ใหม่ โดยใช้ระดับ (Job Grade หรือ Job Level) เป็นตัวกำหนด ดูสูตรการใช้ได้ตามเซล H12 ครับ

         จากนั้นเราก็มานับอายุงานกันโดยใช้สูตร DATEDIF ซึ่งจะนับอายุงานแบบวันชนวันให้ ผมแยกการนับอายุงานไว้คนละคอลัมน์เพื่อให้ง่ายต่อการดูและอธิบายครับ โดยวันสุดท้ายที่นับอายุงานก็คือวันสุดท้ายของรอบการประเมินผล ตามนโยบายของแต่ละบริษัท ดูสูตรการใช้ได้ตามเซล J12 (นับปี) และ K12 (นับเดือน) ครับ
         ส่วน การตั้งค่าวันที่จะเริ่มและสิ้นสุดการประเมินผลก่อน จากนั้นดูว่าตามนโยบายของท่านเขาจ่ายเงินโบนัสหรือปรับเงินขึ้นแบบไหน ตามตัวอย่างผมตัด ณ วันที่ 30 มิถุนายน นั่นคือคนที่มาเริ่มงานกับบริษัทก่อน 1 มกราคม 2552 จะได้รับการประเมินผลขึ้นเงินเดือนและรับเงินโบนัสเต็มจำนวน ส่วนคนที่มาเริ่มงานตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม - 30 มิถุนายน 2552 จะได้รับผลแบบตามสัดส่วน (Prorata) ส่วนคนไหนมาเริ่มงานหลังวันที่ 30 มิถุนายน 2552 จะถูกเอาส่วนที่เหลือไปนับรวมจ่ายกับปีหน้า 

วันนี้ขอแค่นี้ก่อนครับ จะมาต่อตอนที่ 2 เร็วๆ นี้

MS-Excel: การนับจำนวนวันทำงานในรอบเดือน/ไตรมาส/ปี

พอจะถึงปีใหม่ชาว HR หลายคนก็ต้องทำการคำนวณหาจำนวนวันทำงานในรอบเดือนหรือไตรมาสหรือทั้งปี
ใน Excel มีฟังก์ชั่นอันหนึ่งมาช่วยในการนับจำนวนวันโดยหักวันหยุดนักขัตฤกษ์ให้ด้วย โดยใช้ฟังก์ชั่น NETWORKDAYS ตามตัวอย่างครับ
ลองเอาไปปรับใช้ดู น่าจะพอช่วยงานได้บ้างนะครับ

สงวนลิขสิทธิ์ โดยนายเสกสิทธิ  คูณศรี (30 พ.ย.2552)

แรงงานสัมพันธ์และกฏหมายแรงงาน

แรงงานสัมพันธ์และกฏหมายแรงงาน

(บทความนี้ได้รับมาจากคุณ Vichate Nilkaopeeb และได้รับอนุญาตให้นำมาเผยแพร่ทั่วไปจากผู้เขียนแล้ว)


แรงงานสัมพันธ์ (Labor Relation) หรืออาจจะเรียกได้ว่า พนักงานสัมพันธ์ (Employee Relation) หรืออุตสาหกรรมสัมพันธ์ (Industrial Relation) เป็นความสัมพันธ์ ความเกี่ยวข้อง หรือการปฏิบัติต่อกันระหว่างบุคคล 2 ฝ่าย กล่าวคือ ฝ่ายนายจ้าง หรือฝ่ายบริหาร หรือฝ่ายจัดการฝ่ายหนึ่ง กับฝ่ายลูกจ้าง หรือฝ่ายพนักงาน หรือฝ่ายผู้ปฏิบัติงานอีกฝ่ายหนึ่ง

แรงงานสัมพันธ์ เป็นอีกประเด็นหนึ่งที่สำคัญในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เพราะความสัมพันธ์ระหว่างฝ่ายนายจ้างและฝ่ายลูกจ้าง จะส่งผลทั้งในทางบวกและทางลบต่อกระบวนการบริหารงานภายในองค์การ กระบวนการผลิต และการดำเนินธุรกิจของนายจ้าง ส่งต่อสภาพการทำงานและชีวิตความเป็นอยู่ของฝ่ายลูกจ้าง รวมทั้งส่งผลต่อสภาวการณ์ทางการเมือง เศรษฐกิจ และสังคมของประเทศด้วยเช่นกัน ลักษณะงานของนักแรงงานสัมพันธ์ จะเกี่ยวข้องกับการลงโทษ การเลิกจ้าง การลดกำลังคน การเปลี่ยนหรือลดสภาพการจ้าง การเจรจาต่อรอง ข้อพิพาทแรงงาน การปิดงานและการนัดหยุดงาน และการสู้คดีในศาล เป็นต้น

ภารกิจของนักแรงงานสัมพันธ์จึงเป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดี เพื่อให้เกิดความสมดุลระหว่างความต้องการของนายจ้าง และความต้องการของลูกจ้าง

บทบาทของนักแรงงานสัมพันธ์ที่ดี จะต้องพยายามให้เกิดการยอมรับจากบุคคล 4 ฝ่าย อันได้แก่

· นายจ้าง

· ผู้บังคับบัญชา

· สหภาพแรงงาน

· ลูกจ้าง

จนเกิดเป็น “4 ความเชื่อ” กล่าวคือ

1. ต้องทำให้นายจ้างเกิดความเชื่อใจ

2. ทำให้ผู้บังคับบัญชาเกิดความเชื่อมือ

3. ทำให้สภาพแรงงานเกิดความเชื่อถือ

4. ทำให้ลูกจ้างเกิดความเชื่อมั่นในการทำงาน

สำหรับกฎหมายแรงงาน ( Labor Law) หมายถึง กฎหมายที่บัญญัติถึงสิทธิและหน้าที่ของนายจ้าง ลูกจ้าง องค์การของนายจ้าง และองค์การของลูกจ้าง รวมทั้งมาตรการที่กำหนดให้นายจ้าง ลูกจ้าง และองค์การดังกล่าวต้องปฏิบัติต่อกันและต่อรัฐ ทั้งนี้เพื่อให้การจ้างงาน การใช้แรงงาน การประกอบกิจการ และความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและลูกจ้างเป็นไปอย่างเหมาะสม ต่างได้รับประโยชน์ที่พอเพียง อันจะมีผลทำให้เกิดความสงบสุข ความเจริญ และความมั่นคงแก่นายจ้าง ลูกจ้าง สังคม และประเทศชาติ

ในการศึกษาความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและลูกจ้างนี้ จำเป็นต้องทราบถึงกฎหมายที่เกี่ยวข้องโดยสังเขป กฎหมายแรงงานของประเทศไทยที่ใช้บังคับอยู่ในปัจจุบันมีอยู่หลายฉบับ และมีการเปลี่ยนแปลงบทบัญญัติอยู่เสมอ กฎหมายแรงงานที่สำคัญและควรรู้มีอยู่ 6 ฉบับดังต่อไปนี้

1. ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ บรรพ 3 เอกเทศสัญญา ลักษณะ 6 การจ้างแรงงาน เป็นกฎหมายที่กล่าวถึงลักษณะความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างกับลูกจ้างที่ถือว่าเป็นการจ้างแรงงาน เงื่อนไขในการจ่ายค่าจ้าง และเงื่อนไขในการเลิกจ้างแรงงานต่อกัน ทั้งนี้ถือว่าการจ้างแรงงานเป็นสัญญาต่างตอบแทนชนิดหนึ่งที่ทั้งสองฝ่ายมีสิทธิและหน้าที่อันจะต้องปฏิบัติต่อกัน

2. พระราชบัญญัติแรงงานสัมพันธ์ พ.ศ.2518 เป็นการกำหนดขั้นตอนและวิธีการที่นายจ้างและลูกจ้างจะยื่นข้อเรียกร้องต่อกัน กระบวนการในการเจรจาต่อรอง ขั้นตอนในการระงับข้อพิพาทแรงงาน เงื่อนไขในการนัดหยุดงานหรือปิดงาน และบทบาทของรัฐในการระงับข้อพิพาทแรงงาน นอกจากนี้ยังรวมถึงการก่อตั้งและการดำเนินงานขององค์การนายจ้าง องค์การลูกจ้าง และการกระทำอันไม่เป็นธรรมด้วย ในส่วนของพนักงานรัฐวิสาหกิจได้มีการออกพระราชบัญญัติแรงงานรัฐวิสาหกิจสัมพันธ์ พ.ศ.2543 กำหนดความสัมพันธ์ของพนักงานรัฐวิสาหกิจและฝ่ายบริหารไว้ต่างหาก

3. พระราชบัญญัติจัดตั้งศาลแรงงานและวิธีพิจารณาคดีแรงงาน พ.ศ.2522 เป็นกฎหมายที่กำหนดกระบวนการฟ้องคดีในศาลแรงงาน และวิธีที่ศาลแรงงานจะพิจารณาคดี ซึ่งเน้นในหลักการสะดวก รวดเร็ว ประหยัด และเป็นธรรม เพื่อผดุงไว้ซึ่งความเป็นธรรม และความสงบสุขด้านแรงงานสัมพันธ์ของประเทศ

4. พระราชบัญญัติประกันสังคม พ.ศ.2533 เป็นกฎหมายที่กำหนดถึงการจัดตั้งกองทุนประกันสังคม การส่งเงินสมทบของผู้ประกันตน และการให้ประโยชน์ทดแทนแก่ผู้ประกันตนในลักษณะต่างๆ

5. พระราชบัญญัติเงินทดแทน พ.ศ.2537 เป็นกฎหมายที่กำหนดถึงหน้าที่นายจ้างในการจ่ายเงินทดแทนให้แก่ลูกจ้างที่ประสบอันตรายหรือเจ็บป่วยเนื่องจากการทำงาน และในการจ่ายเงินสมทบเข้ากองทุนเงินทดแทน

6. พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ.2551 เป็นกฎหมายที่กำหนดมาตรฐานแรงงานในกิจการ รวมถึงชั่วโมงทำงาน เวลาพัก วันหยุด วันลา การคุ้มครองความปลอดภัยในการทำงาน ค่าจ้างขั้นต่ำ เงินชดเชย ระเบียบข้อบังตับ หลักเกณฑ์การจ่ายเงินค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา และอำนาจพนักงานตรวจแรงงาน

ประเด็นเรื่องแรงงานสัมพันธ์และกฎหมายแรงงาน เป็นเรื่องที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เพราะความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างฝ่ายนายจ้าง และฝ่ายลูกจ้าง จะทำให้บุคคลและองค์การทั้งสองฝ่ายได้รับประโยชน์ร่วมกัน อันจะก่อให้เกิดความสุข ความเจริญ และความมั่นคงทั้งแก่นายจ้าง ลูกจ้าง สังคม และประเทศชาติ

โดยคุณ Vichate Nilkaopeeb วันที่ 30 พ.ย. 2552

MS-Excel: การนับอายุงาน (Year of Service) หรือายุพนักงาน (Age)

การนับอายุงาน (Year of Service) หรืออายุพนักงานทำได้โดยการใช้ฟังก์ชั่น Datedif ซึ่งโปรแกรมจะคำนวณวันเริ่มต้นจนถึงวันสุดท้ายให้โดยนับแบบวันชนวัน เพราะฉะนั้นการนับแบบนี้จะไม่มีโอกาสผิดพลาด และหากให้โปรแกรมนับถึงวันปัจจุบัน (สูตรคือ TODAY()) เมื่อเปิดไฟล์ขึ้นมาโปรแกรมก็จะนับอายุถึงตอนที่เปิดโปรแกรมให้เองอัตโนมัติ

การคิดอัตราการมาทำงาน (Attendant Rate) กับอัตราการขาดงาน (Absenteeism Rate)

มีอีกหลายคนที่ยังไม่รู้ว่าจะคิดอัตราการมาทำงาน (Attendant Rate) กับอัตราการขาดงาน (Absenteeism Rate) อย่างไร ก็ดูวิธีคิดคามตัวอย่างเลยครับ